Kas yra verslo neaktyvūs failai?

Kai pirmą kartą paleidžiate savo verslą, jūsų klientai, tiekėjai ir produktai gali būti tokie minimalūs, kad galėtumėte juos nedelsdami laikyti prieinamus ir arti savo stalo. Tačiau, kai jūsų įmonė auga ir laikas eina, taip pat didėja dokumentų kiekis. Turite saugoti šį didėjantį popierinių įrašų skaičių rinkmenų spintos, kur galiausiai pritrūksta vietos. Jei norite, kad dabartiniai duomenys būtų lengvai prieinami ir naudingi, pakeiskite seną informaciją į neaktyvius failus.

Pagrindai

Neaktyvūs failai susideda iš dokumentų ir kitos informacijos, kurios nebereikia kasdieniniam darbui atlikti. Šie failai gali būti sudaromi prieš tris metus, jau įsigytų produktų pirkimo užsakymai arba informacija apie klientus, kurie paskutinį kartą pirko iš jūsų daugiau nei prieš metus. Kai kuriais atvejais, pvz., Mokesčių dokumentuose, turite saugoti įrašus teisiniais tikslais. Kiti, kuriuos galbūt norėsite laikytis, pavyzdžiui, kai klientas prašo ieškoti prieš dvejus metus nusipirkto stiliaus. Skirtinga linija tarp aktyvių ir neaktyvių įrašų skiriasi priklausomai nuo įmonės ir gali priklausyti nuo turimos vietos. Tačiau naudinga gairė - per metus nepaliestus įrašus paversti neaktyviais failais.

Pervedimai

Sukurti sistemingą aktyvių failų konversijos į neaktyvius metodus. Vienas iš būdų yra tai, kad jis taptų metų pabaigos procedūrų dalimi. Praėjusią savaitę ar praėjusiais metais eikite per savo failus ir išrašykite visus įrašus iš savo biuro spintos. Perkelkite šį seną popierių į laikymo dėžutes, kurias laikote „backroom“. Jei turite prieigą prie neaktyvių failų, vis tiek galite tai padaryti.

Išorinis

Kai išeisite iš „backroom“ vietos, turite apsvarstyti galimybę pasirinkti iš išorės. Viena iš galimybių yra saugojimo spintelė, kurią jūs nuomojate kas mėnesį, o tai gali taupyti pinigus, bet gali paveikti jūsų ekstremalią temperatūrą. Saugesnis pasirinkimas yra klimato kontroliuojamas įrenginys, specialiai sukurtas svarbiems įrašams. Nors tai yra brangesnis, jūsų failai yra apsaugoti nuo ekstremalių temperatūrų ir biologinių problemų, pvz., Pelėsių ir pelėsių.

„Going Digital“

Jei jums nepatinka mintis, kad kas kelis mėnesius ar metus žongliruosite popierių, tiesiog išsaugokite juos tinkamai, apsvarstykite galimybę skaitmeninti failus. Net IRS priima skaitmenines kvitų versijas kaip išlaidų įrodymą. Šis procesas sumažina laikmenas, kuriose yra daug įrašų į bitus ir baitus, kurie užima daug mažiau vietos magnetinėse laikmenose. Jūs galite išlaikyti daug daugiau įrašų arti ir padaryti juos prieinamus visiems kompiuterio vartotojams. Taip pat galite dubliuoti neaktyvius failus į skirtingas vietas arba išorinius serverius. Jei kas nors nutinka, kad sunaikintumėte saugyklą vienoje vietovėje, jūsų failai vis dar saugomi kitur. Jei norite pradėti procesą, paprašykite savo biuro darbuotojų skaitmeninti bet kokius popierinius įrašus, kai tik juos gauna. Turėsite nusipirkti skaitytuvų ir standžiųjų diskų bei programinės įrangos saugojimui. Kalbant apie esamas neaktyvias rinkmenas, gali būti, kad jūsų personalo ištekliai būtų geriau panaudoti, norint įdarbinti išorinę kompaniją, kad skaitmenintumėte savo įrašus.

Rekomenduojama

Kaip prisijungti prie interneto banko „Bank of America“
2019
IRS taisyklės dėl atleidimo nuo savarankiško darbo mokesčio
2019
Kaip susieti PSD CS4
2019