Kaip nustatyti grynųjų pinigų čekių vidaus kontrolės trūkumus
Stipri vidaus kontrolė yra labai svarbi siekiant sumažinti riziką, kurią įmonė patirs dėl sukčiavimo, atliekų ir piktnaudžiavimo darbo vietoje. Vidaus kontrolės trūkumai atskleidžia verslui bet kokią prevencinę riziką. 323.01 standarto audito standarte medžiagų kontrolės trūkumai apibrėžiami kaip vidaus kontrolė, kuri nesumažina šios rizikos iki tokio lygio, kad juos galėtų lengvai nustatyti darbuotojai, atliekantys kasdienes užduotis. Nors bet koks vidaus kontrolės trūkumas yra reikšmingas ir turėtų būti ištaisytas, vidaus kontrolės trūkumai grynųjų pinigų įplaukose yra ypač sunkūs.
Įvertinkite grynųjų pinigų tvarkymo politiką ir procedūras
Įvertinkite kasdienines darbo procedūras
Įvertinkite kasdienines darbo procedūras, kad išsiaiškintumėte, ar įmonė turi aiškiai apibrėžtas procedūras, pvz., Aiškiai atskirti grynųjų pinigų tvarkymo pareigas. Nepakanka tiesiog sukurti bendrą grynųjų pinigų tvarkymo politiką, net jei skelbiate ir platinate kopiją kiekvienam darbuotojui.
Tinkamos grynųjų pinigų tvarkymo procedūros gali apimti vieno darbuotojo paskyrimą kasdieniniam bankui deponuoti arba patvirtinti sąskaitas už apmokėjimą ir kitą suderinti mėnesio pabaigos ataskaitas arba rašymo mokėjimus. Pažiūrėkite, ar dokumentai, pvz., Kvitus, blankų čekius ir pirkimo užsakymus, yra iš anksto sunumeruoti ir tinkama tvarka.
Peržiūrėkite priežiūros kontrolę
Apžvelgti rankines ir elektronines priežiūros kontrolės priemones, skirtas apsaugoti finansinę informaciją ir padėti išlaikyti grynųjų pinigų įplaukų ir išmokų duomenų tikslumą ir vientisumą. Pažiūrėkite, kas yra įgaliotas atlikti išmokas iš smulkių grynųjų pinigų ir ar išmokėjimo lapeliai taip pat reikalauja departamento vadovo parašo.
Kompiuterių apskaitos programų leidimai turėtų suteikti prieigą vartotojams pagal pareigas, kurias turi atlikti vartotojas. Programos, leidžiančios neribotai naudotis kiekvienu, kuriam reikia grynųjų pinigų gavimo, arba nereikalaujama, kad vartotojas įvestų identifikavimo kodą, yra silpnos vidaus kontrolės nuorodos.
Ieškokite pagalbinių dokumentų reikalavimų
Patikrinkite, ar piniginių įplaukų ir išmokų kontrolė apima reikalaujamą dokumentaciją. Patvirtinamuose dokumentuose gali būti pirkimo užsakymų, sąskaitų faktūrų ar kvito kopijos. Kiekvienas darbas tikrina grynųjų pinigų operacijų vientisumą. Be patvirtinamųjų dokumentų, gali būti sunku patikrinti, ar grynųjų pinigų operacijos teisingai suskirstytos į kategorijas, o įvestos sumos yra teisingos. Taip pat svarbu ir tai, kad dokumentai gali padėti užtikrinti, kad vėlesnės dienos operacijos nebus pakeistos.
Peržiūrėkite su pinigais susijusių duomenų apsaugos veiksmus
Pereikite prie fizinių ir elektroninių su pinigais susijusių duomenų užtikrinimo veiksmų. Finansinių dokumentų, tuščių čekių ir diskų, kuriuose yra kompiuterio atsarginių duomenų, kurie nėra saugomi ribotoje prieigoje, saugios ir atsparios ugniai, popierinės kopijos yra silpnos vidaus saugumo kontrolės įrodymai. Elektroninėje pusėje akivaizdaus silpnumo rodikliai yra tai, kad trūksta stiprios kompiuterio slaptažodžių politikos, kuri nustato standartus, skirtus kurti ir periodiškai keisti slaptažodžius, arba trūksta politikos, pagal kurią darbuotojai turėtų užrakinti kompiuterius, kai jie yra ne darbo vietoje.