Veiksmų planas, skirtas įmonėms eiti iš popieriaus padavimo į elektroninį padavimą
Galite taupyti laiką ir pinigus perjungdami rinkmenų sistemą iš popieriaus įrašų į elektronines rinkmenas, tačiau turite įsitikinti, kad vis tiek galite rasti ir gauti reikiamą informaciją. Veiksmų planas, kuris nuskaito esamas rinkmenas ir kuria naujas įrašų tvarkymo tvarką elektronine forma, leidžia sumažinti dokumentų ir fizinio saugojimo poreikius. Tinkamo elektroninio dokumento formato ir rinkmenų sistemos pasirinkimas leidžia jums efektyviai organizuoti ir ieškoti informacijos.
Pasirinkite elektroninę rinkmenų sistemą
Savo elektroninę rinkmenų sistemą galite nustatyti taip pat, kaip ir popieriaus, su aplankais klientams ar darbuotojams, tačiau elektroniniuose aplankuose esantys failai turi turėti vardus. Sukurti failų ir aplankų pavadinimų priskyrimo sistemą, kurioje pateikiama informacija apie dokumentus. Raktinių žodžių įterpimas į vardus leidžia atlikti elektronines paieškas net netekusiems dokumentams. Norėdami įdiegti veiksmingą sistemą, pasirinkite savo elektroninę rinkmenų sistemą su aplanku ir pavadinimo struktūra.
Įdiegti saugumo funkcijas
Prieš įdėdami bet kokius dokumentus į savo elektroninę rinkmenų sistemą, turite spręsti prieigos ir saugumo problemas. Dokumentuose gali būti vieša informacija, vidiniai verslo duomenys, slapta informacija apie įmonę arba klientų ir darbuotojų asmeninė informacija. Kiekvienu atveju turite nuspręsti, kam turėtų būti suteikta prieiga ir kaip kontroliuoti prieigą. Daugumoje sistemų yra prieigos kontrolei skirtas naudotojo vardas / slaptažodis. Jei reikia didesnio saugumo lygio, galite įdiegti papildomus valdiklius tam tikriems aplankams ir suteikti patvirtintiems vartotojams prieigą prie tam tikrų failų su papildomu slaptažodžiu.
Nuskaitykite esamus dokumentus
Perėjimas nuo popieriaus prie elektroninės paraiškos apima daugelio popierinių dokumentų keitimą į elektroninį formatą. Paprasčiausiai nuskaitydami dokumentus bent 300 dpi raiška, galite peržiūrėti ir išspausdinti dokumentus, kad išsaugotumėte popieriaus funkcijas. Jei norite papildomų funkcijų, pvz., Tekstinių dokumentų elektroninės paieškos galimybės, prie kiekvieno vaizdo failo turite pridėti tekstinį failą, išsamiai nurodant, ką rodo vaizdas, arba pateikiant paveikslėlyje rodomą tekstą. Galite naudoti optinio simbolių atpažinimo programinę įrangą, kad sukurtumėte tekstinius failus iš vaizdų ir išsaugotumėte abu kartu.
Sukurti naujų dokumentų tvarką
Pereinant prie elektroninės paraiškos, jūsų įmonė nebegali kurti popierinių dokumentų. Duomenų bazės ir formos, valdomos tinkle ar internete, gali pakeisti vidines popieriaus funkcijas. Jums reikalingos elektroninių dokumentų, platinamų el. Paštu arba gautų iš kitų skaitmeninių šaltinių, saugojimo procedūros. Būtina nuskaityti ir saugoti iš kitų organizacijų pateikiamus popierinius dokumentus. Gali tekti laikyti kai kuriuos popieriaus originalus norminiais ar teisiniais tikslais, tačiau galite nuskaityti juos su pastaba, kurioje nurodoma, kur saugomi originalai.
Sukurti atsarginių kopijų ir saugojimo politiką
Paskutinis žingsnis jūsų veiksmų plane įgyvendina elektroninių dokumentų tvarkymo ir sistemos atsarginių kopijų kūrimo politiką. Veiksmingiausias saugojimo procedūrų įgyvendinimo būdas yra taisyklės, susijusios su saugojimo trukme, kai dokumentas saugomas. Jei reikia, turite sugebėti peržiūrėti laikymo laiką. Atsarginiam kopijavimui paprastai pakanka vietinės, dažnai atliekamos atsarginės kopijos su vietine atsargine kopija.