„Microsoft Word“ pašto siuntimo funkcijos privalumai

Formos raštai gali supaprastinti pagrindinio pranešimo perdavimą didelei grupei, tačiau jų akivaizdus pritaikymo trūkumas gali sumažinti jų poveikį. „Microsoft Word“ pašto sujungimo ypatybės įjungia formų laiškus į dokumentus, skaitomus kaip individualus korespondencija. Palyginti su atskirų laiškų rengimo procesu, kad būtų galima perduoti vieną informacijos rinkinį daugeliui žmonių, pašto susiliejimas taupo laiką ir pastangas, gamindamas masinius laiškus su etiketėmis ar vokais.

Supaprastinti masiniai pranešimai

Kai būsite atsakingi už rašytinio ar el. Pašto pranešimo siuntimą kiekvienam grupės nariui, galite sukurti šabloninį failą ir redaguoti jį rankiniu būdu, kad pridėtumėte vardus, adresus ir kitas individualias detales. Tačiau laiko ir pastangų, reikalingų kiekvienai raidei sukurti, skaičius gali būti varginantis, ypač didelis sąrašas, su kuriuo dažnai bendraujate. Užuot kreipęsi spausdinti kontaktinę informaciją ir pasveikinimą fotokopuotame laiško laiške, ieškokite „Microsoft Word“ pašto suliejimo galimybių, kad supaprastintumėte vieningo pranešimo siuntimo procesą su tinkinta informacija.

Tipografija, formatavimas ir grafika

Failas, kurį sukuriate kaip pagrindinį pašto suliejimo dokumentą, gali visiškai išnaudoti visas formatavimo funkcijas, kurias reguliariai naudojate „Microsoft Word“. Jums nereikia išmokti naujos programos, kad sukurtumėte struktūrizuotą rinkmeną, kuri yra jūsų projekto pagrindas. Pridėkite lenteles, spausdinimo stilių, spalvų elementus ir grafiką bei kitas eksponatus, sukurtus „Word“ arba dinamiškai susietą su kitomis „Microsoft Office“ programomis. Bet koks stiliaus ar vizualinis elementas, kurį jūs įtraukiate tiesiai į pagrindinį dokumentą, pasirodo kiekviename sujungto rezultato individualizuotame iteracijoje.

Koordinavimas „Microsoft Office“

Sukūrę pagrindinę raidę, pridedate sujungimo laukus, kuriuose nurodoma, kur bus rodoma kiekviena asmeninės informacijos dalis. Šių sujungimo laukų pavadinimai koreliuoja su lauko pavadinimais sąrašo dokumente, kurį sukuriate „Microsoft Excel“, „Microsoft Access“, arba formoje, kuri yra integruota į „Word“ susijungimo procesą. Jei suskirstysite savo šaltinius į mažiausius reikšmingus informacijos vienetus, padidinsite savo įvesties medžiagos lankstumą. Pavyzdžiui, vietoj to, kad būtų sukurtas laukas, kuriame yra visi pavadinimai, suskirstykite pavadinimą į jo sudėtines dalis: mandagumo pavadinimą, pirmąjį, vidurinį ir pavardę. Ši dekonstrukcija leidžia jums susieti mandagumo pavadinimą ir pavardę su sveikinimo laišku, kreiptis į gavėją pirmuoju vardu jūsų uždarymo dalyje ir naudoti pavardę, kad būtų įtrauktas asmens šeimos paminėjimas kitur.

Sąlyginės parinktys

Kartu su kiekvienos dokumento versijos individualizavimu pagal numatomą gavėją, galite padidinti projekto pritaikymo potencialą su sąlyginėmis parinktimis, kurios keičia, kaip el. Pašto sujungimas traktuoja jūsų duomenis, priklausomai nuo kitų jūsų nustatytų sąlygų. Nustatykite lauką, kuris sujungia procesą, kad praleistų įrašą, jei jo duomenų rinkinyje yra skaitinė vertė, kuri nukrenta žemiau tam tikros ribos. Laukas, kuriame vartojama „jei“ išraiška, vertina dvi vertes ir keičia susijungimo procesą pagal jų palyginimo būdą, keisdamas pranešimo dalį pagal tai, ar donorų sąrašo narys prisidėjo daugiau ar mažiau nei konkreti suma. Kai kurie laukų tipai leidžia pridėti papildomą atsakymą, kuris nepaiso bendro pranešimo su konkrečiu. Šios sąlyginės parinktys padidina jungimo proceso lankstumą.