5 žingsniai projekto komunikacijos plane projekto valdyme
Projekto komunikacijos yra koordinuotos visų komandos narių, iš projekto vadovo, atsakingo už bendrą pranešimą ir jos pristatymą, pastangos atskiriems komandos nariams, kurie prisideda prie šio proceso. Projekto komunikacijos planai atitinka pagrindinius klausimus apie tai, kas gaus informaciją, kokią informaciją reikės perduoti, kaip bus skleidžiama informacija ir kaip dažnai, o galiausiai, kas bus atsakinga už projekto įgyvendinimą.
Auditorija
Projekto komanda turi nustatyti visas auditorijas, kurios gaus ryšius. Didelėje įmonėje informacinių technologijų projektų komunikacijos, teikiamos techninėms ir plėtros grupėms, labai skirsis nuo informacijos, teikiamos vadovybei, vidurinės vadovybės ar administraciniam personalui. Kiti įvairios auditorijos pavyzdžiai didelėje organizacijoje būtų darbuotojai, paskirti atlikti galutinio vartotojo testavimą arba rašyti galutinio vartotojo dokumentus.
Informacijos poreikiai
Nesvarbu, ar ryšiai platinami tik techninėms ar funkcinėms komandoms, ar kreipkitės į platesnę auditoriją, kiekvienas pristatytas pranešimas turi būti parengtas konkrečiai tikslinei auditorijai. Jei yra keletas skirtingų auditorijų su skirtingais poreikiais, kiekvieno pranešimo turinys taip pat turėtų būti keičiamas pagal numatomus gavėjus. Informacinių technologijų pavyzdys būtų techninių specifikacijų, kurios būtų teikiamos kūrėjams, ryšiai. Tokia pati informacija nebūtų teikiama visiems galutinių naudotojų sistemų testuotojams, tik tiems, kurie yra atsakingi už dokumentaciją.
Žiniasklaida
Nors elektroniniai ryšiai, pvz., El. Paštas, gali būti veiksmingiausia ryšio priemonė, ji ne visada yra efektyviausia komunikuojant apie projekto informaciją arba mokant. Projekto komanda taip pat turėtų atsižvelgti į informacinius biuletenius, vaizdo įrašų ar interneto seminarus. Grupės pristatymai ir miesto rotušės posėdžiai, kuriuose numatomi klausimyno ir atsakymų posėdžiai, taip pat gali būti teikiami siekiant pranešti apie projekto tikslus, naudotojų mokymą ar projekto rezultatus.
Laikas
Ryšiai bet kokiam projektui turėtų prasidėti planavimo etapais. Nors pradiniai komunikacijos etapai nebus tokie pat stiprūs kaip tie, kurie yra artimi projekto pabaigai, pradinis planuojamų pakeitimų transliavimas į bet kurią infrastruktūrą ar procesą yra labai svarbus norint gauti iš visų šalių. Informacijos srautą turėtų tvarkyti projekto komanda, koordinuodama su organizacijos vadovybe. Šiuo koordinavimu siekiama apibrėžti, kokią informaciją reikia pateikti įvairiais klausimais projekto eigoje.
Atsakomybė
Projekto komanda gali būti atsakinga už visus projekto ryšius, arba gali būti pakviestas teikti verslo ryšių skyrių. Tačiau komunikacijos tvarkomos, konkrečios komunikacijos užduotys turėtų būti priskirtos pradedant projekto planavimo etapą. Nors vaidmenys projekto metu gali keistis, komunikacijos pareigų perdavimo planas turi būti parengtas iš anksto.