Pagrindiniai registratoriaus veiklos tikslai

Smulkaus verslo registratorius atlieka daug daugiau, nei pasveikina jūsų biuro lankytojus arba tiesioginius skambučius. Registratorius dažnai tvarko pristatymus, apdoroja paštą, siunčia skambučius vadovams ir tvarko advokatus. Mažos įmonės gauna maksimalią naudą iš savo registratorių, priskirdamos nuolatines užduotis, kad užpildytų prastovos laiką, pavyzdžiui, valdytų biuro reikmenis, paprastą sąskaitų faktūrų išrašymą, duomenų bazės įrašymą arba rašymo ir korektūros korespondenciją. Jūsų organizacijos diagramos ir išsamaus darbo aprašymo analizė padės jums gauti kuo daugiau naudos iš registratoriaus padėties.

Padarykite gerą pirmąjį įspūdį

Jūsų registratorius dažnai yra pirmasis asmuo, su kuriuo susisiekia jūsų klientai ar pardavėjai. Jei ji yra nesuderinta, nepažįsta jūsų personalo ar padalinių ar fiziškai neatsakinga, ji siunčia pranešimą apie tai, kaip organizuota jūsų įmonė, arba kaip rimtai vertinate savo verslą. Nustatykite savo registratoriui suknelės kodą, kuris gali neleisti jai dalyvauti „atsitiktinio penktadienio“ suknelėje. Uždrausti kramtomąją gumą prie savo stalo, pietauti priėmimo zonoje, žaisti muziką dirbdami ar pridedant asmenines dekoracijas savo darbo vietai.

Reikalauti, kad ji laikytųsi savo stalinio kompiuterio ir savo kompiuterio monitorių atsidurtų nuo lankytojų. Susipažinkite su registratore su pagrindiniais klientais ir pardavėjais, kad ji galėtų jaustis svarbiais ir vertinamais prisimindama jų vardus, žinodama savo įmones ir suprasdama, ką jie gamina ar parduoda.

Užtikrinti veiksmingą prekybą

Kai lankytojai atvyksta ir žmonės telefonu, registratorius neturėtų atspėti ar tyrinėti, kur yra jūsų personalas. Mokykite registratorių tiksliai žinoti, ką įmonė daro, įskaitant pagrindines produkto ar paslaugų žinias, kad jis suprastų, kas yra pagrindiniai kontaktai ir kur kreiptis į užklausas. Įsitikinkite, kad jis žino, kaip organizuojamas jūsų biuras, kad jis galėtų nukreipti paketus, pašto ir klientų ar pardavėjų užklausas teisingiems žmonėms.

Treniruokite jį taip, kad jis būtų susipažinęs su jūsų darbuotojais ir jų pareigomis, įskaitant teisingus bet kokių nedažnai pavadintų žodžių tarimus. Nustatyti pakuočių priėmimo ir pasirašymo procedūras, kurios yra svarbios ne tik efektyvumo požiūriu, bet ir siekiant pagerinti saugą ir sumažinti atsakomybę.

Pagerinkite priėmimo našumą

Registratorius gali turėti didelių prastovų per dieną, jei gaunate retus telefono skambučius ir lankytojus. Registratoriaus pozicija gali pagerinti jūsų darbo vietos našumą, tvarkydama vieną ar daugiau biuro funkcijų. Daugelis registratorių atlieka paprastą atsiskaitymą, tvarko atsargas, rūšiuoja ir siunčia paštą, atnaujina svetaines, tvarko duomenų bazės įrašą ir korespondenciją, siunčia elektroninius laiškus iš „catchall“ paskyros atitinkamiems skyriams ir saugo lankomumo įrašus. Mažų įmonių vadovai, neturintys asmeninių padėjėjų, dažnai pasitiki registratoriais, kad suteiktų klientams įspūdį, jog jie turi padėjėjų, priskirdami tokias užduotis, kaip skambinti telefonu ir nustatyti paskyrimus.

Išlaikyti „Office Morale“

Smulkaus verslo registratorius dažnai yra biuro „žmogaus vandens aušintuvas“. Dauguma darbuotojų kasdien bendrauja su registratoriumi, dažnai jie aptaria ir aptaria naujienas apie darbo vietą. Registratorius žino apie grupės pietų planus ir žino, ar kas nors atnešė elgesį su pertraukos kambariu, turi gimtadienį, įsidarbina ar gauna reklamą.

Ji gali būti konstruktyvi gerindama kompanijos moralę ar būti destruktyvi skleidžiant gandas ir gandas. Užklausa darbuotojams apie savo registratoriaus nuomonę, kad nustatytų, ar ji yra teigiama ar neigiama įtaka darbuotojų moralei.

Rekomenduojama