Biudžeto ir išlaidų sistemos
Sistema, kurią naudojate kurdami biudžetą, leidžia jums prognozuoti, kiek pinigų jūs ketinate išleisti konkrečiose verslo veiklos srityse. Kadangi jūsų biudžeto sąmatos ne visada yra tikslios ir dėl to, kad jūsų įmonės padėtis gali pasikeisti nuo jūsų sąmatų skaičiavimo iki išlaidų atsiradimo, jūsų išlaidos daugeliu atveju skirsis nuo jūsų biudžete numatytų sumų. Išlaidų kontrolės sistema riboja skirtumus ir reikalauja leidimo, paaiškindama didelių neatitikimų priežastis.
Išlaidų suskirstymas
Nors jūsų biudžetas turi bendrą sumą, išlaidas reikia suskirstyti į atskirus tipus ir elementus, kad būtų galima stebėti išlaidas. Pradėkite nustatyti išlaidų kategorijas, pvz., Reklamą, atlyginimus, išmokas ir gamybą. Išskaidykite išlaidas, susijusias su pagrindinių tiekėjų sutartimis ir panašiomis savybėmis. Pavyzdžiui, reklamos išlaidos gali apimti radijo skelbimų, spausdinimo skelbimų ir skrajutių bei jūsų viešųjų ryšių įmonės išlaidas. Jei naudojate biudžetui skirtą programinę įrangą, jūsų sistemoje paprastai yra sistema, kurioje galite nustatyti išlaidų grupes ir išlaidų elementus. Jei naudojate popierinę sistemą arba bendrąją programinę įrangą, pvz., Skaičiuokles, galite patys nustatyti išlaidų elementus.
Biudžeto parengimas
Kai nustatysite atskirus savo biudžeto išlaidų elementus, galite užpildyti išlaidų sąmatą, sudarančią bendrą sumą. Ankstesnių biudžetinių laikotarpių skaičiai yra šių įvertinimų pradžios taškas. Jūsų biudžeto sistema turi ankstesnių įrašų. Galite patikrinti, kas pasikeitė, ir atitinkamai sureguliuoti ankstesnių laikotarpių numerius. Naujų biudžeto straipsnių, kuriuose nėra ankstesnių įrašų, atveju galite naudoti panašių išlaidų tipus, standartines sumas iš pramonės leidinių arba kainas, kurias gaunate iš tiekėjų.
Išlaidų ataskaitos
Norėdami efektyviai stebėti išlaidas, jūsų išlaidų sistema turi surinkti išlaidų ataskaitas, atitinkančias jūsų biudžeto elementus. Biudžeto sistemoje paprastai yra išlaidų kategorijų ir išlaidų elementų kodai. Pavyzdžiui, gamyba gali būti kodas 5000, o darbo jėga yra kodas 5100, o surinkimo linijos darbas - 5120. Nustatykite išlaidų sistemą, kad būtų galima stebėti biudžete numatytas išlaidas pagal tuos pačius kodus. Pavyzdžiui, kai atlyginimai mokami už surinkimo linijos darbą, išlaidų sistema renka visas išlaidas pagal 5120 kodą.
Stebėti faktines išlaidas
Kontrolė, užtikrinanti, kad viršijate biudžete numatytas išlaidas su specialiu leidimu, reikalingas tiek biudžeto, tiek išlaidų sistemų indėlis. Veiksmingas stebėjimo išlaidų metodas yra sukurti biudžeto ir faktinių išlaidų stulpelius ir juos reguliariai atnaujinti. Biudžeto išlaidų skiltis išlieka ta pati, o jūsų faktinių išlaidų stulpelis ir toliau keičiasi. Du papildomi stulpeliai jūsų sistemoje gali stebėti praėjusio biudžeto laikotarpio procentą ir išleisto biudžeto procentinę dalį. Nors jūsų biudžeto ir faktinių išlaidų stulpeliuose pateikiami doleriai, procentinės stulpeliai leidžia jums trumpai matyti, ar esate viršijant biudžetą.