Kaip patikrinti verslo telefono naudojimą
Valdydami savo verslo ryšių išlaidas, sutaupote pinigų, kurie gali būti naudojami operacijoms, rinkodarai ar gamybai finansuoti. Verslo telefonai yra svarbios priemonės darbuotojams, bet kai darbuotojai susieja asmeninį telefono naudojimą su verslo tikslais, jūsų telefono sąskaitos gali didėti. Dažnas verslo telefono naudojimo auditas gali padėti jums atrasti neteisėtą naudojimą ir susigrąžinti išlaidas, kurias jūsų verslui gali tekti be reikalo įsisavinti.
Paruošimas
1.
Sukurkite skaičiuoklę arba duomenų bazę, kurioje yra kompanija, pagrindiniai kontaktiniai ir kontaktiniai telefono numeriai kiekvienam jūsų įmonės klientui ar klientui. Jei klientas turi kelis kontaktinius taškus, duomenų bazėje arba skaičiuoklėje įveskite kiekvieno numerio numerį.
2.
Pridėkite verslo mobiliųjų telefonų numerius, jei jūsų dabartiniai klientai juos naudoja verslo sandoriams. Jei dar neturite šios informacijos, paprašykite jo iš esamų klientų.
3.
Rūšiuokite duomenis pagal telefono numerį, kad galėtumėte greitai juos peržiūrėti ir išspausdinti. Jūsų surūšiuotame sąraše taip pat turėtų būti nurodytas įmonės ir individualus kontaktinis vardas. Tačiau vargu ar jums reikės šios informacijos, nebent jums būtų sunku prisijungti prie nepažįstamų numerių teisingam klientui.
Auditas
1.
Kiekvienam darbuotojui suteikite telefono žurnalą, skirtą įrašyti verslo telefono naudojimą. Reikalauti, kad kiekvienas asmuo, naudojantis jūsų telefoną, registruotų kiekvieno skambučio datą, įmonę, asmenį, su kuriuo buvo susisiekta, ir pokalbio tikslą.
2.
Priskirkite vieną asmenį, kad kas mėnesį patikrintumėte savo telefono sąskaitas. Pirmiausia paprašykite jį palyginti su jūsų klientų duomenų baze. Pažymėkite visus numerius, kurie neatitinka esamų klientų duomenų.
3.
Palyginkite pažymėtus numerius su darbuotojų skambučių žurnalais, kad nustatytumėte ir patvirtintumėte naujus verslo ar paieškos kontaktus. Perduokite šiuos numerius į įgaliotą skambučių sąrašą ir į savo kliento kontaktinę duomenų bazę arba skaičiuoklę, jei tikitės, kad juos vėl matysite.
4.
Tyrimų numeriai, kurių negalite atsekti bet kokiems kliento duomenims ar darbuotojo skambučių žurnale atvirkštiniame kataloge. Jei reikia, paskambinkite į šiuos numerius, kad nustatytumėte, kuris numeris yra.
5.
Sukurkite bet kokių pažymėtų skambučių žurnalą, kurio negalite atsekti ir aptarti su savo telefono kompanija, kad įsitikintumėte, jog jie buvo sudaryti iš jūsų telefonų. Jei radote atsiskaitymo klaidų, paprašykite koregavimo iš telefono įmonės.
Reikalingi dalykai
- Skaičiuoklė arba duomenų bazė
- Telefono žurnalai
- Klientų ir perspektyvų kontaktų sąrašai
Patarimai
- Kiekvienos dienos pabaigoje surinkite kiekvieno naudotojo žurnalus. Jei norite greičiau ieškoti, elektroninis prisijungimas prie tinklo padės greičiau ieškoti numerių, bet gali užkrauti jūsų darbuotojus.
- Jūsų mėnesio telefono sąskaitos elektroninės kopijos pagreitins jūsų audito procesą. Nuskaitykite popierines telefono sąskaitas, kad sukurtumėte paieškos skaitmeninę kopiją, jei jūsų telefono kompanija nepateikia elektroninės atsiskaitymo parinkties.
- Jūsų telefono paslaugų teikėjas gali suteikti jums individualius vartotojo kodus kiekvienam darbuotojui įvesti prieš skambinant. Atsiskaitymo kodai yra naudingi vietinio ir tolimojo skambučio audito metu ir pašalinti kasdienio darbuotojų telefono žurnalų poreikį.
Įspėjimai
- Jei savo darbuotojams teikiate mobiliuosius telefonus arba atlyginate juos už asmeninį mobilųjį telefoną, į savo įprastinius auditus įtraukite mobiliųjų telefonų sąskaitas.
- Nenustatytiems skambučiams, kurie nėra atsiskaitymo klaidos, nebent galite patikrinti, kuris darbuotojas įdėjo skambučius, sukurti draudžiamą ne verslo naudojimo telefono numerio sąrašą ir platinti jį darbuotojams.