Kiek laiko darbdaviai saugo įrašus po darbuotojų pasibaigimo?
Baigus darbo santykius, darbdaviai privalo saugoti darbuotojų personalo bylas saugioje vietoje. Darbuotojų įrašų laikymo trukmė priklauso nuo federalinių ir kai kurių valstybinių įstatymų, reglamentuojančių darbdavių apskaitą. Tai yra griežti reglamentai, o darbdaviams, kurie negali nutraukti tam tikrų darbuotojų bylų, gali būti taikomos griežtos nuobaudos ir valdžios institucijų paskirtos baudos.
Darbuotojų atsistatydinimo nutraukimas
Sąvoka „darbuotojų nutraukimas“ apima daugybę užimtumo veiksmų, o ne tik priverstinį nutraukimą ar darbuotojų išleidimą. Darbdaviai vartoja žodį „nutraukimas“, nurodydami visų rūšių darbo pasidalijimą - savanorišką atsistatydinimą, atleidimą iš darbo, išėjimą į pensiją ir darbo vietų panaikinimą. Tai skamba griežtai žmogui, tačiau žmogiškųjų išteklių skyriai kalba apie nutraukimą, nes tai reiškia, kad darbo santykiai baigėsi, todėl visada taikytina nepriklausomai nuo aplinkybių.
Užimtumo įrašų komponentai
Įdarbinimo įrašai susideda iš darbuotojų personalo bylų, darbo užmokesčio apskaitos įrašų, registracijos formų ir medicininių įrašų. Su darbu susijusios medžiagos - viskas, išskyrus sveikatos ir medicininę informaciją - paprastai saugomos žmogiškųjų išteklių skyriuje ir gali būti prieinamos darbuotojams, jei reikia. Darbo užmokesčio įrašai kartais laikomi atskirai, tačiau yra saugomi, kad juos būtų lengva pasiekti pagal darbuotojo vardą arba identifikacijos numerį, pavyzdžiui, socialinio draudimo numerį.
Informacija apie darbuotojų sveikatą ar medicinines išmokas ir su jais susijusius dokumentus yra prieinama tik žmogiškųjų išteklių darbuotojui arba vadovo lygio darbuotojui, kuris yra paskirtas privatumo pareigūnu, kaip nustatyta Sveikatos draudimo perkeliamumo ir atskaitomybės įstatyme (HIPAA), užtikrinančiuose tam tikrų įrašų, kuriuos tvarko darbdavys.
„FLSA Nonexempt Employee Recordkeeping“
Pagal „Fair Labour Standards Act“ (FLSA), darbdaviai privalo trejus metus saugoti darbuotojų, kuriems netaikomas mokestis, darbo užmokestį. Neapmokestinamų darbuotojų darbo užmokesčio apskaitos įrašai apima darbdavio kopijas, mokamas mokėjimus arba darbo užmokesčio įrodymus, užmokestį už viršvalandžius, tiesioginio darbo ir viršvalandžių darbo valandas, darbo užmokesčio atskaitymus ir kitas su darbo užmokesčiu susijusias medžiagas. Atlyginimų, neapmokestinamų darbuotojų apskaitos reikalavimai šiek tiek skiriasi tik todėl, kad atleidžiami darbuotojai neturi teisės į viršvalandžius ir todėl neturite įrodymų, kad mokami viršvalandžiai. FLSA reikalauja, kad darbdaviai trejus metus nuo darbo sutarties nutraukimo datos išlaikytų nepagrįstus įrašus.
FLSA reikalavimas yra dveji metai įrašams, pvz., Kolektyvinėms sutartims, veiklos įvertinimams ir dokumentams, kurie gali atitikti reikalavimus, kuriais pateisinami darbo užmokesčio dydžiai, darbo užmokesčio normos ir atlyginimų lygis.
Valstybiniai įrašų saugojimo įstatymai gali skirtis nuo federalinių ir kai kuriose valstybėse, reikalavimai yra ilgesni nei federalinių teisės aktų įgaliojimai. Pavyzdžiui, Teksaso valstija reikalauja, kad darbdaviai išlaikytų tam tikrą darbo užmokesčio ir mokesčių informaciją ketverius metus. Tam tikras su išmokas susijusias medžiagas turėtų išlaikyti Teksaso darbdaviai šešerius metus.
EEOC visų užimtumo įrašų registravimas
JAV „Equal Employment Opportunity Commission“ (EEOC) reikalauja, kad visi darbo dokumentai būtų saugomi vienerius metus nuo darbuotojo nutraukimo datos. Dėl amžiaus diskriminacijos užimtumo įstatyme (ADEA) turite užregistruoti darbo užmokesčio apskaitos įrašus už tą patį laikotarpį, kurio reikalaujama pagal FLSA - trejus metus nuo sutarties nutraukimo datos. Kita darbuotojų išmokų informacija turi būti saugoma tik vienerius metus.
Specialios apskaitos taisyklės taikomos tada, kai darbuotojas pateikia diskriminacijos kaltinimą pagal bet kurį antidiskriminacinį įstatymą, kurį taiko EEOC. Klausimais, susijusiais su darbuotojų ginčais pagal federalinius civilinių teisių įstatymus, turite išlaikyti darbuotojų bylas, kol darbdavys ir federalinė agentūra priims sprendimą, arba tol, kol EEOC nepriims sprendimo. Kadangi failai turi būti saugomi visą ginčų sprendimo procesą, tai gali būti metų po nutraukimo, kol darbdavys gali saugiai išmesti darbuotojo bylas.
Geriau apsidrausti nei paskui gailėtis
Kadangi apskaitos taisyklės skiriasi priklausomai nuo federalinių ir valstybinių vyriausybių reikalavimų, tai yra protinga išlaikyti darbuotojų įrašus už ilgiausią laiką. Tai puikiai tinka saugoti šiuos įrašus elektroniniu būdu, todėl nereikia priskirti vietos ir išteklių popieriaus įrašams. Būtų protinga išlaikyti visus darbuotojų įrašus mažiausiai trejus metus, kad apimtų visus federalinių taisyklių pagrindus, ir ilgiau, jei reikia, laikytis valstybės taisyklių.