Kaip sukurti skirtukus HR personalo aplankams

Organizuoti ir lengvai prieinami personalo aplankai yra labai svarbūs sklandžiam žmogiškųjų išteklių departamento veikimui. Didžioji dalis HR funkcijų sukasi apie darbuotojų įrašus, įskaitant jų kūrimą ir priežiūrą. Taip pat labai svarbu išlaikyti darbuotojų privatumą, kaip tai nustato federaliniai ir valstybiniai įstatymai, tačiau vis tiek leidžiama naudotis reikalingomis rinkmenomis. Tikslus ir aprašomieji aplankų aplankai leidžia lengvai ir efektyviai naudotis informacija.

Tipai

Medicininius įrašus dažnai reglamentuoja federaliniai ir valstybiniai teisės aktai, todėl sukurkite medicininės informacijos aplankus ir saugokite juos nuo bendrų užimtumo informacijos aplankų. Medicininė informacija apima darbuotojų kompensavimo įrašus, medicininę istoriją, informaciją apie narkotikus ir alkoholį bei bet kokius įrašus, susijusius su amerikiečių su negalia įstatymu arba šeimos ir medicinos atostogų įstatymu.

Skyriai

Pažymėkite kiekvieną darbuotojo aplanką su pavadinimu, skyriumi ir nuomos data. Sukurkite atskiras aplanko dalis skirtingų rūšių informacijai, pvz., Formoms, susijusioms su nuoma, mokesčių dokumentais, kompensacijomis, dalyvavimu, drausminiais veiksmais, metinėmis apžvalgomis ir dokumentais, susijusiais su nauda. Įsitikinkite, kad kiekviename skyriuje yra skirtukas, kuris viršija faile esančių dokumentų plotį, kad būtų lengva rasti informaciją.

Medžiagos

Kadangi labai svarbu, kad tam tikri darbuotojai būtų laikomi konfidencialiais, naudinga naudoti tvirtinimo aplankus, kad kiekvienas popieriaus gabalas būtų apsaugotas aplanko viduje ir negalėtų iškristi arba netinkamai uždėti. Tvirtinimo aplankai yra su vidiniais skirstytuvais, su skirtukais, kuriuos galite pridėti prie kiekvieno aplanko failų aplanko etikečių. Naudokite etiketes, o ne spausdinkite tiesiai į skirtukus, kad vėliau galėtumėte atnaujinti sekcijas, jei reikia, tiesiog spausdindami ir pritvirtindami naują etiketę.