Smulkiojo verslo rinkmenų sąrašas
Mažos įmonės konkuruoja su didelėmis korporacijomis, turinčiomis didelių išteklių, ir jos taip pat turi būti pasirengusios auditams. Pasak „Fidelity“, mažų įmonių savininkai dažniau turi auditą nei korporacijos, nes mažų įmonių savininkai yra mažiau linkę tvarkyti savo bylas ir duomenis. Vis dėlto, su tinkama registravimo sistema ir planavimu, smulkiojo verslo savininkas gali užtikrinti, kad ji turi tinkamus dokumentus vidaus pajamų tarnybos ar draudimo audito atveju.
Kliento failai
Klientams ir projektams skirtos popierinės ar elektroninės bylos yra būtinos įmonės registravimo sistemoje. Įmonės, nepriklausomai nuo jų dydžio, turėtų registruoti visus verslo susitarimus, sutartis, sutartis ir klientus, su kuriais jie susidūrė - ne tik audito, bet ir teismo ar kitos teisinės problemos atveju. Audito metu IRS reikalauja tik kliento ir projekto failų praėjusius trejus metus, tačiau ieškiniai gali vykti bet kuriuo metu, todėl mažos įmonės niekada neturėtų atsisakyti šių failų. Jei vietos yra ribotos, mažos įmonės gali ieškoti elektroninių rinkmenų ir saugojimo sistemų.
Mokesčiai ir finansinės bylos
Nors dauguma smulkiojo verslo savininkų naudoja tam tikrą apskaitos programinę įrangą, svarbu turėti popierines atsargines kopijas. Šie failai turėtų apimti darbo užmokestį, verslo išlaidas, kredito kortelių ataskaitas, banko ataskaitas, metines mokesčių deklaracijas, ketvirtines mokesčių deklaracijas, atsargas, kasos juostas, kelionės žurnalus ir pardavimo bei pajamų ataskaitas. Jei įmonės savininko deklaracija parodė nuostolius, IRS rekomenduoja septynerius metus saugoti finansinius dokumentus ir mokesčių dokumentus dėl šio nuostolio. Kadangi tai yra daugelio smulkaus verslo savininkų atveju, išlaikykite savo ankstesnius finansinius ir mokesčių įrašus mažiausiai septynerius metus.
Darbuotojų failai
Darbuotojų, įskaitant subrangovus ir laisvai samdomus darbuotojus, bylos turėtų būti saugomos mažiausiai trejus metus. Šiose bylose turėtų būti sudarytos sutartys, mokesčių deklaracijos, darbo užmokesčio įrašai, draudimas ir kitos formos, kurias darbuotojas pasirašė per savo laiką.
Verslo planai
Dauguma verslo savininkų atlieka deramą patikrinimą ir sukuria verslo planą prieš pradedant savo įmonę. Verslo planuose atsižvelgiama į tai, kaip savininkai gali vadovauti, kad užtikrintų, jog jos verslas tęstųsi. Mažosios įmonės turėtų turėti neribotą laiką savo verslo planus ir visus iš šių planų sukurtus biudžetus. Net jei pradinis verslo planas buvo pakeistas ar pakeistas, jis turi būti saugomas bylos medžiagoje, ypač jei šis verslo planas yra susietas su trumpalaikiu turtu ar paskolomis.
Kiti failai
Smulkia įmonė per savo veiklą kaups įvairius dokumentus ir rinkmenas. Nors IRS to nereikalauja, „Fidelity“ rekomenduoja išlaikyti papildomas rinkmenas, pvz., Darbo prašymus, el. Laiškus ir korespondenciją, leidimus, licencijas, prekių ženklus, pranešimus apie nelaimingus atsitikimus ir steigimo dokumentus - draudimo auditams ar ieškiniams.