Kokios vidaus kontrolės funkcijos egzistuoja „Petty Cash“?
Smulkūs grynieji pinigai - tai sistema, skirta mažų, atsitiktinių verslo pirkimų, kuriuos galima lengvai užmiršti ir nepripažinti jūsų buhalterinėje sistemoje, sekimui. Maži pinigai taip pat yra naudingi mokant už prekes, kai čekiai ar kredito kortelės, kurios palieka daugiau popieriaus, yra netinkamos. Šie sandoriai apima pirkimus iš gatvės pardavėjų arba mokesčius už automobilių skaitiklių. Veikianti smulkių grynųjų pinigų sistema apima vidaus kontrolę, užtikrinančią, kad visi sandoriai būtų registruojami ir kad pirkimo sumos būtų suderintos su likusia fondo suma.
Smulkūs grynųjų pinigų žurnalai
Maža grynųjų pinigų yra nešiojamojo kompiuterio ar popieriaus lapo, kurį įmonė saugo savo smulkiame pinigų fonde, įrašyti į fondą įeinančias ir išeinančias pinigų sumas. Naudokite smulkų grynųjų pinigų žurnalą, kad pateiktumėte kiekvieną pirkimą, kurį atliksite naudodamiesi smulkiais pinigais, ir kiekvieną sumą, kurią pridėjote papildyti fondą. Įtraukite sandorio datą ir pardavėją ir perskaičiuokite smulkių pinigų sumą, pridedant arba atimant atitinkamą sumą.
Susitaikymas
Suderinkite savo smulkų pinigų fondą skaičiuodami sumą laukelyje ir patikrinkite, ar žurnale nurodyta suma atitinka sumą, kurią jūs turite. Atlikite šį suderinimą periodiškai, pvz., Kas savaitę arba kas mėnesį, priklausomai nuo to, kaip dažnai naudojate smulkų pinigų fondą. Jei nedidelės grynųjų pinigų sumos neatitinka įrašytos sumos, patikrinkite matematiką arba nustatykite atsargesnius protokolus, kad nustatytumėte, kas turi reguliarų prieigą prie fondo.
Buhalterinė sąsaja
Jūsų maža pinigų sistema turėtų būti integruota su bendra buhalterinės apskaitos sistema, kad būtų galima kontroliuoti, kaip pinigų srautai vyksta jūsų versle. Grynaisiais pinigais patikrinkite kiekvieną kartą, kai papildote fondą, kad dokumentuotumėte lėšų pervedimą iš bendros banko sąskaitos į smulkų pinigų fondą. Periodiškai įveskite visas savo smulkių pinigų žurnalo išlaidas į savo bendrą buhalterinės apskaitos knygą ir paskirstykite ją į atitinkamą paskyrą, pvz., Medžiagas ar reikmenis.
Dėžutės užrakinimas
Mažas pinigų fondas yra pinigų dėžutė. Priklausomai nuo jūsų personalo dydžio ir įmonės kultūros, galite pasirinkti įdiegti vidinę kontrolę užrakindami langelį ir leidžiant prieigą tik prie riboto skaičiaus asmenų. Jūs galite nuspręsti imtis šio veiksmo, jei jūsų fondo sumos neatitinka jūsų žurnale esančios sumos, nors visi skaičiavimai yra teisingi.