Dokumentų valdymo sistemos privalumai
Atrodo, kad tol, kol yra dokumentų, organizacijos bandė valdyti jų saugojimą ir atgavimą. Pastaraisiais metais kompanijos pakeitė sudėtingą dokumentų pateikimo, saugojimo ir gavimo procesą su aukštųjų technologijų dokumentų valdymo sistemomis. Rinkoje yra daug dokumentų valdymo sistemų, tačiau dauguma jų siūlo panašias funkcijas ir naudą.
Lengva paieška
Dienos, kai popieriaus gabalas paduodamas spintelėje ar sandėliuose, praėjo. Kai dokumentas yra skaitmeninamas naudojant dokumentų valdymo įrankius, jis iškart pasiekiamas visiems, kurie turi teisę jį peržiūrėti. Dokumentų valdymo sistema leidžia vartotojams ieškoti dokumentų pagal pavadinimą, raktinį žodį, turinį ar bet kurį kitą kintamąjį, naudojamą gabalo įrašymui ir sekimui. darbuotojas, turintis kompiuterį, gali tai padaryti per kelias sekundes, kad procesas būtų greitas ir efektyvus.
Patobulintas saugumas
Užtikrinus popierines rinkmenas, kai reikėjo užrakintų rinkmenų spintų, išeities lapų ir saugumo protokolų, kurie buvo tiek laiko, tiek neveiksmingi. Dokumentų valdymo sistemos suteikia organizacijoms galimybę užšifruoti dokumentus ir kiekvienam failui priskirti saugumo lygius. Failai gali būti priskirti tam tikrų departamentų darbuotojams arba konkretiems asmenims. Dokumentų valdymo sistemos seka kiekvieną išieškojimą, pastebėdamos, kas peržiūrėjo turinį ir taikė datą ir laiko spaudą audito tikslais. Ne tik dokumento užtikrinimo procesas yra efektyvesnis, bet ir lengviau bendrovei bei jos darbuotojams.
Saugios atsarginės kopijos
Kai biurą veikia gaisro ar sprogusio vandens vamzdis, tradiciniai popieriniai failai dažnai sugadinami neužtaisius. Net be katastrofos popieriniai dokumentai prarandami, sunaikinami ir netinkamai išdėstomi. Dokumentų valdymo sistemos pašalina riziką prarasti dokumentus, sukuriant atsargines rinkmenas, kurios gali būti įkeltos į ne duomenų centro centrą.
Supaprastintas maršrutizavimas
Dokumentų valdymo sistemos yra elegantiškas būdas perduoti dokumentus atitinkamiems darbuotojams. Darbuotojai vienu metu gali perduoti dokumentus keliems darbuotojams, leidžiantys kiekvienam peržiūrėti, komentuoti ir komentuoti turinį. Vartotojai taip pat gali persiųsti dokumentus asmenims atskirai, su ankstesnių recenzentų komentarais, pridėtais prie bylos, kad patvirtintų arba peržiūrėtų vyresniąją vadovybę.