Verslo etiketas, skirtas faksogramų viršelio raidėms
Fakso aparatai yra naudingi teikiant dokumentus, teikiant reikalingą informaciją ir dalijantis duomenimis. Kai siunčiate faksogramą, gavėjas gauna to paties dokumento kopiją, kad būtų lengviau dalytis informacija ir bendradarbiauti projektuose. Tačiau yra keletas etiketo punktų, į kuriuos reikia nepamiršti siunčiant faksogramą. Faksai laikomi verslo ryšiais ir jiems taikomos tos pačios taisyklės kaip ir laiškai, atmintinės ir kita oficiali korespondencija.
Privatumo pranešimas
Fakso viršelio apačioje esantis privatumo įspėjimas yra labai svarbus pramonės šakoms, kurios tvarko jautrius medicininius, asmeninius ar finansinius duomenis. Tačiau šis privatumo įspėjimas yra protinga idėja visoms įmonėms. Pranešime apie privatumą paprastai nurodoma, kad fakso turinys yra skirtas tik gavėjui ir kad bet kokia neteisėta šios informacijos naudojimas ar atskleidimas yra draudžiamas. Kai kuriuose fakso viršelio lapuose taip pat yra pranešimas nenumatytiems adresatams, kurie prašo susisiekti su siuntėju, jei jie gauna klaidą.
Puslapių skaičius
Fakso aparatai yra patogūs, tačiau jiems taip pat taikomi gedimai, tokie patys kaip ir bet kuri kita verslo įranga. Viena iš dažniausiai pasitaikančių problemų, su kuriomis susiduria fakso aparatai, yra tai, kad puslapiai gali sulipti, kai jie perkeliami per tiektuvą. Tokiu atveju gavėjas niekada negali žinoti, kad nebuvo gautas teisingas puslapių skaičius. Užpildydami fakso laiško laišką, labai svarbu išvardyti siunčiamų puslapių skaičių. Tai suteikia gavėjui galvos, kad būtų galima suskaičiuoti puslapius ir pranešti, jei jų nėra. Skaičiuokite puslapių lapą skaičiuojant puslapių skaičių, todėl, jei siunčiate penkių puslapių faksogramą, turėtumėte išvardyti šešis puslapius.
Išvalyti instrukcijas
Jei tikitės, kad faksogramos gavėjas priims ar atliktų kitą veiksmą, gausite tai aiškiai nurodyti fakso viršelyje. Fakso viršelio lapuose paprastai yra pastabų sekcija arba tuščia sritis, kurioje pateikiamos tolesnės instrukcijos. Įveskite arba atsispausdinkite instrukcijas aiškiai ir nurodykite telefono numerį arba el. Pašto adresą, kur gavėjas gali su jumis susisiekti.
Įmonės pavadinimas
Fakso viršelio lape turi būti įmonės pavadinimas viršuje. Jei įmonė naudoja logotipą, ji taip pat turėtų būti aiškiai matoma. Asmuo, gaunantis faksogramą, turėtų galėti trumpai pasakyti, kuri įmonė ją išsiuntė. Fakso siuntėjas taip pat turėtų nurodyti visą savo vardą ir telefono numerį, kad gavėjas tiksliai žinotų, su kuo susisiekti su klausimais ar problemomis.