Kompiuterizuotos apskaitos privalumai ir trūkumai
Kompiuterizuotos apskaitos programinės įrangos programos per daugelį metų padarė daug pažangos. Šios programos palengvina verslo savininkų gyvenimą, kai kalbama apie išlaidų stebėjimą, mokesčių rengimą ir pajamų augimą. Apskaitos programinės įrangos programos tapo paplitusios, yra privalumų ir trūkumų, kuriais remiantis galima pasikliauti kompiuteriu.
Privalumas: paprastumas
Dauguma verslo savininkų yra ne buhalteriai ar buhalteriai, todėl sunku atlikti daugumą apskaitos užduočių. Čia apskaitos programinės įrangos programos suteikia verslo savininko pranašumus. Įvairios apskaitos programinės įrangos programos yra patogios vartotojui. Verslo savininkai gali apsipirkti ir rasti programą, kurią lengva įdiegti, mokytis ir naudoti. Daugelyje programų pateikiami duomenys apie kiekvieno tipo duomenis. Sukūrus sistemą su banko sąskaitomis, skolomis ir pardavėjais, įmonės savininkui reikia atnaujinti informaciją tik tada, kai ji yra.
Privalumas: patikimumas
Dauguma pagrindinių programinės įrangos programų yra paprastos. Matematika yra tiksli ir patikima, todėl įmonės savininkas bet kuriuo metu gali tiksliai nustatyti turimas lėšas.
Privalumas: ekonomiškumas
Nuosavo buhalterio nuoma arba užsakomųjų darbų užsakymas buhalteriui ar apskaitos įmonei gali būti brangus. Programinė įranga turi išankstines išlaidas ir gali reikalauti, kad buhalteris sudarytų sąskaitas ir vadovautųsi įmonės savininku naudodamas programą, tačiau jis greitai tampa ekonomiškas. Savininkas neturi mokėti nieko už programinės įrangos pirkimą ir konfigūravimą. Dauguma programų dirba su operacinėmis sistemomis jau daugelį metų ir tik retkarčiais reikalauja nebrangaus atnaujinimo.
Privalumas: gebėjimas bendradarbiauti
Daugelis programinės įrangos leidžia verslo savininkams nustatyti leidimus, kurie suteikia prieigą prie išorės buhalterio ar buhalterio. Verslo savininkai gali sinchronizuoti informaciją su banko ir kredito sąskaitomis ir importuoti duomenis naudodami pelės paspaudimą. Tai leidžia verslo savininkams greitai suderinti sąskaitas ir importuoti teisingą informaciją, kurią turi peržiūrėti pagrindiniai patarėjai.
Verslo savininkai turėtų peržiūrėti geriausias verslo galimybes. Apsvarstykite atsargines kopijas debesyje arba atskiruose standžiajame diske, kad būtų išsaugoti tikslūs įrašai, jei kyla problemų.
Trūkumas: galimas sukčiavimas
Priklausomybė nuo kompiuterių kartais sukelia didesnes problemas. Jei debesyje yra daugiau programinės įrangos duomenų, įsilaužėliai turi daugiau galimybių gauti jūsų įmonės finansinius duomenis ir naudoti juos. Tai kelia pavojų rizikai ir sukuria galimą atsakomybę, jei įsilaužėliai naudoja darbdavio mokesčių identifikaciją, kad atidarytų kredito korteles ir verslo paskolas. Taip pat egzistuoja rizika, kad kas nors versle gali susipažinti su informacija, galbūt prilygindamas pinigus iš kasdienių indėlių ir keisdamas programos duomenis. Verslo savininkai privalo kruopščiai apsaugoti finansinę informaciją.
Trūkumas: techniniai klausimai
Kai dirbate su kompiuteriais, gali kilti problemų. Jūs galite užpildyti savo metų buhalterio duomenis ir patirti elektros energijos tiekimo sutrikimą. Kompiuteriai gali įgyti virusą ir sugesti. Taip pat yra galimybė, kad vartotojai netinkamai atliks programinės įrangos užduotis, kurių jie nėra susipažinę. Jei vartotojas bando padaryti vieną dalyką, bet netyčia daro kažką kita, gali prireikti šiek tiek dirbti, kad būtų panaikinta klaida.
Trūkumas: neteisinga informacija
Buhalterinės apskaitos įrašai yra tik tokie pat geri, kaip ir į sistemą įtraukti duomenys. Įmonės savininkai, kurie neužima laiko, kad tinkamai sukurtų paskyros kategorijas, gali įvesti duomenis ir generuoti ataskaitas, kurios nėra tikslios.
Verslo savininkai gali daug nuveikti, kad sušvelnintų trūkumus ir galimas problemas, susijusias su kompiuterizuota apskaita, tinkamai planuojant ir integruojant programinę įrangą. Laiko nustatymas teisingai nustatyti yra lengviau ir pigiau, nei bandant sugrįžti, nes atsiradus problemai.