Kaip biudžeto valdymo sistema

Įmonės ir vyriausybinės įstaigos naudoja dokumentų valdymo sistemas, leidžiančias jiems stebėti, kur jie yra pateikę popierines kopijas; stebėti senų popierinių dokumentų konvertavimą į skaitmenines kopijas; ir saugoti bei rasti oficialius el. laiškus, PDF failus ar galios taškų pristatymus. Pavedimas į savo biuro dokumentų srautą duos pastangų ir pinigų; iki minimumo sumažinti pinigų ir laiko sumą, išsiaiškinkite savo prioritetus ir poreikius prieš diegdami sistemą, tada parengite biudžetą po to, kai žinosite, ko jums reikės.

Sistemos planavimas

1.

Nustatykite savo prioritetus. Knygoje „Statybos bylinėjimas“ nurodomi pagrindiniai dokumento valdymo sistemos tikslai - padėti jums greitai rasti informaciją, identifikuoti atitinkamus dokumentus konkrečiam projektui ir gauti jiems reikalingus dokumentus. „Microsoft Technet“ sako, kad norint sukurti gerą sistemą, reikia žinoti, kokie dokumentai yra jūsų kompanijos, kokie duomenys turi būti pateikti apie kiekvieną dokumentą, kur saugoti dokumentus kiekviename gyvenimo ciklo etape, kuriam reikia prieigos prie dokumentai, kaip jie tvarkomi organizacijoje ir kokie yra teisiniai ir įmonės reikalavimai, susiję su duomenų saugojimu.

2.

Suplanuokite savo sistemą pagal savo prioritetus. Nuspręskite, kaip jūs ir jūsų įmonė norite organizuoti dokumentus, kaip informacija bus dalijama ir perkeliama iš vienos organizacijos dalies į kitą, kokie dokumentai turėtų būti saugomi ir kurie gali būti ištrinami ir kaip kontroliuoti prieigą prie dokumentų, kurie neturėtų būti bendrinami su visais.

3.

Pasikalbėkite su žmonėmis, kurie faktiškai tvarko dokumentus. Sužinokite, ar tai, ką galvojate, bus jiems naudinga. Jei jie turi prieštaravimų, nuspręskite, ar prieštaravimai yra pagrįsti, ar tiesiog trūksta susidomėjimo pokyčiais. Jei matote galiojančias problemas, suraskite būdą, kaip jas išspręsti.

Sistemos biudžeto sudarymas

1.

Įvertinkite senų dokumentų konvertavimo į elektroninę formą pradžios išlaidas. Be naujų kompiuterinių įrenginių, kurių jums gali prireikti, senų dokumentų skenavimas į elektroninę formą užims laiko ir darbo jėgos, kaip nurodo „Construction Litigation“ autoriai.

2.

Kaina darbo valandos, susijusios su medžiagos tvarkymo popieriuje. Pradinės išlaidos yra didesnės konvertuojant popierinius failus į kompiuterį, tačiau dokumentų paieška, rūšiavimas ir analizė rankiniu būdu kainuoja daugiau darbo, nei atliekant tuos pačius uždavinius kompiuteryje.

3.

Sudarykite biudžetą, kuris padengia pradines išlaidas ir veiklos išlaidas. Jei turite biudžeto ribą ir viršijate, žiūrėkite, ar yra vietų, kuriose galite sumažinti išlaidas, neprarandant funkcijos.

Reikalingi dalykai

  • Failai
  • Dokumentai
  • Elektroniniai dokumentai
  • Kompiuterio sistema

Patarimas

  • „Statybos bylinėjimosi“ autoriai sako, kad fizinis ir elektroninis dokumentų tvarkymas ne visada yra toks pat, kaip tvarkant dokumentus dokumentuose. Veiksminga sistema ne tik padeda žmonėms rasti vieną dokumentą tarp tūkstančių, bet ir padeda jiems rasti informaciją, nepriklausomai nuo to, kuris dokumentas yra.

Įspėjimas

  • Paruoškite klaidas, pvz., Suklastotus dokumentus ar kopijas, kurių trūksta. Turite tokių klaidų nustatymo planą, nes anksčiau ar vėliau jie bus įvykdyti.

Rekomenduojama

Kaip taikyti konfliktų sprendimo įgūdžius darbo vietoje
2019
SSGG analizės privalumai strateginiame plane
2019
Kaip gauti licenciją parduoti „Disney“ simbolius ir produktus
2019