Kaip organizuoti verslo susitikimą
Susitikimai suteikia jums ir jūsų kolegoms galimybę sutvirtinti darbo santykius, keistis idėjomis ir spręsti problemas. Tačiau susitikimo nustatymas ne visada yra taip paprasta, kaip el. Laiško siuntimas su prašymu susitikti. Užkulisiuose atsitinka logistika, užtikrinanti, kad žmonės pasirodytų reikiamoje vietoje, laiku ir teisingai.
Atskleisti tikslą
Pirmas dalykas, kurį reikia apsvarstyti rengiant verslo susitikimą, yra, kodėl jis turi įvykti. Kai kuriuose susitikimuose pagrindinis dėmesys skiriamas komandos kūrimui ir jūsų įmonės tapimui patrauklesne vieta. Kiti remia ilgalaikių projektų planavimą ar įgyvendinimą, arba nutraukia reklamos naujienas. Neformalūs, trumpesni arba mažiau dalyvių susirinkimai yra mažiau linkę reikalauti darbotvarkės. Kai jums reikia darbotvarkės, įtraukite susitikimo pavadinimą, datą, dalyvius ir bendrą tikslą dokumento viršuje. Vadovaukitės pagrindinėmis diskusijų temomis, įskaitant įvedimus ir tolesnius veiksmus, jei reikia.
Nustatykite dalyvius
Pasirinkite susitikimui dalyvius, kurie yra artimiausioje linijoje, kai kalbama apie informaciją, kuri turi būti perduodama, arba sprendimus, kurie turi būti priimti. Kas yra kviestiniai, yra techninių aspektų, tačiau taip pat yra „skonio“, kurį norite sukurti. Idealiu atveju susitikimo dalyviai nori mokytis ir dalintis - pagarbiai suteikdami tiek daug idėjų, kiek jie imasi. Asmenys, kurie priima svarbiausius sprendimus, turėtų būti imlūs visai informacijai ir nori investuoti į geriausius galimus rezultatus. Venkite daugiau kaip aštuonių dalyvių, kad išlaikytumėte gerą srautą ir struktūrą. Moderatorius padeda palaikyti jūsų susitikimą.
Ieškokite patogios vietos
Pasirinkite tikslią susitikimo vietą ir dalyvių skaičių. Laikykite komandinį susitikimą didelėje atviroje erdvėje, palaikančioje pertraukų grupes ar net fizines veiklas. Konferencijų salė bendrame aukšte, kuriame yra nešiojamųjų kompiuterių papildiniai arba galbūt interaktyvi lenta, gali būti ideali vieta. Diskusijos apie skatinimą gali vykti privačiame biure, kuris žada keletą pertraukų. Dėl bendrų erdvių iš anksto rezervuokite. Konferenciniams skambučiams reikia rinkimo linijų ir slaptažodžių. Svetainių talpinimas, dažnai derinamas su telefono ryšiu, turi savo protokolus, įskaitant susitikimų erdvę ir slaptažodžius.
Rasti laiką
Suplanuokite susitikimo laiką, kuris yra patogus visiems dalyviams. Naudokite elektroninius kalendorius bendrovės tinkle, kad nustatytumėte galimas laiko tarpsnius. Tačiau niekada savavališkai neplanuokite susitikimo su šiomis priemonėmis; patvirtinkite, kurie variantai geriausiai tinka kiekvienam asmeniui. El. Pašto programos, pvz., „Google“ ir „Microsoft Outlook“, leidžia siųsti susitikimo kvietimus, kuriuos kiti gali priimti arba atmesti. Taip pat galite naudoti tradicinius el. Laiškus, siunčiant grupinį pranešimą su ne mažiau kaip trimis perspektyviais laikais. Paprašykite kitų atsakyti su galimybėmis, kurios neveikia, kad pasiektų tokius laikus.