10 patarimų verslo elektroninio pašto etiketei

Verslo el. Laiškuose yra visi, išskyrus pakeistą teksto korespondenciją, tačiau tai nereiškia, kad greitesnis požiūris į bendravimą turėtų būti ne toks profesionalus, kaip tradicinis. Verslo elektroninio pašto etiketas gali turėti daugiau reikalavimų nei sraigių paštas, ypač kai kalbama apie el. Pašto funkcijų, pvz., „Forward“, „CC“ ir „BCC“, naudojimą.

Naudokite informacinę temą

Pasirinkus tinkamą temą ne tik atkreipiamas dėmesys į jūsų el. Paštą, bet ir protingas būdas atkreipti dėmesį į aptariamą temą ir išvengti painiavos. Jei rašote, kad suplanuotumėte konferencinį pokalbį, „Con Call“ nėra geras dalykas. „Konferencinis pokalbis su„ Joe “sandėliu“ suteikia gavėjams daugiau informacijos ir padeda lengviau ieškoti gautų laiškų ir nuorodų failų, kai ateityje reikia gauti kažką.

Būkite teisingi siuntimo linijoje

Kiekvienas, kuris kada nors dalyvavo nesibaigiančioje elektroninio pašto „atsakymo visiems“ grandinėje, supranta, kad ne visi turi būti nukopijuoti į kiekvieną el. Spręsdami, kas turėtų gauti jūsų el. Laišką, paklauskite savęs, ar tas asmuo tikrai turi būti kilpoje. Jei planuojate susitikimą su savo generaliniu direktoriumi visais būdais, nukopijuokite savo padėjėją ir viršininko padėjėją, kad padėtų koordinuoti procesą, tačiau nereikia susieti su kitais, išskyrus atvejus, kai jie turi susirinkimo ar jo rezultatų.

Žinokite, kas yra CC

Žinoma, yra kartų, kai tikslinga CC arba kopijuoti keletą kitų šalių. Tai apima, kai el. Laiškas yra:

  • Grupės susitikimo laiko nustatymas

  • Prašoma įvesti idėją ar projekto projektą

  • Kažkas panašus į projekto vadovą pokalbių cikle

Daugelis žmonių naudoja elektroninio pašto el. Pašto funkciją, kad pademonstruotų kitiems, kad yra imtasi veiksmų. Pvz., Jei susisiekiate su potencialiu klientu, galėtumėte užregistruoti savo viršininką, nurodydamas, kad sąveika vyksta gerai, kaip mandagumo ar FYI.

Naudokite „Blind Copy“ pirmiausia gavėjo privatumui

Neregus kopijavimas yra labiau sveiko proto, o ne etiketo reikalas, tačiau yra laikas ir vieta, kur jis gali būti naudojamas, ypač kaip privatumo funkcija. Pvz., Jei siunčiate didelį grupės el. Laišką, tarkim, konkrečiai kliento grupei, naudojant BCC funkciją galite išlaikyti gavėjų sąrašą privatų. Tačiau netinkamai naudokite funkciją naudodami netinkamas pokalbio šalis, kurios atrodo privačios.

Būkite atsargūs „Forward“

El. Pašto persiuntimo funkcija yra patogus, bet galbūt pavojingas verslo el. Pašto metodas, jei jis naudojamas netinkamai. Persiunčiant el. Laišką, atidžiai perskaitykite viso pranešimo turinį, ypač jei tai yra grandinė, prieš pradėdami siųsti. Grupiniuose pranešimuose kartais pridedamas arba pašalinamas gavėjas, ypač jei yra nuolatinis jautraus pobūdžio pokalbis. Jūs nenorite netyčia perduoti kažko, kas rodytų pokalbį ar medžiagą, kuri nėra skirta jų akims.

Nenaudokite atsakymų visiems

Kaip ir niekada nesibaigiančios CCs ir Forwards, funkcija „Atsakyti visiems“ gali būti naudinga arba nepatogus. Apsvarstykite, ar tikrai turite atsakyti visiems grupės el. Laiškuose arba jei iš grandinės gali būti atsisakyta dalyvaujančių šalių. Tai ypač svarbu, kai kalbate apie el. Pašto grupių sąrašus.

Nuorodos priedai jūsų el

El. Paštu lengva greitai bendrinti dokumentus, pristatymus, skaidres ir nuotraukas. Tačiau, kai kalbama apie priedų persiuntimą, dauguma sistemų palieka priedus po vieno ar dviejų raundų, kad sutaupytų vietos serveryje. Jei siunčiate kažką priedą, nurodykite jį savo el. Laiške ir patikrinkite, ar jis pridedamas prieš siunčiant.

Sustabdyti sakydami „Taip“

Ir nustokite pasakyti „ne“. Verslo el. Laiškas yra greitas būdas paprašyti kolegų greitai užduoti klausimus, o nors gali būti lengva atsakyti greitai, taip ar ne, įsitikinkite, kad atsakymas yra aiškus ir nereikalauja paaiškinimo. Jei kas nors iš vieno el. Laiško užduoda du klausimus, atsakykite su dviem atsakymais ir tiksliai nurodykite savo pranešimą.

Atkreipkite dėmesį į pagrindinius Niceties

Profesionalumas vis dar reikalingas verslo el. Laiškuose, ypač kai siunčiate el. Laiškus viršininkams ar klientams ir tvarkydami jautrius klientų aptarnavimo klausimus. Visų pirma, pirmasis elektroninio pašto grandinės etapas turėtų prasidėti tokiu pasveikinimu kaip „Sveiki“ arba „Gerbiami“. Savo el. Laiško pabaigoje naudokite parašo bloką, kuriame yra ir jūsų pavadinimas bei kontaktinė informacija.

Negalima piktnaudžiauti didelio prioriteto funkcija

Nebūkite berniukas, kuris šaukė vilko pažymėdamas viską „Skubus“. Tai erzina, o jūsų kolegos ir klientai išaugs. Skubus susitikimas su bosu, kuris prasideda po penkių minučių, yra aktualus. Nemokami spurgos pertraukos kambaryje kitą penktadienį nėra.

Kalbant apie verslo korespondenciją, visuomet geriau padaryti klaidą profesionalumo ir tradicinių korespondencijos protokolų pusėje, nei jis turėtų susidurti su apversti ar aplaistyti.

Rekomenduojama

Įvairių verslo subjektų tipų privalumai ir trūkumai
2019
Kas yra „Adobe Pagemaker“ alternatyva?
2019
Kaip pridėti „Tweet & Like“ mygtukus į „Tumblr“ tinklaraščio įrašus
2019