Kaip sukurti konfidencialią fakso lapą

Kaip ir el. Paštu, informacija, siunčiama faksu, nėra saugi, o tai reiškia, kad persiuntimo metu nepatvirtintos trečiosios šalys gali jį sulaikyti. Tačiau, skirtingai nei el. Laiškai, faksimilius taip pat gali lengvai paimti kiti asmenys, išskyrus numatomus gavėjus, kurie atsiduria aplink fakso įrenginį, kai įeina pranešimas. šabloną ir nurodykite savo darbuotojams pridėti jį prie visų siunčiamų fakso pranešimų.

1.

Atidarykite teksto apdorojimo programą ir tuščios A4 puslapio viršuje įveskite įmonės pavadinimą ir kontaktinius duomenis. Jei norite, taip pat galite įterpti savo įmonės logotipo vaizdą, nors tai atliksite priklausomai nuo naudojamos programinės įrangos. Jei reikia, pasitarkite su programos vartotojo vadove arba skyriuje „Pagalba“.

2.

Įveskite „Konfidencialią faksimilę“ dideliame šriftų šrifte žemiau savo įmonės duomenų ir palikite tuščią vietą, kurioje norite įvesti faksogramos perdavimo datą.

3.

Kurkite skyrius, kuriuose jūsų darbuotojai gali įvesti išsamią informaciją apie numatomus jų pranešimų gavėjus. Įterpkite vietos, kuriai skirta faksograma, pavadinimą ir numatomų gavėjų vardą ir pavardę bei jų telefono numerius, fakso numerius ir el. Pašto adresus. Palikite erdvę tokiai pačiai išsamiai informacijai apie siuntėją. Galite naudoti lenteles, kad sukurtumėte šią informaciją, arba tiesiog įrašykite norimos informacijos pavadinimą, pvz., „Organizacijos pavadinimas“, kartu su dvitaškiu ir tuščia erdve. Įtraukite erdvę, kurioje galima aiškiai nurodyti puslapių, persiųstų faksu, skaičių ir sritį, skirtą siuntėjo pastaboms.

4.

Pridėkite atsakymo į apačią lapo apačią. Tai turėtų parodyti, kad pridedamo pranešimo turinys skirtas tik nurodytiems gavėjams ir neturėtų būti peržiūrimas jokiems kitiems asmenims. Atsakomybėje taip pat turėtų būti nurodyta, kad kas nors, gavęs klaidingą faksogramą, turėtų susisiekti su siuntėju, sunaikinti pranešimo turinį ir neperduoti faksogramoje esančios informacijos tretiesiems asmenims.

5.

Išsaugokite viršelio lapo šabloną savo kompanijos bendrame standžiajame diske kartu su konkrečiomis instrukcijomis, kurias turite siųsti siunčiant konfidencialią informaciją faksu.

Reikalingi dalykai

  • Tekstų apdorojimo programinė įranga

Patarimai

  • Įtraukite pastabą į viršelio lapo šabloną, prašydami, kad numatomas gavėjas patvirtintų saugų fakso gavimą.
  • Nurodykite savo darbuotojams žinoti apie fakso aparatų vietą, kai siunčiami pranešimai. Informaciją, kuri siunčiama fakso aparatams užimtuose biuruose ar visuomenei prieinamose vietose, gali paimti kiti nei numatomas gavėjas.

Rekomenduojama