Oficialaus verslo laiško etiketės ir dalys

Geras dalykas, pavyzdžiui, jūsų vaiko apklausa dėl privačios mokyklos arba sugedusių prekių pakaitalas, ateina tiems, kurie gerai rašo. Po numatomo oficialaus laiško formato matyti profesionalumas, pagarba ir kompetencija. Tačiau puikus turinys yra vienodai svarbus. Jūs maksimaliai padidinsite tikimybę, kad jūsų laiškas bus skaitomas, jei jis bus aiškus, tikslus ir tikslus. Atsižvelgiant į tai, kad laikas parašyti raidę gerai, su įprastine struktūra ir išskirtiniu turiniu, dažnai gaunami pageidaujami rezultatai.

Informacijos nustatymas

Visos oficialios verslo raidės atitinka nuoseklią formą, kad gavėjas galėtų greitai surasti reikiamą informaciją. Į savo firminius blankus turėtumėte įtraukti savo adresą ir telefono numerį. Jūsų adreso teisingumas kairėje arba dešinėje nėra standartizuotas. Data, kuri pateikiama jūsų kontaktinėje informacijoje, leidžia gavėjams sekti problemą. Praleiskite kelias eilutes ir užpildykite asmens, kuriam rašote, vardą, pavardę, pavadinimą ir adresą, kuris yra pagrįstas kairėje. Tai padės užtikrinti, kad nukreipiate savo korespondenciją į atitinkamą šalį.

Pasveikinimas ir pabaiga

Sveikinimai ir galūnės praneša apie pagarbą ir gali reikšti skirtumą tarp asmens, skaitančio jūsų laišką ar jį šalinant. Suraskite laiko, kad galėtumėte rasti asmens, su kuriuo norite bendrauti, pavadinimą ir tinkamą pavadinimą. Tai pasakoja skaitytojui, kad jums rūpi jos ir jos atsakymas. Naudokite tinkamą pavadinimą. Gydytojas, kurį vadinate „Ms.“ arba moteris, kurią vadinate „p.“ gali būti įžeidžiamas jūsų neatsargumas. Panašiai naudokite tik pavadinimą ir pavardę, pvz., „Gerb. Dr. Smith“. Vardai be pavardės yra pernelyg neformalūs, o pavadinimo, pavardės ir pavardės derinys yra nepatogus. Užbaikite su „Pagarbiai“ arba „Nuoširdžiai tavo“. Pasinaudokite „s“, bet ne „y“ ir sekite „jūsų“ kableliu. „Nuoširdžiai“ yra labiausiai paplitęs ir laukiamas uždarymas. Kiti, pavyzdžiui, „pagarbiai“ arba „ištikimai“, gali būti neteisingai interpretuojami.

Laiško kūnas

Laikykitės dėmesio ir teigiamo laiško, net jei skundžiasi. Tai suteikia naudos gavėjui įspūdį, kad esate aktyvus ir domisi sprendimu, o ne tiesiog vengiant. Jūsų pirmoji pastraipa turėtų būti trumpa ir turėtų apibūdinti jūsų komunikacijos priežastis. Pvz., „Dėkojame už greitą mano užsakymo išsiuntimą. Deja, vaza buvo sugadinta.“ Vėlesniuose punktuose turėtų būti pateikta tik informacija, reikalinga problemai išspręsti. Laikydami trumpą susirašinėjimą ir temą, pagarba skaitytojui. Sudarykite trumpą pastraipą, kurioje siūloma išspręsti sprendimą ar paaiškinti, kokių veiksmų atliksite, arba tikisi, kad skaitytojas atliks savo darbą. Žodis tai tvirtai, bet nuoširdžiai, pvz., „Ačiū iš anksto, kad išsiuntėte pakeitimą pirmiau nurodytam adresui“.

Papildoma informacija

Papildoma informacija, reikalinga jūsų laiškui užbaigti, priklauso nuo jo tikslo. Pavyzdžiui, trumpas paaiškinimas, paaiškinantis jūsų temą, paaiškina jūsų ketinimą ir maksimaliai padidina galimybes, kurias jis gaus. Nurodykite tai tarp gavėjo adreso ir sveikinimo prieš tuščią eilutę. Formatuokite jį taip, kad būtų skaitoma „Re: Jūsų susirašinėjimas, data: 2011/03/05“ arba „Re: politika Nr. 123.“ Panašiai, jei siunčiate savo laiško kopiją kitam asmeniui arba įtraukiate papildomus dokumentus su savo laišku, atkreipkite dėmesį, kad su „cc: Mary Stuart, prezidentas“, „encl: pasirašyta sutartis“ arba „Enclosure“. Šie pranešimai paskutinį kartą pateikiami puslapyje, po parašu, su dviem eilutėmis, esančiomis virš „cc“, ir atskirtos tuščia eilute.

Rekomenduojama