Kaip padaryti išlaidų ataskaitos lapą
Vienas iš būdų kontroliuoti savo verslo išlaidas yra reikalauti, kad darbuotojai pateiktų išlaidų ataskaitas. Reikalavimas iš anksto apmokėti išlaidas ir dokumentai po pirkimo bei išlaidų ribų ir politikos kūrimas padės sumažinti kelionės ar projekto darbų išlaidas. Naudodami paprastą skaičiuoklę, galite sukurti profesionaliai atrodančias išlaidų ataskaitų formas savo įmonei. Daugelis svetainių siūlo nemokamų išlaidų ataskaitų šablonus, kuriuos galite naudoti, įskaitant komercines ir universitetines svetaines, kuriose jų ataskaitos pateikiamos viešai.
Sąnaudų ataskaitos ir pirkimo užsakymai
Išlaidų ataskaitos dažnai skiriasi nuo pirkimo užsakymų kompensavimo prašymų, nes jose yra išlaidų, kurios negali būti sumokėtos iš anksto, apima tam tikrą kelionės rūšį arba asmeninį mokymą. Pavyzdžiui, jei darbuotojas dalyvauja vietinėje dirbtuvėje, ji gali pateikti išlaidų ataskaitą apie savo automobilių stovėjimo aikštelę, pietus ir bet kokią medžiagą, kurią ji nupirko renginyje. Ji iš anksto pateiks pirkimo užsakymo registracijos mokestį.
Peržiūrėkite savo išlaidų politiką
Prieš pradėdami kurti išlaidų ataskaitos lapą, peržiūrėkite savo išlaidų politiką. Jei neturite rašytinės politikos, apsvarstykite galimybę ją sukurti. Tai padės jums vadovauti darbuotojams jų išlaidoms ir sumažinti darbuotojų skundus dėl nepagrįstų išlaidų. Jūsų politikoje gali būti pateikiamas išankstinio kelionės išlaidų prašymas, kurį turi patvirtinti priežiūros institucija. Galite apriboti kasdienines išlaidas maistui, nustatyti išmatavimo taisykles, reikalauti, kad darbuotojai pateiktų kvitus, o ne kredito kortelių ataskaitas, ir pateiktų kvitus už pirkimus, viršijančius tam tikrą sumą.
Nuspręskite savo informacijos laukus
Nuspręskite, ką norite savo išlaidų ataskaitoje, dirbdami su savo vadovais ir buhalteriu. Lapo viršuje įrašykite darbuotojo vardą, pavardę, skyrių, išlaidų paskirtį, kelionės datą ir vadovo vardą. Bendros išlaidų ataskaitų sritys apima transportavimą, apgyvendinimą, maitinimą, taksi, pramogas, pristatymą ir išvertimą. Laivybos pavyzdžiai - tai darbuotojas, siunčiantis dėžutes į prekybos parodą ar pavyzdžius į savo viešbutį, kad būtų parodytas, pavyzdžiui, potencialus klientas. Išvardykite išlaidų sritis, esančias virš lapo viršaus, ir nurodykite tuščius laukus, skirtus sumoms, esančioms žemyn. Be išlaidų laukų, įtraukite sritis, kuriose priežiūros institucijos turi patvirtinti. Galite sukurti lapą, kuriame būtų rodomi įvertinimai prieš kelionę, su laukais, kuriuos valdytojai gali patvirtinti parašu arba inicialais. Tada galite turėti laukus, skirtus faktinėms išlaidoms, kurias darbuotojai įeina po jų kelionės, ir lygiagrečius laukus, skirtus prižiūrėti po kelionės.
Sukurti kodus
Priklausomai nuo to, kiek darbuotojų naudos jūsų ataskaitas, galbūt norėsite priskirti kodus tam tikriems laukams, kad jūsų buhalteris galėtų lengvai stebėti duomenis. Pavyzdžiui, kodo priskyrimas kiekvienam skyriui leidžia greitai pamatyti, kiek vienas iš jūsų vadovų praleidžia kelionės ar maitinimo išlaidas. Galite naudoti raidžių kodus - tokius kaip A, B ir C - skyriams ir numeriams - pvz., 01, 02 ir 03 - išlaidoms. Tada jūs, buhalteris, galėsite naudoti „A02“ tam, kad surastų konkrečiai išlaidoms skirtas išlaidas konkrečiam departamentui.
Apsvarstymai
Kai kurie darbuotojai atsiskaito savo viešbučio kambario sąskaitose, tada pateikia kredito kortelės ataskaitą, kurioje nurodoma tik bendra sąskaita be išsamios informacijos. Reikalauti, kad darbuotojai pateiktų viešbučio kambario sąskaitas. Neleiskite darbuotojams rezervuoti lėktuvų bilietų, atsižvelgiant į tai, kiek dažniausiai taškų, kuriuos jie gauna, o ne į mažiausią kainą, jei jūsų apskaitos asmuo peržiūrės ir patvirtins skrydžius. Jei mokate už dažnai keliaujančias keliones, apsvarstykite galimybę rezervuoti darbuotojams skirtas keliones ir laikyti dažnus skraidymo mylių ar taškų už savo įmonę. Galima baigti dvi ar daugiau nemokamų kelionių per metus, kurias galite naudoti verslo kelionėms.