Kaip padidinti pokalbius susitikimuose
Efektyvūs susitikimai apima visų dalyvaujančių asmenų dalyvavimą, tačiau dalyvių pasisakymas ir dalijimasis savo idėjomis reikalauja visapusiškų metodų, užtikrinančių, kad kiekvienas žmogus turi galimybę būti išklausytam. Patyręs susitikimų organizatorius leidžia dalyviams dalyvauti, sodinti sėklą iki sesijos pradžios netgi skatinant atsitiktinę dalyvių sąveiką ir iš anksto platinant darbotvarkę. Šiame procese taip pat gali būti naudojamasi pasitelkiantį susitikimą.
Pasirengimas prieš susitikimą
Susitikime galite sulaužyti ledą, suteikdami dalyviams galimybę susitikti ir pasveikinti vienas kitą prieš kelias minutes iki susitikimo pradžios. Pavyzdžiui, nuo 15 iki 30 minučių iki susitikimo pateikite kontinentinius pusryčius arba popietės užkandžius. Dalyviai gali nuspręsti atvykti anksti, atsiskaityti, turėti puodelį kavos ir susitarti su kitais susitikimo dalyviais. Tai gali padaryti susitikimų lankytojus patogesnius vieni kitiems, kai prasideda susitikimas, skatindamas pokalbį.
Susitikimo dydis
Jei nebūsite rengę bendro pobūdžio informacijos ar visos programos, susitikimai turėtų būti riboti, kad žmonės galėtų lengvai bendrauti ir bendrauti be kovos su daugybe kitų balsų. Apsvarstykite galimybę surengti su departamentu ar konkrečiais projektais susijusius susitikimus ir įtraukti tik tuos žmones, kurie tiesiogiai dalyvauja diskusijose. Šis požiūris paskatins įvestį ir leis jums palaikyti susitikimo trukmės kontrolę.
Išsami darbotvarkė
Susitikimai paprastai vyksta efektyviau, jei organizatorius iš anksto sukuria ir platina išsamią darbotvarkę. Tai leidžia susitikimo dalyviams gauti temų, kurios bus aptartos, peržiūrą ir padaryti pastabas apie punktus, kuriuos jie norėtų susirinkti susitikimo metu. Be susitikimo moderatoriaus, kuris vadovaujasi darbotvarke, apleistoje vietoje turėtų būti numatyta galimybė kiekvienam dalyviui kalbėti. Tai gali apimti departamento ataskaitos arba projekto atnaujinimo pateikimą.
Susitikimo koordinatorius
Veiksmingas susitikimo moderatorius turėtų stengtis įtraukti visus susitikimo dalyvius. Tai gali būti padaryta idėjomis, einant aplink stalą ir prašant atsakyti į konkretų, atvirą klausimą, arba raginant žmones ir klausiant jų nuomonės. Tarpininkas taip pat turėtų užtikrinti, kad nė vienas dalyvis neribotų posėdžių pokalbio, pasitraukdamas į sunkius pokalbius ir skatindamas diskusijas iš kitų. Moderatorius taip pat gali įkelti darbotvarkę į laiką, kad būtų galima atidaryti diskusiją apie tam tikrą temą arba atlikti klausimų ir atsakymų sesiją.