Skaičiuoklių privalumai ir trūkumai

Verslo srityje strateginis planavimas yra būtinas ir reikalauja svarbios informacijos, kad galėtų priimti svarbiausius sprendimus. Tinkamų įrankių įvedimas, stebėjimas, analizė ir saugojimas padės verslo savininkams ir vadovams pasirinkti geriausius savo įmonės veiklos būdus. Vienas iš programinės įrangos produktyvumo rinkinių komponentų yra skaičiuoklė. Skaičiuoklės yra populiarios tarp buhalterių ir tų, kurie mėgsta rinkti ir sekti duomenis, tačiau yra tam tikrų apribojimų, dėl kurių jie negali tapti geriausiu pasirinkimu kiekvienam biuro taikymui.

Privalumas: duomenų tvarkymas

Skaičiuoklės dažnai yra duomenų rinkimo ir tvarkymo įrankis, kuris yra vienas iš paprasčiausių jos naudojimo būdų. Informaciją galima lengvai įdėti į tvarkingas stulpelius ir eilutes, o po to surūšiuoti pagal informacijos tipą. Nors didelė duomenų kolekcija gali būti didžiulė, kad būtų galima peržiūrėti jos neapdorotą būseną, programoje esantys įrankiai leidžia vartotojui kurti pristatymus, kuriuose duomenys yra analizuojami ir prijungti prie pyrago diagramų ar lentelių, kad būtų galima lengvai peržiūrėti ir interpretuoti.

Trūkumas: vartotojo šališkumas

Tačiau trūkumas yra tas, kad į šiuos pristatymus įtraukiama tik informacija, kurią vartotojas pasirenka analizei, todėl netyčia gali būti atmesta kita svarbi informacija, galinti daryti įtaką sprendimų priėmimui. Siekiant, kad duomenų teikimas būtų patogesnis ir išsamesnis, įmonės pasirenka naudoti tokias ataskaitų priemones kaip „Tableau“ ir „Qlik“, o ne tik pasikliauti skaičiuokle.

Privalumas: supaprastina skaičiavimus

Niekas nemėgsta visą laiką praleisti darbe, atlikdamas pasikartojančius skaičiavimus. Didelis skaičiuoklių patrauklumas yra tai, kad programa atlieka visą matematiką naudotojui. Kai formulė yra parašyta ir programa turi nustatytą komandą, sudėtingi skaičiavimai gali būti lengvai apskaičiuoti susijusiems duomenims, kurie buvo įvesti. Tai leidžia vartotojams paklausti „kas, jei“ tipo klausimai ir lengvai gauti reikiamus atsakymus nereikalaujant atlikti skaičiavimų.

Pvz., Jei skaičiuoklė yra sukurta apskaičiuoti jūsų bendrąjį pelną, kai pasikeičia bet koks kintamasis, pvz., Vieneto kaina, pristatymo išlaidos arba pardavimo nuolaida, programinė įranga automatiškai perskaičiuoja naująjį bendrąjį pelną pagal naują informaciją.

Trūkumas: Sintaksės mokymasis reikalauja įgūdžių

Sudėtinga daugelio vartotojų dalis yra tai, kad skaičiavimai turi būti įvesti į skaičiuoklę kaip formulės. Tam reikia išmokti teisingą kiekvienos rūšies skaičiavimo sintaksę. Nors daugelyje klasių galima išmokti įgūdžių, reikalingų šioms formulėms naudoti, daugelis vartotojų vis dar juos sunku rasti. Jei sintaksė neteisinga, programa, kai bus atlikti skaičiavimai, negrąžins teisingos informacijos. Be to, jei vartotojai įveda neteisingus duomenis, net ir tik vienoje skaičiuoklės ląstelėje, bus paveikti visi susiję skaičiavimai ir ląstelės, o duomenys bus neteisingi.

Privalumas: prieiga prie kelių vartotojų

Šiandieninėje bendradarbiavimo aplinkoje daugeliui biuro naudotojų dažnai reikia prieigos prie tų pačių dokumentų. Jei naudojate „Microsoft Excel“, skaičiuoklės gali būti bendrinamos, tačiau tik vienas vartotojas vienu metu gali keisti duomenis. Jei gaminamos ir atnaujinamos vietinės kopijos, kiti vartotojai neturės prieigos prie naujų duomenų. „Google Sheets“ siūlo failų bendrinimo sprendimą ir leidžia keliems naudotojams pasiekti ir atnaujinti vieną formą.

Atminkite, kad abiem atvejais nėra failų istorijos. Todėl, nesvarbu, kas bet kuriuo metu atlieka pakeitimus, pasikeičia ankstesnė informacijos istorija.

Trūkumas: saugumo trūkumas

Kitas skaičiuoklės trūkumas yra failų saugumo trūkumas. Paprastai skaičiuoklės nėra tokios saugios ir todėl yra didesnės duomenų korupcijos ar netinkamo informacijos valdymo rizikos. Failai, kuriuose yra slapta finansinė informacija, gali būti apsaugoti nuo įsilaužėlių, net jei jie yra apsaugoti slaptažodžiu.

Todėl tinkamesnis variantas gali būti kitų rūšių duomenų rinkimo programinė įranga. „Access“, „Oracle“ ar kitokia reliacinės duomenų bazės forma yra sukurta apsaugos priemonėms, apsaugančioms duomenų vientisumą ir užkirsti kelią informacijos reorganizavimui. Pavyzdžiui, skaičiuoklėje naudotojas gali rūšiuoti informacijos stulpelį ir netyčia gali sukelti susijusią informaciją, pvz., Pavardę ir pavardę. Priešingai, duomenų bazė išsaugos visas įrašo dalis, taip užtikrindama geresnį duomenų vientisumą.