Darbo užmokesčio vidaus kontrolės procedūros
Vidaus kontrolės procedūros, praktika ir gairės, kurias įmonė taiko savo ištekliams apsaugoti, yra ypač svarbios registruojant, rengiant ir platinant darbo užmokestį. Tinkamų procedūrų taikymas apsaugo įmonės turtą mažinant sukčiavimo riziką ir pašalinant klaidas. Pasak Marquette universiteto rizikos padalinio, nepakankamas pareigų atskyrimas yra dažniausias universiteto audito rezultatas. Dėl tokio netinkamo pareigų atskyrimo, susijusio su darbo užmokesčio užduotimis, kyla didesnė nuostolių rizika dėl apgaulės ir aplaidumo.
Pareigų atskyrimas
Keturioms užduočių kategorijoms, susijusioms su darbo užmokesčio skaičiavimu - darbuotojų samdymu ir tobulinimu, tikslių darbo laiko apskaitos įrašų registravimu ir palaikymu, darbo užmokesčio skaičiavimu ir darbuotojų apmokėjimu bei darbo užmokesčio mokesčiais, turėtų būti atsakingi departamentai ar asmenys. Be to, valdybos nario paskyrimas periodiškai peržiūrėti įmonių banko įrašus, susijusius su darbo užmokesčiu, gali toliau užtikrinti tinkamą darbo užmokesčio apskaitą ir sumažinti sukčiavimo riziką. Vien atskiros darbo užmokesčio apskaitos sąskaitos tvarkymas sumažina riziką patiriančio įmonės turto sumą ir palengvina auditą.
Mažesnėms kompanijoms, kurios neturi pakankamai didelių darbuotojų, kad atskirtų darbo užmokesčio įsipareigojimus, įmonės savininkas arba patikimas vadybininkas turėtų prižiūrėti darbo užmokesčio procesą nuo pradžios iki pabaigos. Jei tai yra per daug laiko, kad būtų galima atlikti kiekvieną darbo užmokesčio laikotarpį, reikia atlikti reguliarius, tačiau atsitiktinius ir kruopščius patikrinimus.
Žmogiškieji ištekliai
Leidimas žmogiškųjų išteklių departamento darbuotojui sumokėti darbuotoją apsaugo verslą nuo sukčiavimo, sumažindamas ir panaikindamas galimybę fiktyviems ar nutrauktiems darbuotojams toliau mokėti darbo užmokestį. Vyriausiasis įgaliotinis arba personalo skyrius turėtų nuolat atnaujinti darbuotojų įrašus, kurie atspindi kiekvieno darbuotojo darbo užmokesčio dydį ir suteiktas išmokas.
Įrašytas laikas
Laiko lapus ar laiko korteles turėtų pasirašyti darbuotojas; tada, kai taikoma, peržiūrėjo, patvirtino ir pasirašė priežiūros institucija. Laikas arba neapmokamas nedalyvavimas turėtų atsispindėti atitinkamame laiko lape. Patvirtinkite viršvalandžius prieš tai. Be to, darbuotojas neturėtų turėti prieigos prie savo darbo laiko, kai vadovas yra patvirtinęs ir pasirašęs darbo užmokesčio rengėjo įrašą.
Darbo užmokesčio paruošimas
Kaip papildoma kontrolės procedūra, asmuo ar asmenys, atsakingi už darbo užmokesčio skaičiavimą, kurie apskaičiuoja kiekvienam darbuotojui mokėtiną kompensaciją, neturėtų turėti leidimo pasirašyti laiko lapus ar išduoti darbo užmokesčio patikrinimus. Rengiant darbo užmokestį, FICA arba socialinio draudimo ir pajamų mokesčiai bei kiti atskaitymai, pvz., Draudimas, yra apskaičiuoti, o galutiniai dolerio dydžiai atlyginimams ir darbo užmokesčiui turėtų būti siunčiami tarnybai ar asmeniui, atsakingam už darbuotojų patikrinimus ir mokant darbo užmokestį mokesčiai.
Darbuotojų mokėjimas ir darbo užmokesčio mokesčiai
Kai įmanoma, darbo užmokesčio apskaitos vidaus kontrolės procedūrose turėtų būti reikalaujama, kad asmuo ar asmenys, kuriems leidžiama mokėti darbuotojus, ir darbo užmokesčio mokesčiai neturėtų neteisėtos prieigos prie žmogiškųjų išteklių įrašų, laiko lapų ir darbo užmokesčio skaičiavimo medžiagų. Mažose įmonėse, kuriose tai neįmanoma, savininkas arba viršutinė vadovybė turėtų leisti atlikti visus patikrinimus arba paskirti du patikimus darbuotojus, kad jie galėtų kontroliuoti leidimą, reikalaujant abiejų parašų.
Rizika
Verslui, neturinčiam tinkamų vidaus kontrolės darbo užmokesčio procedūrų, kyla rizika, kad kompensacija bus išmokėta neegzistuojantiems ar nutrauktiems darbuotojams. Be to, bendrovė gali prarasti turtą per permokus nesąžiningiems darbuotojams ir patirti pernelyg didelių išlaidų, nes turi perskaičiuoti darbo užmokesčio įrašus. Kai atsiranda klaidų, darbo užmokestis gali būti atidėtas, o tai gali sukelti nepatenkintus darbuotojus.