Apskaitos procesai ir procedūros

Apskaita yra pagrindinė verslo finansų sekimo praktika, siekiant užtikrinti, kad kiekviena pajamų ir išlaidų dalis būtų apskaitoma ir užregistruota. Paprastai apskaitą stebima ir apibendrinama kiekviename ketvirtyje ir kiekvienų metų pabaigoje. Daugelis įmonių rašys metinę ataskaitą, kurioje atsispindi apskaitos įžvalgos, kaip priemonė, rodanti našumą ir augimą. Tačiau pačios apskaitos praktika nėra subjektyvi ir yra valdoma pagal realius skaičius. Yra keletas apskaitos būdų, o pasirinktas stilius dažnai priklauso nuo verslo modelio ir dydžio. Tačiau pirmenybė atlieka pasirinkto stiliaus ir apskaitos proceso etapų vaidmenį. Kaupimo principu pagrįstos apskaitos ir grynųjų pinigų apskaitos metodai yra du pagrindiniai verslo veiklos būdai.

Kaupimo metodas

Kaupimo metodas yra populiarus vidutinėse ir didelėse įmonėse, turinčiose specialų buhalterį ar apskaitos komandą. Šis metodas suteikia lankstumo ir leidžia įmonei šiek tiek pakeisti savo pajamas ir išlaidas, kad sumažėtų jų mokestinis įsipareigojimas. Tai reiškia, kad jums nereikia stebėti pajamų ir pelno, kol jis neįvyksta, tačiau vis dar stebite išlaidas, kai jos patiriamos pagal savaitės ar mėnesio stebėjimo modelį. Tai reiškia, kad jūs galite atlikti darbą trečiąjį ketvirtį ir patirti šios darbo sąnaudas trečiąjį ketvirtį, tačiau, jei pageidaujate, klientui nereikia atsiskaityti. Jūsų ketvirtojo ketvirčio ataskaitose bus parodytos išlaidos, kurios nėra, tačiau joje nebus rodomos pajamos, o tai reiškia, kad trečiąjį ketvirtį turėsite mažesnę mokestinę prievolę. Tačiau tai padidina jūsų mokesčių potencialą ketvirtąjį ketvirtį. Kai kuriais atvejais į tą trečiąjį ketvirtį įkrovimo išlaidos sukels nuostolį tame ketvirtyje, tuo pačiu panaikindama mokesčių įsipareigojimą. Ketvirtąjį ketvirtį turėsite mokėti už šias pajamas, nepaisant to, bet trečiąjį ketvirtį sutaupote pinigų, nors ketvirčio ataskaitose atrodo, kad našumas pasibaigė. Galų gale, ji gerai pasireiškia, kai rengiama metinė ataskaita, kurioje parodomas ketvirtojo ketvirčio pelnas. Daugeliu atvejų kaupiamosios apskaitos sistema yra bauginanti naujam verslui ar smulkiajam verslui, tačiau, augant verslui, gera idėja - pereiti nuo pinigų apskaitos metodo prie kaupimo metodo. Pasirinktas metodas nenustatytas akmenyje, o buhalteriai gali keisti, jei reikia. Tačiau keičiant apskaitos metodą geriausia, kai įvedate naują kalendorinius metus, taigi procesą laikote nuosekliai per visus mokestinius metus.

Pinigų apskaita

Šis metodas yra paplitęs mažose įmonėse ir yra naudojamas ir situacijose, kur reikalingas paprastas, paprastas požiūris. Jis seka viską, kaip jis yra sumokėtas ar gautas. Tai reiškia, kad grynieji pinigai ar mokėjimai patenka į knygas, kai keičiasi rankas, ir veikia taip, kaip ir asmeninės sąskaitos tvarkymas. Yra mažiau lankstumo, susijusio su atsiskaitymo datų perkėlimu ir krovimo išlaidomis, tačiau procesas yra paprastas ir lengviau valdomas. Grynaisiais pinigais galite atsiskaityti klientui trečiąjį ketvirtį, tačiau sandoris neįrašomas, kol pinigai nebus sumokėti ir deponuojami. Jūs negalite kontroliuoti šios datos, kaip tai vyksta realiu laiku. Jūs vis tiek galite šiek tiek žaisti su laiko sąnaudomis, tačiau paprastai pinigų apskaitos stiliaus verslas vyksta greitai ir išlaiko realaus laiko knygelę. Tai ypač populiarus mažmeninės prekybos sektoriuje, kuriame sandoriai vykdomi dideliais kiekiais ir reikalauja išsamaus stebėjimo, kad būtų išlaikytos tikslios knygos.

