Apskaitos pagrindai ir mokėtinos sąskaitos
Daugelis žmonių supainioja jų mokėtinas sąskaitas steigdami savo pagrindinę apskaitos sistemą savo smulkiajam verslui. Mokėtinos sąskaitos apskaitomos kaip verslo balanso įsipareigojimas. Atvirkščiai, gautinos sumos, priešingai nei mokėtinos sumos, yra laikomos turtu. Abu yra neatskiriama jūsų balanso ir pinigų srautų ataskaitų dalis, kurios yra du pagrindiniai dokumentai bet kurioje verslo apskaitos sistemoje.
Balanso lapas
Pirmasis dokumentas, kuriame yra verslo apskaitos sistema, yra balansas. Balansas yra paprasčiausias visų įmonės turto sąrašas viename stulpelyje ir visi įsipareigojimai kitoje stulpelyje. Pirmiausia, iš likvidumo į mažiausiai skystį, įtraukite turtą į jų likvidumą. Pinigai ir pinigų ekvivalentai paprastai yra šio sąrašo viršuje. Kitame stulpelyje surašykite savo įsipareigojimus tokia tvarka, kokia jie yra. Įrašykite trumpalaikius įsipareigojimus, po kurių pridedami ilgalaikiai įsipareigojimai. Jūsų gautinos sumos yra įtrauktos į turtą, o jūsų mokėtinos sumos yra įtrauktos į įsipareigojimus. Kartu jūsų turtas, atėmus jūsų įsipareigojimus, yra lygus jūsų įmonės grynajai vertei.
Priežastys
Jūsų gautinos sumos yra turtas, nes jie galiausiai pavirs jūsų knygomis. Turėtumėte gauti didžiąją dalį gautinų sumų tiesiog per įprastas surinkimo pastangas, laikui bėgant. Taip pat galite paversti gautinas sumas į grynuosius pinigus, parduodant jas iš karto, arba įkeisti savo gautinas sumas kaip paskolos užstatą - procesą, vadinamą faktoringu. Kadangi negalite to padaryti su mokėtinomis sąskaitomis ir kadangi mokėtinos sąskaitos yra galimos pretenzijos jūsų verslui, mokėtinos sumos patenka į balanso įsipareigojimų skiltį.
Pinigų srautų ataskaita
Jūsų pinigų srautų ataskaita yra visų jūsų įmonės pajamų ir išlaidų, paprastai mėnesio, įrašai. Jūs galite sukurti apytikslę savo pinigų srautų prognozę į ateitį, įskaitydami savo mokėtinas sumas ir gautinas sumas ir įvesdami jas į skaičiuokles, kas mėnesį, atitinkamais laikais, kada jie turi būti sumokėti. Tai yra naudinga norint iš anksto įspėti apie grėsmes jūsų verslo gyvybingumui kaip nuolatinį susirūpinimą; Jei turite didelę sąskaitą, kurią reikia sumokėti, ir tai nėra subalansuota iš mokėtinų sąskaitų, jums gali tekti pradėti kurti grynųjų pinigų rezervą arba pradėti finansavimą. Be to, jei jūsų pinigų srautų ataskaita yra neigiama kiekvieną mėnesį, turite sukurti papildomų pardavimų arba sumažinti savo išlaidas. Vien tik skolinimasis neišspręs šios problemos.
Grynųjų pinigų ir kaupiamosios apskaitos
IRS pripažįsta du pagrindinius apskaitos metodus: kaupimo metodą ir grynųjų pinigų metodą. Kai naudojate kaupimo metodą, pardavimus registruojate į savo turto stulpelį, kai gausite užsakymą, o nebūtinai tada, kai faktiškai gaunate pinigus. Panašiai pirkimai užregistruojami, kai pateikiate užsakymą, o ne tada, kai faktiškai mokate sąskaitą. Naudodamiesi grynųjų pinigų metodu, pirkiniai ir pardavimai įrašomi į knygas, kai pinigai iš tikrųjų keičia rankas. Kaupimo metodas suteikia tikslesnę įmonės grynosios vertės apskaitą, o pinigų metodas yra paprastesnis mažų įmonių savininkams, turintiems ribotą darbuotojų skaičių ir išteklius.