Kaip sekti laiko jautrumą
Įmonės, kurios dirba klientams, yra atsakingos už projektų vykdymą biudžete ir laiku. Dažnai kiekvienam projektui yra priskirtas tam tikras valandų skaičius, o komandos lyderis turi užtikrinti, kad jo komanda laikosi šių valandų, tuo pačiu metu užbaigdama projektą pagal paskirtų dienų skaičių. Naudojant „Microsoft Word“ ir „Outlook“, galima veiksmingai planuoti ir valdyti laiko požiūriu svarbų darbą.
Gamybos tvarkaraščio kūrimas
1.
Atidarykite „Microsoft Word“ ir sukurkite naują dokumentą.
2.
Sukurkite lentelę su dviem stulpeliais ir tiek daug eilučių, kaip yra projekto užduotys. „Microsoft Word 2008“ ir naujesnėse versijose lentelės funkcija yra meniu Įterpti.
3.
Kairiajame stulpelyje nurodykite datą, kada užduotis turi būti baigta.
4.
Dešinėje skiltyje aprašykite užduotį, kurią reikia atlikti, kas priskiriamas ir kiek valandų jie turi atlikti. Pavyzdžiui, „Dave (2 valandos) projektui sukurti“, arba „Sarah (6 valandos), kad sukurtumėte naujus grafikus.“
5.
Pakartokite du ankstesnius veiksmus kiekvienai užduočiai, kurią reikia užbaigti.
Gamybos tvarkaraščio bendrinimas ir priežiūra
1.
Siųsti visą projekto komandą el. Paprašykite komandos narių peržiūrėti tvarkaraštį ir užduoti klausimus, kuriuos jie turi priešais, apie galimus konfliktus ar problemas.
2.
Priklausomai nuo projekto laiko, kiekvienos dienos ar savaitės pradžioje, nukopijuokite ir įklijuokite to laikotarpio užduotis į el. Laišką. Siųsti el. Laišką projekto komandai kaip priminimą, ką reikia užbaigti.
3.
Kiekvieną dieną eikite į pradinį „Microsoft Word“ tvarkaraštį. Naudodamiesi pagrindinio pagrindinio meniu strikeout šrifto funkcija, pašalinkite užbaigtas užduotis. Tai padeda projektui pasiekti, kad būtų pasiekta pažanga.
Priminimų, čekių ir susitikimų planavimas
1.
Paryškinkite visus gamybos grafiko etapus, kuriuose dalyvauja susitikimas arba didelis terminas.
2.
Sukurkite kiekvieno kalendorinio etapo kalendoriaus paskyrimą kiekvienam komandos nariui. Pvz., Jei dizaineris turi siųsti failą kūrybiniam direktoriui peržiūrėti, suplanuokite primintoją tiek dizaineriui, tiek kūrybiniam direktoriui, pavadintam pavadinimu „Išvalykite dizaino failus pradinei peržiūrai“.
3.
Jei žmonės yra aprūpinti ištekliais keliuose projektuose ir laikas yra trumpas, „Outlook“ gali būti naudojama laiko tvarkaraščiams užblokuoti, kad jie nebūtų priskirti kitiems susitikimams. Pvz., Projekto vadovas galėtų sukurti ilgą laiką paskyrimą inžinieriui, pavadintam „Patikslinti ir baigti kliento persiuntimo specifikacijas“.
Reikalingi dalykai
- „Microsoft Office“
- Microsoft word
- „Microsoft Outlook“
Patarimas
- Paprašykite kiekvieno komandos nario patikrinti arba nukopijuoti komandos vadovą, kai jis baigia užduotį. Tai saugo visus tame pačiame puslapyje. Jei komandos vadovas negirdi nieko apie konkrečią užduotį, jis jam praneša, kad jis turi įsiregistruoti.
Įspėjimas
- Kaip ir bet kuriam projektui, terminai gali keistis vykstant. Svarbu, kad komandos narys arba projekto vadovas imtųsi atsakomybės ir stebėtų laiko požiūriu svarbų darbą, kad nebūtų praleisti pagrindiniai žingsniai ir terminai.