Kaip priskirti sąskaitos faktūros numerius
Išskaičiuojant mokėtiną sumą, sąskaitos faktūros numeris yra antras svarbiausias jūsų sąskaitos faktūros numeris. Sistemingai priskyrus unikalią numerį kiekvienai sąskaitai, jums bus suteiktas identifikatorius. Naudokite šį identifikatorių, norėdami surasti sąskaitą faktūrą kompiuteryje, kai klientas skambina sąskaitos faktūros klausimu arba failuose suranda fizinę sąskaitos faktūros kopiją. Struktūruokite savo sąskaitos numerį bet kokiu būdu, kuris geriausiai atitinka jūsų poreikius, jei baigsite numerį su skiriamuoju nuosekliu identifikatoriumi.
Eilės
Dauguma verslo apskaitos programinės įrangos pagal nutylėjimą naudoja nuoseklų numerių numeravimą. Eilės sąskaitos faktūros numeravimas yra pagrindas sukurti išskirtinius sąskaitos faktūros numerius. Sąskaitos faktūros numeravimas prasideda skaičiumi „1“, nebent jūs jį pakeisite. Pavyzdžiui, jei pageidaujate penkių skaitmenų sąskaitos numerio, galite pakeisti „1“ numeriu „10 000“. Programinė įranga automatiškai priskirs kitą sąskaitos numerį „10 001“. Be to, jei bandysite įvesti sąskaitą faktūrą su dvigubu sąskaitos faktūros numeriu, dauguma programinės įrangos jus įspės. Jei norite rankiniu būdu sukurti nuoseklią sąskaitos faktūros numeraciją, naudokite eilės numerių sąrašą. Kai naudojate numerį, užrašykite kliento, kuriam priskyrėte sąskaitos faktūros numerį ir sąskaitos faktūros sumą, pavadinimą.
Chronologiškai
Priskirkite sąskaitų numerius chronologine tvarka. Pavyzdžiui, 2017 m. Birželio 30 d., Kaip ir 20170630-4072-00, formatuokite sąskaitos faktūros numerį, gautą sąskaitoje faktūroje už kliento numerį. Pirmoji skaičių serija yra data, antroji skaitmenų serija yra kliento numeris, o trečioji skaitmenų serija - tai eilinis unikalus sąskaitos faktūros identifikatorius. Jei tą dieną klientui sukuriate antrą sąskaitą faktūrą, sąskaitos faktūros numeris bus 20170630-4072-01. Naudokite bet kurį pasirinktą datos formatą. Alternatyvūs datų formatai yra 06302017, 120630 ir 063012.
Kliento numeris
Pradėkite sąskaitos faktūros numerius su kliento numeriu, kad suteiktumėte antrinį būdą, kaip identifikuoti sąskaitą faktūrą, priklausančią konkrečiam klientui, žiūrint tik į sąskaitos faktūros numerį. Šis metodas yra panašus į chronologinį numeravimo metodą. Sąskaitos numeravimo sistema, kuri remiasi klientų numeriu, prasidės tuo numeriu. Du kliento 4072 pavyzdžiai yra 4072-06302017-01 (kliento numeris, data, eilės numeris) ir 4072-0001 (kliento numeris, eilės numeris). Jei nenaudojate datos, naudokite daugiau skaitmenų savo eilės numeriui, kad greitai nepasibaigtų unikalūs eilės numeriai.
Projekto numeris
Jei norite, kad būtų galima identifikuoti projektą, naudokite projekto numerį kaip sąskaitos faktūros numerį, žiūrėdami sąskaitos faktūros numerį. Šis sąskaitos faktūros numeravimo metodas yra naudingas statybos bendrovėms ir kitoms įmonėms, kurios priima projektus, tokiais atvejais projekto numeris yra vienas iš svarbiausių numerių. Pradėkite sąskaitos faktūros numerį su unikaliu projekto kodu ir datą. Projekto sąskaitų numerių pavyzdžiai apima 4072-STUC5012-01 (klientas, projektas, nuoseklus) ir STUC5012-4072-01 (projektas, klientas, nuoseklus).