PMO svarba portfelio valdymui

Projektas yra užduočių rinkinys, skirtas sukurti naują produktą, infrastruktūrą, paslaugą ar rezultatą per nustatytą laikotarpį. Projekto portfelis yra projektų rinkinys. Bendrovė gali turėti kelis technologijų, kokybės kontrolės ir žmogiškųjų išteklių projektų projektus. Projektų portfelio valdymas yra centralizuotas projektų portfelių valdymas ir projekto ar portfelio valdymo biuro (PMO) atsakomybė.

Pagrindai: struktūra

PMO struktūra priklauso nuo įmonės dydžio ir vykdomų projektų skaičiaus. Pavyzdžiui, didelė viešojo sektoriaus organizacija gali turėti kelis PMO darbuotojus, turinčius daugybę darbuotojų, o maža įmonė gali turėti neoficialią PMO struktūrą iš daugiausia ne visą darbo dieną dirbančių darbuotojų. PMO valdytojas paprastai praneša vadovybei, pvz., Vyriausiajam vadovui. PMO darbuotojai gali būti portfelio valdytojai, projektų vadovai ir projektų analitikai, taip pat administraciniai darbuotojai.

Koordinacija

PMO paprastai yra pagrindinė bendrovės projektų koordinavimo tarnyba. Jis priima sprendimus dėl išteklių paskirstymo, įvertindamas poveikį visai įmonei. Pavyzdžiui, ji gali perkelti išteklius tarp dviejų projektų, kad užtikrintų, jog jie abu yra tvarkaraštyje. Be to, ji gali perkelti įrangą ar lėšas iš ribotų projektų, kad būtų užtikrintas tinkamas projekto užbaigimas.

Įgyvendinimas

PMO atlieka svarbų vaidmenį portfelio įgyvendinimo procese, kuris paprastai prasideda perspektyvių projektų sąrašu. PMO analitikai gali naudoti sąnaudų ir naudos analizę, kad šis sąrašas būtų suskirstytas į vieną ar du projektus, kurie sukuria didžiausią grąžą. Išlaidų ir naudos analizė lemia projekto grynąsias sąnaudas arba naudą. Kitas žingsnis yra nustatyti, ar yra pakankamai kapitalo ir žmogiškųjų išteklių valdyti esamus projektus.

Be lėšų paskirstymo projektams, PMO gali skolinti patyrusiems projektų vadovams, kurie tarnauja kaip vidiniai konsultantai ir mentoriai kritinių projektų klausimais. Jie gali atnešti naują perspektyvą į problemas ir dirbti su projekto komanda, kad išspręstų šias problemas.

Problemos

PMO negarantuoja projekto sėkmės. Pavyzdžiui, projektas gali atsilikti nuo grafiko, nes klientas reikalauja paskutinės minutės pakeitimų, arba jei produkto testavimas atskleidžia kokybės problemą, kuriai reikia didelės pertvarkos. PMO yra sąnaudų centrai, o tai reiškia, kad jie neturi pinigų. Todėl jie turi kontroliuoti išlaidas ir pridėti pridėtinės vertės vykdomiems projektams, kad išlaikytų valdymo paramą. Sėkmingas PMO yra palankus, o ne įsikišantis. Jis tinka korporacinei kultūrai ir tarnauja kaip žinių šaltinis projekto darbuotojams.