Kokie yra pagrindiniai projekto išlaidų kontrolės veiksniai?
Projekto išlaidų kontrolė siekia laiku pasiekti verslo tikslą ir per nustatytą biudžetą. Kitaip tariant, projekto sąnaudų kontrolė orientuota į efektyvumo didinimą ir išlaidų mažinimą. Verslo savininkai gali kontroliuoti projekto išlaidas, kruopščiai planuodami tinkamą biudžetą, stebėdami projekto veiklą ir ieškodami sprendimų bet kokiems trūkumams ar klaidingiems skaičiavimams, kurie kelia pavojų projekto sėkmei.
Biudžetas
Projekto biudžete nurodoma, kiek kiekvienos įvairios užduotys turėtų kainuoti. Ne visos išlaidos yra nuspėjamos - pavyzdžiui, klientas gali netikėtai paprašyti komandos pertvarkyti tam tikrą elementą, arba dėl išorinių ekonominių veiksnių gali pasikeisti tiekimo sąnaudos. Tačiau kiek įmanoma, biudžete turėtų būti išsamiai nurodytos tikėtinos išlaidos. Jei yra tam tikrų neišvengiamų neapibrėžtumų, biudžete taip pat turėtų būti numatytas buferis, skirtas netikėtiems perviršiams. Pavyzdžiui, programinės įrangos kūrimo projektai dažnai susiduria su trikdžiais, kad net geriausi planuotojai niekada negalėjo numatyti, o tai reiškia, kad jų biudžetai turi būti šiek tiek lankstesni, kad būtų laikomasi perėjimo reikalavimų.
Stebėsenos grupės veikla
Pradėjus projektą, projekto vadovas turi stebėti kiekvieną dalyvį, kad projektas būtų vykdomas laiku ir laiku. Pavyzdžiui, jei darbuotojas laiku neatlieka reikiamos užduoties, vadybininkas turi žinoti apie vėlavimą prieš pat iškilus problemoms. Atskirai reguliariai susitinkantys susitikimai gali padėti vadovui pasilikti pažangos. Kitas būdas palaikyti ryšį yra paprašyti dienos ar savaitės ataskaitų. Grupės susitikimai taip pat gali būti reikalingi siekiant užtikrinti, kad darbuotojai neveiktų kryžminiu tikslu arba atliktų nereikalingas užduotis. Pavyzdžiui, kai kurie darbuotojai gali nežinoti, kaip strateginiai pokyčiai pakeitė projekto reikalavimus.
Pažeidimų kontrolė
Nė vienas biudžetas negali tvarkyti kiekvieno įvykio. Veiksmingo projekto išlaidų kontrolės raktas yra pakankamai lankstus, kad būtų galima išspręsti neišvengiamas problemas. Pavyzdžiui, galbūt tiekėjas laiku nepateikė reikiamos projekto įrangos. Siekiant sumažinti riziką biudžetui, projekto vadovas turi greitai išspręsti problemą arba surasti problemą. Kitaip tariant, projekto sąnaudų kontrolei reikia sugebėti kuo greičiau ištaisyti ar atsisakyti pasmerktų strategijų, kad jie nekeltų pavojaus projekto sėkmei.
Apsvarstymai
Įvairūs veiksniai gali kelti grėsmę projektui ir jo biudžetui, todėl projektų vadovai turi būti budrūs. Patirties tvarkymo projektai galbūt yra geriausias pasirengimas, tačiau nauji projektų vadovai gali imtis tam tikrų veiksmų, kad pagerintų savo įgūdžius. Pavyzdžiui, dokumentuojant kiekvieną proceso etapą, vadybininkas gali nustatyti, kur atsirado problemų ir ateityje sukurti geresnius planus. Taip pat gali padėti reguliariai peržiūrėti viršutinės vadovybės, klientų ar verslo savininko atliktą komandos darbą, suteikiant tikslą imtis komandos veiklos.