Pagrindiniai klausimai, kuriuos reikia užduoti, kai galvojate apie dokumentų valdymo sistemos diegimą

Šiuolaikinių dokumentų valdymo sistemose informacija saugoma naudojant skaitmeninius vaizdus ir elektroninį įrašų saugojimą. Jie leidžia patikrinti dokumentus, apriboti prieigą prie slaptos informacijos ir saugiai sunaikinti duomenis. Nors daugelis tiekėjų pateikia dokumentų valdymo sistemas su pagrindinėmis funkcijomis, pagrindiniai klausimai yra susiję su tuo, kaip sistema atitinka organizacijos saugumo, privatumo, prieigos ir bendradarbiavimo reikalavimus. Šių klausimų sprendimas prieš perkant sistemą užtikrina veiksmingesnį ir problemiškesnį įgyvendinimą.

Kūrimas

Pagrindiniai dokumento kūrimo klausimai yra susiję su tuo, kaip efektyviai sistema prideda naujus dokumentus ir kaip gerai ji turi tiek popierinius, tiek elektroninius originalus. Popieriaus medžiaga, gauta iš skaitytuvų ar nuotraukų, turi būti saugoma kaip vaizdai, bet taip pat gali būti saugoma kaip tekstas. Klausimai susiję su optiniu simbolių atpažinimu, kuris keičia žodžių vaizdą į tekstą. Ar sistema numato ieškoti popieriaus originalų turinio? Ar tai sukuria raktinius žodžius? Elektroninės medžiagos klausimai susiję su medžiagos rūšimis. Ar sistema gali priimti vaizdo ir garso įrašus? Kaip ji tvarko multimedijos failus? Organizacija turi užduoti klausimus, kad įsitikintų, jog sistema gali priimti visą jos medžiagą.

Saugojimas

Pagrindinė dokumentų valdymo sistemos funkcija yra saugoti dokumentus. Saugojimo funkcija apima atsarginių kopijų kūrimą. Ar sistema saugo failus savo gimtąja forma arba konvertuoja? Kaip dažnai ji atsargines kopijas saugo, kur saugomos atsarginės kopijos ir ar naudotojas turi prieigą prie atskirų atsarginių failų, kad juos atkurtų? Kartais organizacijai reikia failų saugojimo pradiniame formate. Ji gali turėti atsarginių kopijų, prieštaraujančių sistemos dizainui, politiką, ir visada patogu turėti prieigą prie atskirų atsarginių failų.

Priėmimas

Naudotojo požiūriu svarbiausia funkcija yra prieiga prie saugomų failų. Ši funkcija apima nuotolinę prieigą, prieigą prie interneto ir bendrinimą bei suderinamumą su kitomis programomis. Kaip darbuotojas naudojasi tam tikru dokumentu? Kaip darbuotojas jį nustato? Ką apima paieškos funkcija? Ar darbuotojai gali naudotis sistema nuotoliniu būdu arba internetu? Kaip veikia bendrinimas? Ar sistema gali siųsti dokumentą į bendrą našumo programą? Organizacija turi būti įsitikinusi, kad prieiga prie dokumento atitinka darbuotojų darbo būdą. Jei darbuotojai dirba nuotoliniu būdu, gali prireikti nuotolinio ir interneto ryšio. Sistema turi dirbti su kita programine įranga ir jos bendradarbiavimo praktika. Jei yra daug įvairių dokumentų su nestruktūrizuota informacija, paieškos ir struktūrizuotos failų sistemos yra svarbios.

Saugumas

Visos organizacijos turi saugumo problemų, o sistemos tiekėjai apima pagrindines saugumo priemones visose dokumentų valdymo sistemose. Jei saugumas yra labai svarbus organizacijai, jis turi paprašyti išsamaus sistemos saugumo funkcijų ir procesų suskirstymo. Jie turi dirbti su organizacijos saugumo politika ir procedūromis. Toks išsamus požiūris pakeičia ypatingus klausimus, susijusius su kritiniu saugumu.

Galiojimo pabaiga

Pilnos dokumentų valdymo funkcijos apima duomenų sunaikinimą, kai dokumentai baigėsi pagal organizacijos politiką. Klausimai susiję su tuo, kaip organizacija gali įgyvendinti dokumento galiojimo terminą sistemoje ir kaip ją pakeisti. Ar sistemoje yra skirtingų sulaikymo laikų kategorijos? Ar ji gali priimti galiojimo datas, o ne trukmę? Ar įgalioti darbuotojai gali pratęsti ar panaikinti galiojimo laiką? Pageidautinas lankstus trukmės ir datų programavimas, o sistema turi atitikti galiojimo pabaigos terminą, jei dokumentai yra reikalingi teisiniams ar atitikties tikslams.

Rekomenduojama

Ar galiu sinchronizuoti „Outlook“ su „Dropbox“?
2019
Kaip įsigyti alkoholinių gėrimų licenciją Masačusetse
2019
Kaip interpretuoti finansinius rodiklius
2019