Kaip atlikti pradinį verslo kontaktą per el

Kai tiesioginis ryšys ar skambutis nėra įmanomas ar tinkamas, siųskite el. Laišką. Elektroninio dokumento išlaikymas profesionaliai, glaustai ir gerai suformuluotas yra raktas į sėkmingą verslo korespondenciją. Palikite šypsenėlių, sakinių fragmentus ir teksto kalbą bendravimui su artimais draugais ir šeima - ne potencialiomis verslo bendraamžiais - pataria Purdue universiteto „Purdue Online Writing Lab“. Padarykite pirmąjį verslo įspūdį ir teigiamą, ir įsimintiną.

1.

Nusiųskite el. Pašto gavėjui draugišką, tačiau oficialų sveikinimą. Naudokite paprastą „Sveiki“, po to - asmens vardą ir pavardę. Jei taikytina, pridėkite atitinkamą priešdėlį, pvz., P., Ponia ar p., Taip pat visus priesagus, pvz., Jr. arba Sr., ir visus asmenis, su kuriais kreipiatės.

2.

Pristatykite save pirmame sakinyje ir leiskite verslininkui žinoti el. Pašto priežastį. Trumpai aptarkite užklausą, klausimą ar atsiliepimus.

3.

Naudokite antrą pastraipą, jei norite nurodyti išsamią informaciją arba užduoti konkrečius klausimus. Būkite tiesioginiai. Ilgas el. Laiškas greičiausiai bus nugriebtas, o ne atidžiai perskaitytas. Jei norite aiškiai suskirstyti keletą problemų, naudokite užrašų taškus arba numeruotą sąrašą.

4.

Baigti el. Laišką su raginimu imtis veiksmų arba prašyti atsakymo. Leiskite gavėjui tiksliai žinoti, ko reikia, pvz., Susitikimą, mokėjimą ar pakaitinį produktą. Jei klausimas yra skubus, nurodykite atsakymo datą.

5.

Parašykite uždarymą ir pabaigite savo vardą. Įtraukite, kaip susisiekti telefonu ar elektroniniu paštu. Šiame skyriuje taip pat gali būti profesinė priklausomybė ir įmonės svetainė arba biuro adresas.

Patarimas

• Galite sukurti elektroninį „parašo spaudą“ el. Pašto verslo korespondencijai, kurioje yra jūsų vardas ir visa jūsų kontaktinė informacija. Daugelis el. Pašto programų leidžia įtraukti grafiką, pavyzdžiui, jūsų logotipą, ir suteikia galimybę automatiškai įtraukti kiekvieno parašo antspaudą kiekvieno el. Laiško pabaigoje.

Įspėjimai

• Niekada nenaudokite visų didžiųjų raidžių, paryškinto šrifto ar padidinto šrifto, net jei el. Laiškas yra skundas. Netinkamas skyrybos ženklas ir atvejis gali susidurti su šaukiančiu, o gavėjas tampa gynybiniu.
• Išmintingos pastabos, šnipai ir anekdotai dažnai neužverčiami raštu. Palikite šiuos neformalius bendravimo tipus iš profesionalių verslo el. Laiškų.
• Į el. Paštą neįtraukite asmeninės informacijos, pvz., Kredito kortelių numerių, sąskaitų numerių ar slaptažodžių, net jei jie privalo užbaigti verslo sandorį. Šią informaciją pateikite tik per saugų interneto ryšį patikimoje svetainėje.