Mokėtinos sumos trimis kryptimis
Jūsų smulkusis verslas gali prarasti pinigus, mokėdamas per daug prekių ir paslaugų. Taip atsitinka todėl, kad pardavėjai kartais išrašo sąskaitą faktūrą už kitą sumą, nei jūs manote, kad mokėsite, kai pirmą kartą sutiksite pirkti. Šią problemą galite išspręsti nustatydami trijų krypčių atitikimo procesą visoms išlaidoms.
Sąskaita
Kai gausite pardavėjo sąskaitą už įsigytas prekes ar paslaugas, turite įsitikinti, kad sąskaita yra teisinga. Norint įsitikinti, ar vienetų kaina yra teisinga, turite patikrinti sąskaitoje faktūrą. Taip pat turėtumėte patikrinti, ar su pardavėju turite nuolaidų sutartį, kuri neatsispindi sąskaitoje faktūroje. Jei netyčia sumokėsite, jums gali būti sunku susigrąžinti pinigus. Atidėti mokėjimą sąskaitoje faktūroje, kol neturėsite laiko patikrinti, ar jis yra teisingas, lyginant jį su kitais dokumentais.
Pirkimo užsąkymas
Jūsų įmonė turėtų turėti pirkimo užsakymų išdavimo procesą. Tai leidžia valdytojui patvirtinti įsigytus daiktus ir sumą, kurią reikia sumokėti už tuos elementus. Kiekvienas departamentas, norintis pirkti, turėtų pateikti informaciją pirkimų skyriui, net jei tas padalinys susideda tik iš jūsų. Prieš užpildydami ar pasirašydami pirkimo užsakymą, jūs arba jūsų pirkimų vadybininkas turėtumėte patikrinti atsargų įrašus, kad įsitikintų, jog pirkimas yra būtinas, patikrinkite prekių kainodarą, kad įsitikintumėte, jog jie atitinka pardavėjo sutartį, ir patvirtinkite sąlygas mokėjimo, pvz., apmokėjimas pristatymo metu arba 30 dienų mokėjimo laikotarpis.
Siuntimo dokumentai
Atvykus vežimui, turi būti pridėtas kvitas, kuriame nurodoma, kas buvo išsiųsta, ir išsami informacija apie išlaidas. Jei šiame dokumente yra pristatymo mokesčiai, jie turi būti atskirti nuo pačių prekių savikainos. Šis dokumentas turėtų būti kvitas, o ne pakuotės lapelis. Pakavimo lapelis tik paaiškina, kas buvo pristatyta. Kvitas rodo pirkimo sumą.
Suderinti visus tris dokumentus
Suderinkite savo sąskaitas su pirkimo užsakymais ir pristatymo kvotomis. Visi numeriai turi tiksliai atitikti. Jei radote neatitikimą, turite suderinti dokumentus. Iš laivybos čekio numerių grąžinkite laivybos mokesčius, kad galėtumėte pamatyti faktines prekių kainas. Jei sąskaita dar nesutampa, kreipkitės į pardavėją, kad problema būtų ištaisyta.