Įvairių verslo raidžių svarba
Efektyvių laiškų rašymas yra esminė verslo nuosavybės dalis, kurią daugelis verslininkų nepaiso. Verslo laiškai sujungia įmones su savo klientais, darbuotojais ir asocijuotais asmenimis ir dažniau nei siekia vieno tikslo: aiškaus ir tikslaus įmonės pranešimo perdavimo. Nesvarbu, ar siunčiate el. Laišką, laiškus ar faksogramas, labai svarbu pritaikyti savo verslo laiško formalumus ir turinį savo auditorijai.
Darbuotojai
Bendrovės vidinė komunikacija - tai korespondencija tarp įmonės ir jos darbuotojų. Darbuotojų laiškai gali būti formalūs arba atsitiktiniai - priklausomai nuo įmonės vadovybės pageidavimų ir stiliaus - ir yra neatskiriami nuo to, kaip išlaikyti visus įmonės viduje tame pačiame puslapyje ir kelyje, kad būtų pasiekti tikslai. Memorandumai, projektų pasiūlymai, užbaigimo raštai, išėjimo į pensiją ir atsistatydinimo laiškai ir rekomendaciniai laiškai yra darbuotojų ir jų darbdavių susirašinėjimo pavyzdžiai.
Dabartiniai ir būsimi klientai
Įmonės dažnai siekia, kad jų dabartiniai ir potencialūs klientai žinotų apie naujus pasiūlymus, paslaugas, akcijas ir nuolaidas, kad galėtų išlaikyti savo interesus. Pardavimų raidės yra viena iš galimybių pasiekti šį tikslą. Efektyvus pardavimo laiškas turėtų būti glaustas, išlaikyti draugišką toną ir pritraukti žmones norėti pirkti ar sužinoti daugiau apie bendrovės pasiūlymus. Ji taip pat turėtų apimti su produktu susijusias nuotraukas arba su jais susijusias nuotraukas. Elektroninių pardavimo laiškų, pvz., El. Pašto biuletenių ar svetainių skelbimų, atveju gali būti įtraukta vaizdo ir garso įrašų. Kiti verslo laiškų tipai klientams yra kredito laiškas, koregavimo laiškas ir užklausos atsakymas, kuriuo siekiama išspręsti klausimus, problemas ir skundus ir yra svarbi klientų aptarnavimo dalis.
Pardavėjai
Kadangi tiekėjai ir tiekėjai yra svarbus ryšys tarp įmonės ir jos klientų, svarbu, kad verslas reguliariai bendrautų su šiais tarpininkais. Tačiau įmonės turėtų išlaikyti šį komunikatą kuo glaustesnę, kad įsitikintų, jog pranešimas yra aiškus ir kad nebūtų švaistomi tiek bendrovės, tiek tiekėjo laikas. Vienas iš svarbiausių laiškų tarp įmonių ir tiekėjų yra pirkimo užsakymas, taip pat žinomas kaip užsakymo laiškas. Šiuose laiškuose išsamiai aprašoma, ką bendrovė ketina pirkti, mokėjimo sąlygas, numatomą atvykimo ar išsiuntimo datą ir grąžinimo informaciją. Bendrovė arba jos pardavėjas gali inicijuoti tokio tipo korespondenciją.
Viešas
Visuomenės nariai retkarčiais siunčia verslo korespondenciją, klausdami apie bendrovės foną, prašydami paaiškinimo apie žiniasklaidos aprėptį arba išreikšti savo jausmus apie bendrovės etiką, politiką ir procedūras. Norėdami atsakyti į šiuos tyrimus, įmonės išsiųs patvirtinimo laišką. Padėkos yra panašios į pajamas, nes jos informuoja tyrėją, kad bendrovė gavo užklausą. Padėkos yra trumpos ir formalios ir suteikia laiko, kada užklausėjas gali tikėtis atsakymo. Patvirtinimas gali būti suformuluotas taip: „Dėkojame už jūsų užklausą. Atsakysime el. Paštu per kitas dvi darbo dienas. “