Vidaus kontrolės sistema ir sukčiavimo nustatymas ir prevencija organizacijoje

Vidaus kontrolė plačiai apibrėžiama kaip priemonės, kurių organizacija imasi, kad apsaugotų gyvybę ir turtą. Nuo fizinio saugumo ir prieigos kontrolės prie elgesio taisyklių ir procedūrų vidaus kontrolė negarantuoja klaidų ar sukčiavimo rizikos. Pagrindinis vidaus kontrolės sistemų tikslas - sumažinti riziką iki priimtino lygio. Šis etalonas dažnai vadinamas pagrįstu patikinimu arba lūkesčiu, kad verslo sandoriai bus pateikiami tiksliai ir sąžiningai. Antrinis vidaus kontrolės tikslas yra nustatyti metodus, kurie padėtų nustatyti netikslumą ar sukčiavimą.

Fizinės kontrolės priemonės

Dažnai nepaisoma fizinės prieigos kontrolės svarbos sukčiavimo prevencijai. Amerikos atestuotų buhalterių institutas pažymi, kad fizinės apsaugos priemonės gali tapti fizine kliūtimi užkirsti kelią patogiai prieigai prie grynųjų pinigų, įrašų ar kitų apskaitos duomenų, kuriais galima paslėpti sukčiavimą. Fizinio saugumo ir prieigos kontrolės nebuvimas yra kvietimas potencialiems nusikaltėliams. Prieigos žurnalai, vaizdo kameros ir raktiniai įrašai gali padėti tyrėjams sumažinti galimų įtariamųjų sukčiavimo sritį.

Vidaus kontrolė

Dvi pagrindinės vidaus kontrolės priemonės yra priskiriamos prevencinėms ir detektyvinėms. Prevencinė kontrolė padeda sustabdyti klaidų ar sukčiavimo atvejus, o detektyvų kontrolė skirta atskleisti nenuoseklumą, klaidas ar įtartinas aplinkybes. Trečiojo tipo, korekcinės kontrolės priemonės - tai kontrolės priemonės, įgyvendintos siekiant sumažinti nuostolius arba keisti esamą politiką.

Užduočių atskyrimas yra pagrindinė bet kurios vidaus kontrolės sistemos dalis. Pagrindinis principas yra tas, kad visi sandoriai turėtų būti suskirstyti į etapus, o kiekvienas sandorio etapas turėtų būti užbaigtas kito asmens. Kontrolės taškų, rodančių sandorius, kuriuose turėtų būti atskirtos pareigos, pavyzdžiai yra sandorių leidimas, pardavimų tvarkymas, grynųjų pinigų saugojimas, indėlių paruošimas, mokėjimų apdorojimas arba pirkimų patvirtinimas ir čekių išdavimas. Vidaus kontrolės palaikymas yra nuolatinis įsipareigojimas, reikalaujantis reguliariai vertinti ir įvertinti visas sritis.

Informavimas apie sukčiavimą

Daugiau nei 40 proc. Sukčiavimo atvejų pastebėjo vadovybės rezultatai, o dauguma šių patarimų gaunami iš darbuotojų. Sertifikuotų sukčiavimo egzaminuotojų asociacija praneša, kad įmonės gauna naudos iš darbuotojų švietimo apie sukčiavimą, apimančią nulinės tolerancijos nuo sukčiavimo politiką, konfidencialios patariamosios linijos ar kito ataskaitų teikimo mechanizmo sukūrimą ir iš viršaus į apačią nustatytą atspalvį, kuris atlygina sąžiningumą. Amerikos atestuotų buhalterių institutas paaiškina, kad „toks sąmoningumas galbūt yra pagrindinė sąlyga kuriant bet kokią veiksmingą sukčiavimo prevencijos strategiją ir ypač svarbi priežiūros lygmeniu“.

Apsvarstymai

Sertifikuotų sukčiavimo ekspertų asociacija mano, kad mažos įmonės yra ypač jautrios sukčiavimui ir piktnaudžiavimui, nes jos paprastai neturi didelių vidaus audito ar tyrimo darbuotojų, kad sukurtų sukčiavimo prevencijos programą. Ypatingas dėmesys įmonėms, turinčioms ribotus išteklius, yra palaikyti tvirtą vidaus kontrolę ir sukurti sukčiavimo informavimo programą, kurioje dalyvautų darbuotojai.

Rekomenduojama