Mokėjimų ir išmokėjimų apskaitos gairės
Apskaitos sistemos ir buhalteriai privalo laikytis principų, vadinamų visuotinai pripažintais apskaitos principais, paprastai vadinamais GAAP. Šie principai apibrėžia, kaip tam tikri sandoriai yra tvarkomi ir pateikiami ataskaitos apie bendrovės finansines ataskaitas. Be šių principų, apskaitos padaliniai nustato politiką ir procedūras, kurios apibūdina visų apskaitos sandorių tvarkymo gaires, įskaitant mokėtinus departamentus, atsakingus už išmokas už darbo užmokesčio ribų. Nors įmonės gali skirtis pagal atliktus veiksmus, dauguma jų laikosi bendrų gairių rinkiniu.
Pardavėjo kvalifikacija
Pardavėjai, teikiantys paslaugas įmonei, paprastai patenka į kvalifikacijos procesą, kuris apima patvirtinimą darbui su įmone. Pagrindinis šio proceso komponentas yra pardavėjas, pateikiantis Vidaus pajamų tarnybos W-9 formą. Šioje formoje nurodomas teisingas pardavėjo atsiskaitymo pavadinimas, įmonės statusas, adresas ir pateikiamas socialinio draudimo numeris, darbdavio identifikavimo numeris arba mokesčių mokėtojo identifikavimo numeris, skirtas metų pabaigoje pateikiamiems mokėjimų skyriui.
Darbuotojų išlaidų kompensavimas
Darbuotojai privalo laikytis griežtų procedūrų, kad galėtų kompensuoti savo išlaidas. Į tai įeina atsiskaitymo žurnalai, pateikti apskaitos tarnybos pateiktoje vidaus išlaidų ataskaitoje, patvirtintų pirkimų čekiai ir darbuotojo vadovo parašas, patvirtinantis kompensavimo patvirtinimą. Mokėtinos sąskaitos užtikrina, kad visi reikalavimai būtų įvykdyti prieš koduojant šiuos išlaidų kompensavimo mokėjimus.
Išlaidų kodavimas
Visose sąskaitose faktūrose ir mokėjimo paraiškose, pateiktose per mokėtiną skyrių, turi būti nurodytas tinkamas išlaidų kodavimas, susijęs su dokumentu. Kai kurios kompanijos tik antspauduoja dokumentą, kuriame išvardijami išlaidų kodų pridėjimo laukai, o kiti naudoja atskirą formą, pridedamą prie apmokėjimo. Mokėtinas asmuo arba atitinkamas buhalteris peržiūri elementą mokėjimui, užtikrina, kad dokumentai atitiktų mokėjimo kvalifikaciją, ir naudoja formą dokumento kodavimui į tinkamas sąskaitas. Tai taip pat apima asmens, patvirtinančio mokėjimo elementą, parašą arba inicialus. apskaitos departamento mokėjimo patvirtinimas.
Duomenų įrašas
Mokėtinas asmuo į apskaitos sistemos mokėtiną modulį įveda mokėjimus. Kartais mokėtinas asmuo turi pateikti jas partijomis ir atsiskaityti už bendrą partijai įvestą sumą kartu su nurodytu partijos numeriu, priklausomai nuo įmonės vidinių procesų. Ji įdeda partijos duomenis į atskirą žurnalą ir užrašus ant kupono ar tinkamo lauko datą, kada elementas buvo įrašytas į mokėjimo sistemą kartu su jos inicialais. Po įvedimo elementai įforminami laikinojoje byloje pagal mokėjimo sąlygas.
Patikrinkite gamybą
Sukūrus apskaitos vadovo peržiūrėtą ir patvirtintą ataskaitą apie daiktus, kuriems reikia mokėti, atsiskaitymai mokami atsiskaitant. Sąskaitos faktūros yra suderintos su atspausdintais patikrinimais, pridedamomis kaip popieriaus klipas kaip atsarginė kopija ir pateikiamos apskaitos vadovui galutiniam peržiūrėjimui ir patvirtinimui. Apskaitos vadybininkas lygina patikrinimus su pridedamais dokumentais, kad įsitikintų, jog viskas sutinka, tada prideda patvirtinimo inicialus. Abejotini daiktai nuskandinami, kol bus išspręsti. Patvirtinti elementai siunčiami asmeniui, įgaliotam pasirašyti patikrinimus.