Sąskaitų faktūrų išrašymas, Banko susitaikymas ir pareigų atskyrimas

Kai įmonė gauna prekes ar paslaugas prieš gaunant kompensaciją, ji turi išsiųsti sąskaitas savo klientams ir gauti iš jų mokėjimus. Ji taip pat turi paskelbti šiuos mokėjimus į pagrindinę knygą ir deponuoti juos į įmonės banko sąskaitą. Siekiant išvengti klaidų ir sukčiavimo, dauguma kompanijų šias užduotis priskiria daugiau nei vienam darbuotojui.

Apie sąskaitų faktūrų išrašymą

Kai darbuotojas dirba sąskaitų faktūrų išrašyme, jo pareigos gali apimti sąskaitų išsiųstą klientams, mokėjimų gavimą ir skelbimą bendrovės pagrindinei knygai, kuri yra pagrindinis bendrovės debetų ir kreditų sąrašas. Jei darbuotojas klaidingai atlieka sąskaitas faktūras, bendrovė gali prarasti pinigus iš netinkamų mokėjimų, arba jos pagrindinė antraštė gali atspindėti balansą, kuris neatitinka banko ataskaitų.

Apie banko susitaikymą

Darbuotojai, dirbantys bankų derinimo metu, paprastai yra atsakingi už bendrovės generalinio vadovo palyginimą su banko ataskaitomis. Jei įrašai nesutampa, darbuotojas turi nustatyti neatitikimo šaltinį. Kadangi daugelio kompanijų pagrindinėse knygose yra daug sandorių kiekvieną mėnesį, banko suderinimas gali tapti daug laiko ir varginantis. Banko suderinimo klaidos ar aplaidumas gali sukelti neatrastų neatitikimų bendrojoje knygoje.

Pareigų atskyrimas

Siekiant išvengti sąskaitų faktūrų išrašymo ir banko suderinimo problemų, įmonės paprastai reikalauja, kad skirtingi darbuotojai atliktų dvi užduotis. Jei tas pats darbuotojas atlieka abi užduotis, dažniau atsiranda netyčinių klaidų. Leidimas vienam darbuotojui užbaigti sąskaitų faktūrų išrašymą ir banko suderinimą taip pat padidina sukčiavimo ar įkalinimo galimybes. Naudodamasis abiem sistemomis, sukčiavimu dirbantis darbuotojas gali išlaikyti iš klientų gautus pinigus ir pakeisti pagrindinę knygą, kad atitiktų banko ataskaitas.

Apsvarstymai

Jei verslas yra mažas ir turi tik ribotą darbuotojų skaičių, pareigų atskyrimas gali būti neįmanomas. Siekiant užkirsti kelią problemoms situacijose, kai vienas darbuotojas turi turėti prieigą prie sąskaitų faktūrų išrašymo ir banko suderinimo, įmonės gali atlikti periodišką sąskaitų auditą, kad užtikrintų tikslumą. Įmonės taip pat gali atlikti darbuotojų patikrinimus prieš juos išsinuomodami, kad įsitikintų, jog jie neturi abejonių dėl elgesio.

Rekomenduojama