5 Darbo užmokesčio informacijos saugumo užtikrinimo procedūros

Svarbi problema yra esminė darbo užmokesčio departamento funkcija kartu su jautria darbuotojo informacija. Informacijos rūšis ir saugojimo būdas vaidina svarbų vaidmenį užtikrinant jūsų darbuotojų finansinės informacijos, teisinių klausimų ir asmeninės informacijos apsaugą.

Saugi fizinė aplinka

Fizinis darbo užmokesčio departamento išdėstymas veikia informacijos saugumą. Bet kokie fiziniai dokumentų, kuriuose yra asmeninės informacijos, kopijos visada turi būti užrakintos. Šiuo tikslu gerai veikia spintos su spynomis. Padėkite stalus, kad kompiuterio ekranai nebūtų matomi iš durų ar netoliese esančių. Laikykite duris į darbo užmokesčio biurą, užrakintą tik prie darbo užmokesčio darbuotojų ir įgalioto valdymo. Jei dokumentai yra saugomi ne vietoje, pasirinkite vietą, kuri leis jums saugoti dokumentus užrakintus tik įgaliotiems darbuotojams.

Riboti prieigą

Be fizinių atsargumo priemonių, bendrovė turi nustatyti prieigos prie darbo užmokesčio informacijos gaires. Pavyzdžiui, individualūs darbuotojai paprastai gali pasiekti savo įrašus, tačiau kiti darbuotojai neturėtų turėti prieigos prie kolegų informacijos. Nustatykite, kas turi prieigą prie kiekvieno darbuotojo įrašų ir kaip tvarkoma prieiga. Pateikite konkrečią informaciją darbuotojui, o ne leiskite jam jį gauti. Priežiūra, kai darbuotojas yra darbo užmokesčio skyriuje, taip pat yra raktas į saugumą.

Sukurti elektroninį saugumą

Kadangi dauguma darbo užmokesčio yra tvarkomi elektroniniu būdu, programinės įrangos pasirinkimas ir įmonės elektroninis saugumas yra būtini. Jūsų įmonei reikia ugniasienės, kad apsaugotumėte kompiuterines sistemas ir duomenų bazes. Slaptažodžių apsauga visose kompiuterinėse stotyse suteikia tolesnę elektroninę apsaugą. Dirbkite su informacinių technologijų skyriumi arba su nepriklausomu konsultantu, kad atnaujintumėte savo saugumą ir reguliariai tikrinkite, ar sistema veikia tinkamai.

Standartizuoti išorinius prašymus

Išoriniai tyrimai dėl darbo užmokesčio informacijos paliekami atviri galimam pažeidimui. Kreditoriai, hipotekos bendrovės ir kiti subjektai, turintys finansinių interesų, gali su jumis susisiekti, nėra jokio būdo patikrinti, kas iš tikrųjų yra kitame linijos gale. Galite gauti skambučius, kuriais siekiama patikrinti darbuotojo ar kreditorių, norinčių išdirbti darbo užmokestį, pajamas. Sukurkite standartinę sistemą, kad galėtumėte raštu sužinoti apie šią informaciją. Garnavimo atveju būtina laikytis tinkamų teisinių kanalų. Mokykite visus darbo užmokesčio darbuotojus dėl tinkamų procedūrų, leidžiančių pateikti asmeninę informaciją apie darbuotojus.

Tinkamai tvarkykite šalinimą

Mažesnis dokumentų ir informacijos kiekis reiškia mažesnę saugumo pažeidimo galimybę. Jei įmanoma, apribokite saugomų daiktų skaičių, nebent tai būtina dėl mokesčių ar audito priežasčių. Kai atsikratysite dokumentų, būtinas tinkamas šalinimas. Nustatyti jautrių dokumentų tvarkymo gaires, į kurias turėtų būti įtrauktas saugus medžiagų smulkinimas.

Rekomenduojama

Laiko svarba lyderystėje
2019
7 produktų kūrimo žingsniai
2019
Kaip palikti pranešimą „Facebook“ sienoje
2019