Kaip valdyti didelius dokumentus Word

Jei jūsų verslo dokumentuose yra šimtai ar tūkstančiai linijų, galite jas lengviau valdyti skaidydami jas į sekcijas. Kompiuterių programuotojai dažnai pertraukia kodą į valdomus gabalus, ir jūs galite padaryti tą patį su „Microsoft Word“ dokumentais. „Word“ turi įmontuotą pagrindinio dokumento funkciją, kuri užtrunka keletą minučių, kad sužinotų, ir padeda jums sureguliuoti sunkius dokumentus į valdomus skyrius, kuriuos galite dirbti produktyviau.

Dokumentų kontūrai

Kontūrai padeda žmonėms organizuoti informaciją; sulankstomos kontūrai padeda jiems valdyti didelį informacijos kiekį mažoje erdvėje. „Word“ juostelėje yra „Struktūrinis vaizdas“, kurį galite perjungti spustelėję „Žiūrėti“ ir spustelėdami „Apibūdinimas“. Žmonės dažnai naudoja šį vaizdą, kad sukurtų vieną dokumentą. Pvz., Galite sukurti kelias antraštes, kurios tarnauja kaip konteineriai tekstui, kuris rodomas po šiomis antraštėmis. Vienoje pavadinime „Pardavimai“ gali būti pardavimo informacija, o kita gali turėti rinkodaros informaciją. Įvedę kontūro vaizdą, bet kurį tekstą galite paversti antrašte, pažymėdami tekstą ir paspausdami „Alt-Shift-Left“.

Pagrindiniai dokumentai ir dokumentai

Reguliarūs dokumentai yra gerai, tačiau jums gali prireikti šiek tiek daugiau galios, kai jūsų dokumentai tampa neįprastai dideli. „Microsoft“ įtraukė pagrindinio dokumento skiltį į juostelės išdėstymo skyrių, kuris gali padėti jums efektyviai tvarkyti tuos puslapius, paverčiant susijusių tekstų grupes į dokumentus. Dokumentas yra dokumentas, kuris sėdi didesniame pagrindiniame dokumente. Naudodamiesi pavyzdiniu Pardavimų pavadinimu, galite įjungti visą teksto dalį į šį skyrių. Jūs turite galimybę sukurti tiek daug dokumentų, kiek norite, ir netgi juos išplėsti ir žlugti.

Dokumentų kūrimas

Prieš kurdami subdokumentus, turėsite nustatyti didelio dokumento dalis, kurią norite suskaidyti. Jei, pavyzdžiui, pirmieji 20 puslapių kalba apie biudžeto sudarymą, galite padaryti tą skyrių pirmuoju dokumentu. Padarykite tai įtraukdami aprašymo antraštę skyriaus viršuje ir pažymėdami tą antraštę ir visus puslapius, kuriuos norite įtraukti į skyrių. Spustelėję „Rodyti dokumentą“ ir tada spustelėkite „Sukurti“, „Word“ priduria eilutės viršuje ir vieną apačioje, kad sužinotumėte, jog sukūrėte dokumentą. Šį metodą galite naudoti, jei norite konvertuoti kitas dideles susijusias informacijos dalis į dokumentus. Kai baigsite, viskas atrodys vienodai, išskyrus skirtingų linijų, kurias „Word“ prideda, kad atskirtų subdokumentus.

Dokumentų tvarkymas

Paspaudus mygtuką „Collapse Subdocuments“, „Ribbon Outinining“ (juostos išdėstymo) skiltyje pamatysite požymių naudingumą. Po to visi dokumento tekstai išnyks ir matysite tik hipersaitus. Kiekvienos sekcijos nuorodoje yra antraštės pavadinimas, kurį įvedėte tam skyriui. Jei sukūrėte du dešimtis sekcijų, hipersaites užims tik dvi dešimtis eilučių, nes jų turimas tekstas sugriuvo. Tekstą galite išplėsti spustelėdami „Expand Subdocuments“ (Išplėsti dokumentus). Po to, kai išplėsite visus požymius, galite du kartus spustelėti „+“ ženklą, kuris pasirodo šalia kiekvieno skyriaus antraštės, kad suskirstytų šio skyriaus tekstą atskirai. Dar kartą spustelėkite „+“ ženklą, kad paslėptumėte šį tekstą.

Papildomos dokumentacijos funkcijos

Be to, kad sparčiosios „Word“ dokumento skiltyse galima greitai rasti bet kokią skyrių, taip pat galite panaudoti dokumentų segmentavimo galią. Kiekviena jūsų sukurta sekcija tampa fiziniu failu, kuris yra jūsų standžiajame diske. Failo vieta rodoma kaip hipersaito teksto dalis. Tai reiškia, kad dukart spustelėjus baltą piktogramą šalia hipersaitos, Word atidaro skyrių naujame lange. Tai leidžia jums dirbti su pardavimų skyriumi, pavyzdžiui, atskirai - be aplinkinio teksto išsiblaškymo. Kadangi dirbate tik su vienu skyriumi, jums turėtų būti suteikta galimybė greičiau surasti daiktus, nei tikėtumėte dideliame dokumente. Nustatę visa tai, galėsite mėgautis geriausiais iš abiejų pasaulių; visi dokumentai egzistuos kaip vieno pagrindinio dokumento dalis, ir galėsite dukart spustelėti baltą piktogramą, esančią šalia bet kurio dokumento hipersaito, kad galėtumėte dirbti su šiuo antriniu dokumentu atskirai. Kai persijungsite į juodraščio režimą spustelėję „Žiūrėti“ ir spustelėję „Projektas“, viskas grįžta į normalią ir pamatysite originalų dokumentą ir visas jo dalis.

Rekomenduojama

Kaip sukurti biuletenį verslui
2019
Premija ir darbo užmokesčio mokestis
2019
Transformacinė strategija
2019