Kaip padaryti savarankišką planavimą veiksmingai

Tvarkaraščiai ir planavimo kalendoriai dažnai suprantami kaip įrankiai, kurie apriboja jūsų laiką arba atima jūsų laisvę. Nors tvarkaraštis ar planuotojas gali sumažinti jūsų spontaniškumą, jis iš tikrųjų suteikia jums galimybę dirbti pagal užduotis, veiklą ir projektus, kaip matote. Planavimo ir planavimo įrankiai yra savęs valdymo forma, kuri leidžia jums organizuoti savo mintis, pasiruošti tai, ką reikia padaryti, ir atsiskaityti už save. Jūs galite patikrinti daiktus, kai baigsite juos ir jaučiate įvykdytus atliktus darbus.

1.

Pasirinkite planavimo sistemos tipą, kurį norite nustatyti. Pasirinkite būdą, kuris jums patogiausias. Pavyzdžiui, jei naudojate „Smartphone“ arba „PDA“, galite turėti mėgstamą kalendoriaus arba planavimo programą, kurią galite nedelsiant pasiekti savo prietaise. Galbūt norėsite parsisiųsti programinę įrangą savo nešiojamojo kompiuterio ar stalinio kompiuterio. Kita vertus, popieriaus žurnalas ar kalendorius gali geriausiai tinka jums.

2.

Nustatykite pusvalandžių laiko tarpsnius visai dienai nuo to laiko, kai jūs pabudote iki nakties, kai laikote „padarytą“ dieną ar pasiruošę miegoti. Pvz., Pabandykite 6: 30-7 val. Laiko tarpą, jei atsibunda 6:30 val. Tęskite šį procesą kiekvienam pusvalandžių laiko blokui, kol pasieksite 7:30, 8 val. Arba kada jūs tradiciškai nusileisite dienos pabaigoje.

3.

Užpildykite savo kalendorių su visais nustatytais veiksmais, kurie turi tam tikrą pradžios ir pabaigos laiką. Pavyzdžiui, savaitiniai verslo susitikimai, kurie yra privalomi ir universiteto klasių laikai, yra du tokie atvejai, kai jūs turite užblokuoti konkrečius tvarkaraščius.

4.

Sukurkite darbų, kuriuose nėra konkrečių pradžios ir pabaigos laikų, sąrašą, tačiau turite įsitraukti, kad išlaikytumėte sėkmingą savo pagrindinį vaidmenį ar atsakomybę. Priklausomai nuo jūsų darbo, veikla gali apimti susitikimą su klientais, šalto skambučio, rinkodaros veiklą, projekto darbą, dokumentų tvarkymą ir kitas administracines užduotis. Kita vertus, jei esate kolegijos studentas, veiklos sąrašas gali apimti studijų laiką, akademinį rašymą ir grupinį darbą.

5.

Užblokuokite savo tvarkaraštį su kiekvienu užduočių sąrašo elementu. Pagalvokite apie tai, kiek pastangų reikia kiekvienai veiklai, ir nuo tos dienos, kai dirbate efektyviausiai. Galbūt ryte geriau sutelkti, pavyzdžiui, vietoj pietų. Taip pat apsvarstykite veiksmus, kuriuos gali tekti atlikti pirmiausia. Pavyzdžiui, pasiruošimas verslo susitikimui ar klasei gali reikėti pusvalandį blokuoti prieš susitikimo laiką jūsų kalendoriuje. Užblokuokite kelias minutes papildomo laiko, kad galėtumėte atsiskaityti už galimus pertrūkius, pvz., Telefoninius skambučius ar iš kitų asmenų.

6.

Suplanuokite asmeninę ar rekreacinę veiklą, susijusią su pagrindinėmis darbo pareigomis. Pvz., Užblokuokite pratimus, meditaciją, galingumą, pietūs ir kitus valgius, šeimos laiką ir bendravimą.

7.

Suplanuokite penkių iki dešimties minučių trukmės laiko blokus po kiekvienos numatytos veiklos, kad psichiškai pasiruoštumėte užduočių perjungimui. Šiuo metu taip pat suteikiama galimybė pasiruošti kitai veiklai, pvz., Atidaryti programinę įrangą kompiuteryje. Užblokuokite laiką trumpoms pertraukoms jūsų dieną, pvz., 15 minučių intervalais, kad galėtumėte naudotis tualetu arba patraukti lengvą užkandį.

8.

Užblokuokite pusvalandį ar valandą dienos pabaigoje, kad dirbtumėte su veikla, užduotimis ar projektais, kuriems gali prireikti papildomo darbo. Šis „papildomas“ laiko blokas suteikia jums lankstumo, kad vėluojama dirbti su tam tikrais didelės apimties projekto aspektais, užbaigti veiklą, kuri buvo nutraukta, arba dirbti kitą dieną.

9.

Nustatyti didžiųjų projektų terminus iki faktinio, privalomo termino. Jei, pvz., Penktadienį penktadienį pateiks pristatymą, nustatykite savo asmeninį terminą ketvirtadienį 15 val. Tai suteikia jums laiko peržiūrėti savo projektą ir tvarkyti visus proceso metu įvykusius nesėkmes.

10.

Užblokuokite laiką savo dienos pabaigoje, kad peržiūrėtumėte kitą dienos tvarkaraštį. Peržiūrėkite visas užduotis ar pareigas, kurios buvo įtrauktos į jūsų sąrašą, ir atitinkamai pakeiskite tvarkaraštį. Be to, peržiūrėkite, kaip sėkmingai laikomės savo tvarkaraščio. Kai kuriais atvejais gali prireikti pailginti planuojamų veiklų, kurioms reikia daugiau pastangų ar laiko, blokus.

Patarimas

• Raskite būdus, kaip sumažinti darbo krūvį, pvz., Perduoti užduotis kitiems arba perduoti kai kuriuos darbus profesionalams ar laisvai samdantiems darbuotojams.