Standartizuotų rašytinių komunikacijų naudojimo organizacijose privalumai ir trūkumai

Rašytinius pranešimus darbo vietoje gali sudaryti įvairūs dokumentai, elektroniniai laiškai ir atmintinės iki darbuotojų vadovų ir tinklalapių puslapių. Rašytiniai pranešimai bet kokia forma gali būti pateikti ateityje. Šie ryšiai taip pat veikia organizacijos įvaizdį laikui bėgant. Standartizuoti rašytiniai pranešimai taip pat gali prisidėti prie organizacijos prekės ženklo ir tapatybės. Naudojant standartizuotą rašytinį ryšį organizacijose yra ir privalumų, ir trūkumų.

Standartizavimas

Rašytinių pranešimų standartizavimas gali būti įvairių formų. Pavyzdžiui, organizacija gali tiesiog paskirti, kad visi įrašai būtų parašyti ant firminio blanko, naudojant tam tikrą formatą. Atskiros organizacijos gali parengti savo rašytinius ryšių standartus, arba jie gali remtis pramonės standartais. Pavyzdžiui, organizacija gali reikalauti, kad darbuotojai laikytųsi tam tikro rašytinio stiliaus vadovo, pvz., „Associate Press“ (AP), kuris yra naudojamas žurnalistikos pramonėje arba „American Psychological Association“ (APA) vadove fiziologinėms profesijoms.

Privalumai

Organizacijos naudojamų rašytinių pranešimų standartizavimas pagerina patikimumą įmonėje, taip pat su klientais ir tiekėjais. Standartizuoti ryšiai yra lengvai atpažįstami. Standartizuoti rašytiniai pranešimai taip pat gali pagerinti tikslumą ir sutaupyti laiko. Standartizuotų ryšių naudojimas taip pat gali padėti išvengti sukčiavimo. Pavyzdžiui, jei klientas įpratęs gauti specialiai suformatuotus el. Laiškus iš savo banko, ji greičiausiai atpažins el. Laišką iš scammerio, kuris apsimeta, kad dirba banke. Tada klientas gali pranešti apie sukčiavimo el. Laišką atitinkamoms institucijoms.

Trūkumai

Nors rašytinių pranešimų standartizavimas gali būti naudingas organizacijai, būtina suprasti, kad yra tam tikrų trūkumų. Pavyzdžiui, organizacija privalo mokyti darbuotojus naudoti priimtiną formatą, kuris kartais gali būti brangus. Galiausiai, labai standūs standartai gali trukdyti darbuotojui visiškai suprasti pranešimą lengvai suprantamu būdu. Griežtas standartizavimas taip pat gali pakenkti kūrybiškumui. Būtina, kad visų lygių vadovai ir darbuotojai suprastų, kada tikslinga nukrypti nuo organizacijos rašytinių ryšių gairių.

Žiniatinklio standartai

Daugelis rašytinių ryšių formų organizacijoje gali baigtis bendrovės interneto svetainėje arba įmonės duomenų bazėje. Būtina standartizuoti tokius rašytinius dokumentus. Standartizuoti dokumentai lengvai suskirstomi į kategorijas ir suskirstomi pagal kompiuterines sistemas, todėl jie lengvai pasiekiami darbuotojams. Be to, paieškos sistemos lengvai suranda ir indeksuoja tinkamai suformatuotus žiniatinklio dokumentus, todėl organizacijos tinklalapiai yra lengviau prieinami investuotojams ir potencialiems klientams.

Rekomenduojama

Kaip padaryti, kad „Powerpoint“ monograma
2019
Kaip užsidirbti pinigų kaip sidabro
2019
Brodvėjaus veikėjų atlyginimų diapazonas
2019