Kaip elgtis su grupe el

Norint kreiptis į žmonių grupę el. Paštu, reikia šiek tiek iš anksto planuoti. Kaip mažos įmonės savininkas, turite apsvarstyti savo gavėjų privatumą, komercinius elektroninius laiškus reglamentuojančius įstatymus, reikalingus etiketus, kiek jie yra adresuoti, ir kaip rašote jiems. Jei planuojate siųsti būsimus el. Laiškus į tą pačią grupę, daugelyje klientų, pvz., „Microsoft Outlook“, galite nustatyti grupių sąrašą, kad galėtumėte jį naudoti kaip platinimo sąrašą.

Į, CC ​​arba BCC

1.

Įsivaizduokite, kad esate kambaryje su visais, kurie gaus jūsų grupės el. Laišką. Apsvarstykite jų ryšį su jumis, vienas kitą ir jų pozicijas siunčiamoje informacijoje.

2.

Įdėkite savo vardą laukelyje „Į“ ir įrašykite grupės narių pavadinimus į „BCC“ („Blind Carbon Copy“) lauką, jei šie asmenys jau nėra susipažinę. Visa informacija, įvesta į BCC lauką, yra slopinama, todėl niekas nematys jokių vardų ar el. Pašto adresų, išskyrus jūsų. Tai tikslinga, pavyzdžiui, jei siunčiate el. Laišką visiems savo klientams. Atminkite, kad privatumas skatina visus kitus elektroninio pašto etiketus.

3.

Lauke „To“ įterpkite visų asmenų, su kuriais tiesiogiai kreipiatės, pavadinimus. Tai yra tinkama, pavyzdžiui, jei siunčiate pranešimą visiems savo darbuotojams apie darbo valandų pasikeitimą. Žiūrint jų vardus laukelyje „To“, šie darbuotojai praneša, kad el. Laiškas yra skirtas kiekvienam iš jų.

4.

Įrašykite asmenis, kurie nėra tiesiogiai įtraukti į jūsų pranešimą, bet kurie turėtų būti informuojami apie „CC“ lauką. Pvz., Jei siunčiate pranešimą klientui ir norite, kad pardavimų atstovas būtų laikomas kilpoje, į lauką „CC“ įterpkite pardavimo atstovo vardą.

5.

Naudokite „BCC“ lauką savo nuožiūra, kai į „To“ arba „CC“ laukus įtraukėte kitus. Tai gali būti tinkama, pavyzdžiui, jei siunčiate pranešimą klientui, o tiekėjas ar verslo partneris paprašė, kad klientas nežinotų.

Adresatų adresavimas

1.

Pirmoje el. Pašto eilutėje naudokite bendrąjį sveikinimą, pvz., „Sveikinimai“ arba „gera diena“, kai kreipiatės į kelis gavėjus. Jei visi gavėjai turi tokį patį ryšį su jumis, kreipkitės į juos vienodai - pvz., „Gerbiami klientai“ arba „Dėmesio darbuotojai“. Tai svarbu gavėjams, kad tai yra grupinis pranešimas, siunčiamas keliems asmenims.

2.

Nurodykite asmenį lauke „To“ (vardas), jei šioje srityje yra tik vienas asmuo, o kiti siunčia anglies kopijas. Tai informuoja asmenį, kad el. Laiškas yra skirtas jai, o visi kiti žinos, kad jie gauna anglies kopijas.

3.

Parašykite pranešimą tokiam asmeniui ar žmonėms, kuriems jis skirtas, kaip ir kalbėdamas su jais viešai priešais kitus.

4.

Parašykite el. Paštą, kaip paprastai norėtumėte bendrauti tarp tarnybų. Jei kuris nors gavėjas yra ne jūsų darbo vietoje, naudokite visą savo vardą ir įmonės pavadinimą, taip pat savo adresą ir telefono numerį. Atminkite, kad „CAN-SPAM“ aktas taikomas visiems komerciniams el. Laiškams, siunčiamiems už jūsų verslo ribų.

Kontaktų grupės sukūrimas „Microsoft Outlook“

1.

Paleiskite „Microsoft Outlook“ ir „Pagrindinis“ skirtuko „Pagrindinis“ skiltyje pasirinkite „Nauja kontaktų grupė“.

2.

Lauke „Vardas“ įveskite grupės pavadinimą. Pasirinkite „Pridėti narius“ iš „Narių“ grupės „Kontaktų grupės“ skirtuko lape.

3.

Pasirinkite „Iš„ Outlook kontaktų “, „ Iš adresų knygos “arba„ Naujo el. Jei norite pridėti naują el. Pašto adresatą, galite įvesti informaciją dialogo lange „Pridėti naują narį“. Kitiems metodams tiesiog pasirinkite vardus iš sąrašo.

4.

Įveskite grupės pavadinimą el. Laiško laukelyje „To“, „CC“ arba „BCC“.

Įspėjimas

  • Naudojant „BCC“ lauką slaptai informuoti kitus apie konfidencialius ar asmeninius el. Laiškus, gali būti pakenkta jūsų reputacijai. Atminkite, kad nėra nieko, kas leistų BCC gavėjui naudoti mygtuką „Atsakyti visiems“, netgi atsitiktinai, o tai padarys šio asmens buvimą žinomą kitiems gavėjams.

Rekomenduojama