Knygų ir kvito stebėjimas

Vienas svarbiausių apskaitos procesų yra buhalterinė apskaita ir įrašų sekimas. Kiekvieno sandorio įrašo išsaugojimas yra absoliučiai būtinas, o visų pajamų stebėjimas reikalingas pagal įstatymus. Išlaidų stebėjimas reikalingas norint nustatyti bendrąsias ir grynąsias pajamų sumas, kurios atsispindi mokesčių nurašymuose, kurie sumažins jūsų bendrą atsakomybę už metus. Tai reiškia, kad turėtumėte stebėti transporto priemonės rida verslo reikmėms, labdaros reikmėms, taip pat medicininėms avarijoms. Standartinis atskaitymas už kilometrą yra daugiau kaip 50 centų už mylią, kuris prideda nemažą skaičių, jei transporto priemonę naudojate reguliariai. Taip pat svarbu gauti kvitą ir reguliariai įrašyti duomenis. Pinkelių čekiai batų dėžutėje ir laukimas iki metų pabaigos sukels didelį galvos skausmą įmonės savininkui ir buhalteriui. Išlaidų tvarkymas yra gera metodika, o audito metu taip pat naudinga išsaugoti pajamas, gautas aplankuose, kurie yra atskirti nuo mėnesio. Be to, technologija siūlo daugybę lengvai prieinamų programinės įrangos programų, pvz., „QuickBooks“, kurios sinchronizuoja su banko sąskaitomis išlaidų sekimui, ir turi mobiliųjų programų automatinio rida. Smulkiojo verslo savininko sugebėjimas valdyti apskaitą, padedant tokiai programai, padeda daug lengviau ir parodo pelno ir nuostolių numerius realiu laiku. Iš esmės ji supaprastina pagrindinius apskaitos procesus ir procedūras, leidžiančias jas lengvai valdyti. Didesnę operaciją gerai aptarnauja tam tikri buhalteriai, kurie gerai žino savo mokesčių kodą. Naudojant kaupimo metodą, apskaitos komanda gali iš tikrųjų pasinaudoti verslu, valdydama ir mažindama mokesčių išlaidas, tuo pačiu metu strategiškai bendradarbiaudama su vadovybe.

Fiksuotos išlaidos

Fiksuotų išlaidų nustatymas viršutinėje struktūroje yra svarbus norint suprasti įprastas minimalias išlaidas, kurias įmonė turi sumokėti. Į fiksuotas išlaidas įeina tokie dalykai kaip biuro patalpos, komunalinės paslaugos, draudimas, pasikartojančios programinės įrangos ir paslaugų mokesčiai, gamybos pridėtinės išlaidos, medžiagų tiekimas ir darbuotojų darbo užmokestis. Ne kiekvienas kintamasis čia yra statiškas ir daugelis buhalterių fiksuotų sąnaudų projektuos pagal metines tendencijas. Pavyzdžiui, mažmeninė bendrovė žino, kad jų veiklos sąnaudos dvigubai per atostogas, remiantis istoriniais modeliais. Neįprasta, kad lapkričio ir gruodžio mėnesio projekcija parodys dvigubas fiksuotas išlaidas. Nuolatinės išlaidos yra tos, kurios, kaip žinoma, reguliariai egzistuoja ir tiesiogiai susijusios su apskaitos procesu. Atkreipiant dėmesį į šias nuolatines fiksuotas išlaidas, taip pat sumažinamas apskaitos procesas.

Pinigų srautai ir grynieji pinigai

Po to, kai žinosite fiksuotas veiklos sąnaudas, pinigų srautų valdymas ir grynieji pinigai yra svarbus apskaitos aspektas. Daugeliui įmonių reikalinga tam tikra pinigų suma, kuri padengtų kasdienines išlaidas ir netikėtas išlaidas per mėnesį. Pinigai yra pinigai, kurie yra iš karto prieinami ir išleidžiami. Pinigų srautai - tai pinigų perteklius, kurį galima panaudoti, jei reikia. Pinigų srautai ir grynieji pinigai yra svarbūs padengiant išlaidas ir atliekant sandorius šiuo metu, tačiau jie nėra išimtimi iš sąskaitų procedūrų ir stebėjimo. Kiekvienas panaudotas pinigų kiekis stebimas ir įtraukiamas į knygas, nes jis vis dar yra įtrauktas į įmonės reikalaujamą pelno ir nuostolių ataskaitą.

Laikinos kredito linijos

Buhalteriai seka grynuosius pinigus ir pinigų srautų prieinamumą ir žino, kada nepakanka pinigų srautui padengti. Daugeliu atvejų tai yra paprastas dalykas, kai vykdomas didelis sandoris, kuriam reikalinga kredito linija veiklos išlaidoms padengti. Daugeliu atvejų kreditai skiriami pagal sąskaitas faktūras, kad būtų padengtos veiklos išlaidos, kol gaunami mokėjimai. Pavyzdžiui, reklamos įmonė gali parduoti paketą sandoriui verslui, tačiau jie negaus mokėjimo tol, kol visi skelbimai nebus pristatyti ir atsiskaitomi sąskaitoje faktūroje. Jie turi sumokėti už kišenę už reklamos vietas ir galiausiai sumokės pelno nesiekiančius mokesčius ir pelno maržos. Tačiau iš pradžių jie negali padengti įdarbinimo išlaidų už pinigus. Buhalteris seka ir pasinaudos kredito linija, kad padengtų išlaidas, kol bus gautos sąskaitos. Kai kuriais atvejais kredito linija turi palūkanų normą, o kitose sąskaitose apmokestinama fiksuota įmoka.

