Elektroninio biuro privalumai ir trūkumai
Tai skaitmeninis pasaulis, ir kiekvienas verslo savininkas yra užtvindytas ieškant kito sprendimo, kaip racionalizuoti darbą, ir imtis veiksmų „debesyje“. „Neapsiribojant popieriumi, yra daug privalumų verslo savininkams. įdomu, ką jie turėtų laikyti skaitmeninėje erdvėje, ir ką jie turėtų nukreipti į senamadiškus popierinius metodus.
Privalumas: reikšmingi sutaupymai
Viską, išsaugotą skaitmeniniu formatu, kompiuterių diskuose, „flash“ diskuose arba debesų sistemose, yra pigiau nei spausdinti ir saugoti popieriuje. Taip pašalinamos smulkinimo paslaugos, susijusios su popieriaus darbu su slapta informacija. Kai kurios įmonės turi visą kambarį ir saugyklą, skirtą popieriaus archyvavimui. Elektroninės sistemos pašalina šias išlaidas.
Trūkumas: vartotojų įpročiai
Daugelis įmonių turi pardavimo taškus sistemas, kurios daro viską ant planšetinio kompiuterio. Nors tai yra greita ir efektyvi įmonės savininkui ir jo komandai atlikti sandorius, ji gali palikti klientams jausmus, kad jie neišeina be popieriaus. Kai kurie vartotojai mėgsta peržiūrėti popierių ir nenori vėliau spausdinti jų sandorių.
Privalumas: informacijos greitis
Kai viskas saugoma skaitmeniniu būdu, palyginti su popieriaus rinkmenomis, prieinamumas tampa greitas ir paprastas. Darbuotojai, vartotojai ir verslo savininkai turi prieigą prie visų duomenų, sutarčių ir vartotojų rinkmenų tik keliais pelės paspaudimais. Tai pašalina galimybę surasti failą ar formą, kuri taupo kiekvieną kartą.
Trūkumas: potencialūs įsilaužėliai
Kai informacija saugoma popieriuje ir užrakinta failų spintose, kažkas turėtų fiziškai turėti prieigą prie dokumentų, kad būtų pavogta informacija. Piratai neturi jaudintis dėl to, kad viskas saugoma skaitmeniniu būdu. Verslo savininkai dažnai per daug užsiėmę, kad atnaujintų programinę įrangą ir virusų apsaugą, todėl įsilaužėliai gali lengviau įdiegti šnipinėjimo programas, pavogti informaciją arba užgrobti įmonės duomenis.
Privalumai: mobilus darbuotojas
Perkėlimas iš popieriaus į skaitmeninę saugyklą, ypač naudojant debesys grindžiamą technologiją, internetinės informacijos saugojimas leido lengviau naudotis mobiliaisiais darbuotojais. Yra daugiau lankstumo susitikti su klientais ne biure ar praleisti dieną, dirbančią iš namų. Darbuotojai gali greitai ir lengvai pasiekti visą informaciją internete. Dažnai nuotoliniai darbuotojai net neveikia tame pačiame mieste kaip verslo savininkas, o tai reiškia, kad darbdaviai gali naudotis nauja talentų grupe.
Trūkumas: techninės įrangos ar programinės įrangos problemos
Kai viskas saugoma skaitmeniniu būdu, sistema gali sugesti ir visa informacija prarasti. Būtinai reguliariai darykite atsarginę informaciją, kad palengvintumėte atkūrimo procesą. Tačiau tai vis dar sukelia paslaugų teikimo nutraukimą, taip pat kaip ir elektros energijos tiekimo nutraukimas arba interneto serverio problema. Įmonės savininkai turėtų turėti nenumatytų atvejų planus, jei skaitmeninės informacijos prieinamumas nesėkmingas.
Įspėjimas
Kai kurie dokumentai turi būti pasirašyti rašalu, o viena kopija turi būti pateikta vartotojui, o kita - saugoma. Tai paplitusi finansinių paslaugų sektoriuose. Tokiais atvejais, jei nėra teisinių pasekmių, susijusių su reikalavimų nesilaikymu, tai yra visiškai be kompiuterio galimybė.