Kaip sukurti susitikimo darbotvarkės šabloną

Sprendimas, kaip paleisti kiekvieną verslo susitikimą, kurį paliekate, arba palikti jį departamentų vadovams, kad galėtumėte valdyti kiekvieną susitikimą, gali lemti neorganizavimą ir laiko švaistymą. Sukurti šabloną kiekvienas gali naudoti susitikimo darbotvarkei organizuoti; jūsų verslas veiks efektyviau ir susitikimų metu gausite daugiau.

Nuspręskite formatą

Naudingas pirmas žingsnis kuriant susitikimo darbotvarkės šabloną yra nustatyti, kokio tipo susitikimo formatą norite naudoti. Jei tai yra paprasti, savaitiniai departamentų susitikimai, galite apriboti struktūrą, kad būtų galima nustatyti pranešėjų tvarką. Jei tai yra oficialesnis investuotojų ar vykdomosios komandos susitikimas, galite naudoti struktūrizuotą formatą, į kurį įeina oficialus susitikimo pradžia, į kurį įeina tam tikras išankstinių diskusijų tvarkymas, užsakymas pateikti informaciją, o tada įtraukiama įklojimo procedūra.

Nustatykite savo lapą

Pradėkite darbotvarkės šabloną su antrašte, kuriame paliekama vieta susitikimo datai, vietai ir laikui, taip pat susitikimo tikslui skirta eilutė, jei kuriate šabloną, kurį naudosite įvairių tipų susitikimams. Jei šablonas skirtas tik vieno tipo susitikimams, pvz., Kas mėnesį surengtame skyrių vadovų susitikime arba kas ketvirtį vykdo vykdomąjį valdymą, susirinkimo pavadinimą įrašykite viršuje. Toliau išvardykite pagrindines susitikimo darbotvarkės kategorijas. Apsvarstykite antraštes, pvz., Kvietimas į užsakymą, Susirinkimo tikslas, Pristatymai ir uždarymas. Paskirti, kas pristatys kiekvieną skyrių.

Sąrašas subkategorijas

Pagrindinėse kategorijose išvardykite subkategorijas. Pagal kvietimą užsakyti galite įtraukti „Roll Call“, „Introductions“, ankstesnių posėdžių protokolų patvirtinimą, prezidento ataskaitą ir iždininko ataskaitą. Pagal susitikimo tikslą susitikimų organizatoriams palikite pakankamai tuščios vietos, kad būtų galima įtraukti šią informaciją. Pradžioje „Presentations“ pradėkite „Old Business“ ir palikite pakankamai vietos susitikimo organizatoriui, kad jis galėtų išvardyti naujas diskusijų temas. Jei rengiate posėdžius pagal komitetą ar skyrių, pradėkite nuo „New Business“ ir išvardykite kiekvieno skyriaus ar komiteto pavadinimą. Pasibaigus galutiniam komitetui ar skyriui, įrašykite senąjį verslą, kuriame peržiūrite nebaigtus uždavinius nuo paskutinio susitikimo. Susitikimo uždarymo sąraše nurodykite Veiksmų elementus, kitą susitikimo datą ir atidėjimą.

Išsami informacija

Palikite erdvę, kurioje rasite išsamią informaciją apie šabloną, pvz., Dalyvių vardus, kiekvieno pristatymo laiką ir pertraukas. Jūsų darbotvarkė turėtų leisti posėdžio organizatoriui sukurti tvarkaraštį, kuris palaiko susitikimą. Pvz., Darbotvarkė gali prasidėti „Kvietimas įsakymu ir iškvietimu, 9:00“, po to „Įvadas, 9:05“, iki pat posėdžio pabaigos. Tai informuoja dalyvius apie tai, kiek laiko jie turi pateikti savo pristatymus, kai jie gali nutraukti skambučius ar el. Laiškus ir kada posėdžiauja.