Atsargų valdymas

Atsargų tvarkymas sutampa su apskaita, nes stebimos atsargų sąnaudos ir maržos. Kai atsargos yra pernelyg didelės, apskaitos tvarka naudojama stebėti žaliavos vertę ir atsargų vertę. Inventorius veikia kaip verslo turtas ir bet koks sunkus verslo inventoriaus modelis priklauso nuo to, ar yra teisinga marža, kurią apskaitos departamentas stebi ir įskaito į pajamų apskaičiavimus. Atsargų pelnas yra tik mažmeninė vertė atėmus didmenines kainas arba įsigijimo išlaidas. Buhalteriai gali sukurti modelius pagal atsargų kiekį ir pardavimus, kurių reikia norint pasiekti konkrečius pajamų tikslus. Tuomet šie modeliai perkeliami į valdymą, pardavimus ir kitus darbuotojus siekti tikslų. Atskaitomybės vaidmuo rodo potencialą, pagrįstą sunkiais skaičiais, apskaičiuotais pagal išlaidas, pridėtines išlaidas ir maržą.

Pirkimo ir pardavimo apskaitos procedūros

Tiek pirkimo, tiek pardavimo atveju yra jų apskaitos procedūrų ir gairių rinkinys. Pardavimų pusėje apskaitai reikalingi pardavimo užsakymai arba pardavimo sąskaitos faktūros, kad būtų galima stebėti atsiskaitymus. Daugeliu atvejų apskaitos skyrius tvarkys atsiskaitymą už suteiktų užsakymų ar pristatytų produktų pardavimo užsakymus. Apskaita yra atsakinga už visų užsakymų po pardavimo stebėjimą ir kiekvienos neapmokėtos sąskaitos išmokėjimo užtikrinimą. Tai apima pinigų įplaukų ir kredito linijų, reikalaujančių mėnesio arba ketvirčio mokėjimo iš kliento, sekimą. Pirkimas yra priešinga pusė dalykų ir apskaitos tvarko mokėtinas sąskaitas. Tai yra viskas, ko reikia išorės tiekėjams dėl jų paslaugų ar produktų. Grynieji pinigai, susiję su pirkimais, nes mokėjimai atliekami už viską nuo pagrindinės biuro patalpų nuomos iki didelių atsargų kiekio pirkimo. Pirkimas - tai pinigai, iš kurių išplaukia pinigai, o pardavimai - pinigai.

Darbo užmokesčio apskaita

Darbo užmokestis yra svarbi apskaitos galvosūkio dalis, o trūksta arba netinkama darbo užmokestis palieka verslą su nepatenkintais darbuotojais. Darbo užmokesčio skaičiavimas reiškia darbo valandų, darbo užmokesčio ir mokesčių apskaitos ir bet kokių atskaitymų, pavyzdžiui, sveikatos priežiūros taupymo planų, suderintų santaupų ir pan. Mokesčių formų rinkimas iš karto po nuomos ir šių formų įvedimo į darbo užmokestį užtikrina, kad viskas būtų stebima ir pažymėta ant kiekvieno darbuotojo darbo užmokesčio. Be to, apskaitos ir žmogiškieji ištekliai gali susivienyti, kad sukurtų darbuotojų sutartis, rodančias jų pajamas. Tai ypač paplitusi pagal komisinius pagrįstus verslo modelius, kuriuose komisinių ir premijų struktūra gali keistis, kai darbuotojas įvykdo tam tikrą veiklos lygį. Darbo užmokesčio apskaitos procedūros dažnai atliekamos naudojant konkrečią darbo užmokesčio apskaitos programą, kuri automatizuoja daugelį skaičiavimų ir leidžia lengvai spausdinti patikrinimus ir ataskaitas. Galimybė darbuotojams kurti mokesčių formas taip pat yra įprastas papildomas darbo užmokesčio programinės įrangos sistemų priedas.

Apskaitos apskaitos suderinimas

Įvairios apskaitos procedūros naudojamos išlaidoms, sąskaitoms-faktūroms, smulkiesiems pinigams, fiksuotoms išlaidoms, kintamosioms išlaidoms ir dar daugiau. Dažnai tai reiškia, kad turime kelias knygas ir atskiras apskaitos knygas. Suderinimas yra knygos, kurios viską sujungia viename galutiniame procese. Tai suderina visas išlaidas, sąskaitą faktūrą, atskaitymą ir sandorį, kad parodytų, kas iš tikrųjų buvo išleista ir kiek iš tikrųjų buvo padaryta. Dažnai susitaikymas yra daug laiko reikalaujantis, tačiau jie suteikia visą vaizdą ir rodo sunkius numerius. Atitikimai dažnai atliekami kasdien, kas savaitę ar net kas ketvirtį, atsižvelgiant į sandorio apimtį ir tikrinimą, reikalingą tiksliems įrašams tvarkyti. Suderinti skaičiai yra tie, kurie naudojami metinėse ataskaitose ir IRS ataskaitose, ateina mokesčių sezonas.