Kas svarbu nepamiršti rašant verslo laišką?
Motyvacinis laiškas, atsakymas į klientų užklausą ir surinkimo laiškas, kuriame prašoma nedelsiant sumokėti, yra pavyzdžiai, kuriais turėtų būti vadovaujamasi verslo formatu. Nors verslo laiškai nėra itin sudėtingi, jie žymiai skiriasi nuo akademinio ar asmeninio laiško. Atsižvelgiant į pagrindines, tačiau svarbias verslo laiškų sąvokas, jūsų korespondencija gali tapti profesionalesnė ir veiksmingesnė.
Verslo rašymo perspektyva
Labai svarbu nepamiršti skaitytojo ar skaitytojų lūkesčių, tikslų, situacijų ir poreikių. Dėl šios priežasties verslo laiške turėtų būti atsižvelgiama ne tik į skaitytoją, bet ir retoriškai žinoma. Sąmoningumas - tai visų pirma apie jūsų skaitytojus, tai, ko jie tikisi išeiti iš komunikacijos ir ką reikia įtraukti į laiško tekstą, kad atitiktų skaitytojų lūkesčius. Tada įsitikinkite, kad pateikta informacija yra naudinga ir lengvai suprantama.
Pabrėžkite teigiamą
Dauguma skaitytojų, neatsižvelgiant į rašto tipą, teigiamai atsilieps teigiamai nei neigiamai. Dėl šios priežasties svarbu atkreipti dėmesį į teigiamą žodį, nepaisant to, ar verslo laiške pateikiama teigiama, ar neigiama informacija. Stenkitės nenaudoti žodžių, turinčių neigiamų reikšmių, įskaitant tokius žodžius, kaip, ne, atsisakykite, deja, ir nesėkmę. Pavyzdžiui, rašant rinkimo laišką, padėkokite asmeniui už tai, kad jis yra klientas. Tęskite žodį, kad, atsižvelgdami į įmonės kredito politiką, klientas gali žinoti, kad nors jo sąskaita yra nusikalstama arba mokėjimas yra pavėluotas, jūs norite dirbti su klientu, kad rastumėte abipusiai priimtiną sprendimą.
Trumpas, glaustas ir paprastas
Trumpi, glausti ir paprasti yra trys svarbūs žodžiai, kuriuos reikia nepamiršti rašant verslo laiškus. Laikas yra pinigai verslo pasaulyje ir, jei jūsų laiškas yra ilgas ir ištrauktas, skaitytojas gali paslėpti savo laišką. Jei taip atsitiks, jis bus skaitomas daug vėliau arba galbūt niekada nebus perskaitytas. Eikite į tašką ir pabandykite sudaryti verslo laišką naudodami kuo mažiau žodžių. Bendroji gairė yra išlaikyti verslo laišką viename rašytiniame puslapyje.
Įrodymas, redagavimas ir skaitymas
Niekada neatsiųskite verslo laiško, prieš tai nepatvirtindami rašybos ir gramatikos klaidų. Be to, peržiūrėkite ilgus žodžius, techninį žargoną, painias mintis ar sakinius ir spausdinimo klaidas. Perskaitykite jį garsiai arba paprašykite kolega perskaityti, kad jaustumėtės, kaip jis skambės skaitytojui. Jei jums reikia bet kokiu būdu keisti ar redaguoti laišką, prieš išsiunčiant jį dar kartą patvirtinkite, peržiūrėkite ir perskaitykite laišką.