Kaip padaryti atmintinę projektui

Atmintinė yra trumpas, informacinis verslo dokumentas, kurį bendrai skelbiate kolegoms, vadovams ar savininkams įmonėje, skelbiančioje pasiūlymą, artėjantį posėdį arba dabartinės procedūros pakeitimus. Projekto memorandumas gali būti naudojamas įvairiems projekto etapams, įskaitant planavimą ir įgyvendinimą, arba su projektu susijusiems duomenims pateikti. Ruošdami atmintinę, turite laikytis standartinio verslo formato, naudojamo specialiai atmintims. Jei jūsų atmintyje yra keli puslapiai, suspauskite puslapius kartu, o ne naudokite popieriaus spaustukus ar pakaitinius popieriaus tvirtinimo elementus.

1.

Įrašykite „Memo“ arba „Memorandum“ kairiajame atmintinės puslapio kampe. Naudokite paryškintą šriftą.

2.

Paruoškite atmintinės informacijos skyrių. Tinkamas atmintinės formatas yra keturių tipų informacija antraštės skyriuje. Įrašę kiekvieno tipo informacijos pavadinimą, įtraukite dvitaškį ir paspauskite „Enter“ mygtuką. Kiekvienai informacijos rūšiai naudokite vieną eilutę. Keturių tipų informacijos pavadinimai apima datą, temą, į ir iš. „Temos“ pavadinimas naudojamas norint pateikti trumpą pavadinimą savo projekto atmintyje, panašų į el. Naudokite skiltį „Į“, kad adresatą atsiųstumėte asmeniui ar žmonių grupei. Pavyzdžiui, jei siunčiate pranešimą projekto valdymo skyriui, eilutėje „Į“ įrašykite „Projektų valdymas“. Jūs neturite atskirai išvardyti kiekvieno asmens, kai kreipiatės į grupę. Skiltyje „Nuo“ visada turi būti jūsų vardas, kai autorius rašo atmintinę.

3.

Parengti atmintinės įvedimą. Supažindinkite projektą su savo memo auditorija per kelis sakinius. Šiame skyriuje nepateikite ilgos foninės informacijos ar statistikos, tačiau pateikite pakankamai pagrindinės informacijos, kad auditorija suprastų atmintinės ir projekto tikslą.

4.

Paruoškite skyrių „Pagrindiniai taškai“. Šis skyrius skiriasi priklausomai nuo sukurto projekto atmintinės tipo. Pvz., Jei skelbiate pranešimą, kad paskelbtumėte susitikimą ir pateiktumėte tolesnius projekto aspektus, naudokite šį skyrių, kuriame apibūdinate susitikimo datą, laiką ir vietą. Jei platinate atmintinę, kad būtų apibūdinti projekto pakeitimai, išvardykite pagrindinius šio skirsnio pakeitimus. Šio skyriaus tikslas - pabrėžti svarbius pranešimo punktus. Taškai turėtų būti įrašyti į taškų formatą, kiekviename taške turi būti ne daugiau kaip du sakiniai.

5.

Paruoškite paskutinę atmintinės dalį. Paskutinė projekto atmintinės dalis taip pat skiriasi priklausomai nuo memo tikslo. Pvz., Jei skelbiate atmintinę pradiniame projekto etape, šis skyrius gali būti „Analizės“ skyrius, kuriame aprašomi moksliniai tyrimai ir duomenys, kurie palaiko projekto naudingumą ar sėkmę. Jei kviečiate žmonių grupę į susitikimą, naudokite šį skyrių, kad pateiktumėte papildomos informacijos, kurios nėra skyriuje „Pagrindiniai taškai“.