Kokios yra pagrindinės administracinių padėjėjų ir žmogiškųjų išteklių padėjėjų pareigos?

Administraciniai ir žmogiškųjų išteklių padėjėjai palaiko biuro padalinių ir, kai kuriais atvejais, konkrečių vadovų ar vadovų darbą. Kartais vadinami sekretoriai, padėjėjai atlieka pareigas, pvz., Palengvina ryšius, tvarko įrašus ir nustato paskyrimus, nors administracijos padėjėjo pareigos gali labai skirtis, priklausomai nuo pramonės, kurioje jis dirba. Žmogiškųjų išteklių padėjėjai dažnai yra labiau standartizuoti, tačiau vis dar yra daug laisvės, atsižvelgiant į departamento prioritetus ir išteklius.

Verslo komunikacijos palengvinimas

Abiejų tipų padėjėjai dažnai atlieka svarbų vaidmenį departamento komunikacijose. Padėjėjas gali parengti ir išsiųsti el. Laiškus departamento vadovybės vardu, tvarkyti korespondenciją, siunčiamą departamento elektroninio pašto adresu, ir palaikyti ryšį tarp departamento vadovo ir kitų darbuotojų, klientų ar perspektyvų. Padėjėjai dažnai yra atsakingi už pašto atsiuntimą, skaitymą ir nukreipimą į biurą ir nėra skirti konkrečiam asmeniui.

Asistentas taip pat gali būti paprašytas rašyti ir atnaujinti departamento ar įmonės tinklaraštį, kuris yra bendrai naudojamas arba prieinamas visuomenei. Visų pirma žmogiškųjų išteklių padėjėjai gali būti atsakingi už įmonės vidaus dokumentų, tokių kaip darbuotojų vadovai ir pranešimai apie atostogas, stebėjimą ir atnaujinimą, arba darbuotojų sveikatos ir saugos informacijos skelbimą darbuotojo skelbimų lentoje.

Įrašų kūrimas ir priežiūra

Administraciniai ir žmogiškųjų išteklių padėjėjai dažnai atlieka svarbų vaidmenį kuriant ir prižiūrint biuro įrašus. Žmogiškųjų išteklių padėjėjai dažnai yra atsakingi už darbuotojų dokumentų rinkimą ir tvarkymą, pavyzdžiui, darbo prašymus, darbo sutartis ir išmokų formas. Administraciniai padėjėjai tvarko ir popierinius, ir skaitmeninius įrašus, juos tvarkydami ir lengvai atkurdami.

Ribotos apskaitos užduotys

Kai kuriais atvejais padėjėjas gali prisiimti atsakomybę už ribotas buhalterinės apskaitos užduotis, pvz., Departamento biudžeto skaičiuoklės tvarkymą. Asistentas taip pat gali būti atsakingas už čekių užklausų ir sąskaitų pateikimą apskaitos skyriui, taip pat už darbuotojų išlaidų sąskaitos užklausų tvarkymą.

Mokslinių tyrimų atlikimas ir ataskaitų teikimas

Asistentai dažnai turi atlikti mokslinių tyrimų projektus, o tada organizuoti, pranešti ir saugoti surinktą informaciją. Mokslinių tyrimų projektų, kuriuos padėjėjas gali atlikti ir tvarkyti, pavyzdžiai:

  • Informacija apie pagrindinius konkurentus

  • Atitinkami pramonės įstatymai ir teisės aktai
  • Profesinių asociacijų kontaktinė informacija
  • Informacija apie pagrindinius klientus, pvz., Gimtadienius ir darbo metines

Be to, žmogiškųjų išteklių padėjėjai gali tirti potencialius samdomus darbuotojus, įskaitant nuorodas, socialinę žiniasklaidą ir patikrinimus. Tiek žmogiškųjų išteklių, tiek administracijos padėjėjai taip pat gali praleisti laiką ieškodami darbo lentų ir atnaujindami skelbimų svetaines, tikėdamiesi rasti kandidatų į atviras pozicijas.

Naujų darbuotojų buvimas

Nors žmogiškųjų išteklių padėjėjai dažnai yra labiau įsitraukę į darbuotojų komandiravimą ir perkėlimą į darbą, nei administraciniai padėjėjai, abu gali dalyvauti priimant naujus darbuotojus ir padedant išeiti iš įmonės. Pavyzdžiui, žmogiškųjų išteklių padėjėjai gali būti atsakingi už naujo darbuotojo informavimą apie naudą ir biuro politiką. Be to, žmogiškųjų išteklių padėjėjas dirbs su nauja nuoma, kad užbaigtų reikiamus dokumentus, kad galėtų gauti ir gauti išmokas, pvz., Draudimą.

Kita vertus, administraciniai padėjėjai gali prisiimti atsakomybę už naujo darbuotojo įdarbinimą savo naujiems darbuotojams, parodyti ją aplink biurą ir paversti ją greičiau dėl vidaus rinkmenų ir įrašų vietos. Administracijos padėjėjas taip pat gali palaikyti ryšį tarp naujosios nuomos ir IT skyriaus, kurdamas ją kompiuteriu ir el. Pašto adresu.

Padėti darbuotojams išvykti

Darbuotojo išvykimo metu žmogiškųjų išteklių padėjėjas gali atlikti pasitraukimo pokalbį, pateikti informaciją apie išmokų nutraukimą arba išplėsti juos per tokias programas kaip COBRA, o kai kuriais atvejais - prižiūrėti darbuotoją, kai jis išvalo savo stalą. Administracijos padėjėjas gali pranešti apie išvykimą į IT ir pastato saugumą, kad buvusio darbuotojo el. Paštas būtų išjungtas ir pastato raktų kortelė būtų išjungta.

Kitas pagalbinis darbas

Kitos užduotys, kurias atlieka padėjėjai, daugiausia priklauso nuo konkretaus verslo, padalinio ar padėjėjo viršininko poreikių. Kitos pareigos gali būti:

  • Užsisakykite kelionių departamento darbuotojams, kandidatams į darbą ar ne lankytojams

  • Pradinių pokalbių telefonu atlikimas su kandidatais į darbą
  • Koordinuoti specialius renginius, pvz., Atostogų šalis
  • Biuro reikmenų užsakymas

Rekomenduojama

Pelno pasidalijimo planų privalumai
2019
Ką aš galiu padaryti su HDMI išėjimu Asus?
2019
Atsakymai į griežtus klientų aptarnavimo klausimus
2019