Elektroninių dokumentų valdymo sistemos privalumai

Net 21-ajame amžiuje mažoji įmonė gali išsaugoti didžiąją dalį savo įrašų popieriuje. Atsižvelgiant į didėjantį didelių įmonių duomenų trūkumą, popierius gali atrodyti dar saugesnis. Vis dėlto yra tikri privalumai, kai failai paverčiami skaitmeniniais duomenimis. Naudodami protingas atsargumo priemones, galite sumažinti galimus trūkumus.

„Going Digital“ privalumai

Jei nenorite skirti vietos failų spintoms, elektroninė saugykla yra gera alternatyva. Jūsų nešiojamas kompiuteris arba stalinis kompiuteris gali įrašyti jūsų verslo sandorius, siųsti ir saugoti sąskaitas faktūras ir saugoti savo finansinius įrašus, nepridedant jokių papildomų vietų. Jis gali atlikti jūsų buhalterinę apskaitą, pridedant išlaidas ir pajamas.

Skaitmeninių dokumentų saugojimas kai kuriuose personaluose gali prieiti prie jų, padidina efektyvumą. Pavyzdžiui, tam pačiam projektui paskirti darbuotojai gali susieti, rašyti ar redaguoti dokumentus kartu neturėdami būti tame pačiame kambaryje ar net dirbdami iš namų. Jei nenorite skirti didelių pinigų ar darbuotojų į IT skyrių, „cloud computing“ yra galimybė. Užuot naudoję savo duomenų serverius, mokate kompanijas saugoti savo dokumentus nuotoliniuose serveriuose, prieinamuose internete.

Senasis popierius

Galite išsaugoti visą vietą, kurią šiuo metu skiriate popieriniams failams, nuskaitydami esamus popieriaus įrašus į naują sistemą. Jei jūsų verslas buvo atidarytas pakankamai ilgai, kad sukauptų keletą dokumentų dokumentų rinkinių, tai bus iššūkis. Arba jūsų darbuotojai turės skirti laiko nuskaityti popierių, arba mokate ką nors kitam. Jei užsakote užsakymą, jūs arba darbuotojas turės dar kartą patikrinti, ar nauji nauji elektroniniai dokumentai buvo tinkamai pateikti.

Gali būti paprasčiausia jį sulėtinti, konvertuoti failus, kuriuos žinote, yra svarbūs būsimiems projektams ar susitikimams, o ne skubėti viską paversti. Po to, kai skaitmeninate dokumentus, galite juos sudrėkinti.

Įspėjimas

• Paklauskite savo advokato, jei esate teisiškai įpareigotas saugoti kai kuriuos dokumentus popieriuje. Dauguma valstybių, pavyzdžiui, reikalauja popierinių testamentų ir hipotekos kopijų.

Duomenų apsauga

Prieš pereinant prie elektroninės sistemos, išsiaiškinkite, kaip saugosite duomenis. Net jei saugote jį debesyje, jūsų paslaugų teikėjas gali tikėtis, kad jums reikės daug pastangų dėl duomenų saugumo.

• Šifruokite savo duomenis arba bent jau svarbiausius duomenis.
• Įsitikinkite, kad jūsų tinklas yra saugus, naudodami gerą užkardą ir saugumo programinę įrangą.
• Mokykite savo darbuotojus į pagrindinį IT saugumą, pvz., Nepalikite slaptažodžių užrašyti arba atsakant į „sukčiavimo apsimetant“ el. Laiškus.

• Sumažinkite žmogaus veiksnį. Darbuotojai neturėtų turėti prieigos prie duomenų, kurių jiems nereikia.

Dvi trečdalius duomenų pažeidimų sukelia žmogaus nesėkmė. Jei jūsų žmonės yra gerai apmokyti, tai savaime sumažina elektroninių duomenų saugojimo trūkumus.

Taip pat svarbu kurti atsargines duomenų kopijas. Nesvarbu, ar turite kopijas debesyje ar serveryje, labai svarbu, kad kopijos būtų saugomos, jei jūsų pagrindinė saugojimo sistema bus ištrinta, fiziškai sunaikinta ar sugenda.