El. Pašto kaip verslo ryšių priemonės naudojimo privalumai ir trūkumai
El. Paštas yra tiesioginė verslo komunikacijos forma, todėl sunku įsivaizduoti darbo vietą, kuri daugeliui vidinių ir išorinių ryšių nesiremia elektroniniu paštu. Yra daug el. Pašto ryšio privalumų, ne mažiau svarbu, kad tai greita ir patikima. Tačiau el. Laiške yra keletas išeities taškų, kurie gali būti naudingi, nes kartais tai yra sudėtingas būdas siųsti informaciją.
Privalumas: greitas klientų bendravimas
Kai jums reikia gauti svarbų pranešimą klientui ar verslo partneriui, kuris yra tūkstantis mylių, vienas iš sparčiausių būdų tai padaryti yra el. Elektroninio pašto pranašumas telefonu ryšių greičiu yra tas, kad galite siųsti priedus su el. Laišku, kuriame yra svarbūs dokumentai arba netgi pristatymas, kad paaiškintumėte pranešimą. Bet kuriuo atveju telefono skambučiai apskritai užtrunka ilgiau, nes jūs turite patekti į tinkamą asmenį ir sugauti juos, kai jie gali kalbėti. Kita vertus, el. Laiškas gali būti išsiųstas greitai ir laukia jų, kai jie yra pasirengę jį peržiūrėti.
Privalumas: prieinamumas ir perkeliamumas
Dėl didesnio el. Pašto naudojimo verslo žmonės kasdien gauna šimtus laiškų. Tačiau tūkstančiai el. Laiškų gali būti archyvuojami į kompiuterio arba rankinio ryšio įrenginio aplankus, pvz., Mobilųjį telefoną, kad juos būtų galima gauti, kai juos reikia. Elektroninio pašto patogumas neleidžia jums saugoti failų aplankų su popieriais. Tai taip pat leidžia jūsų svarbią korespondenciją lengvai nešiojant, neskaitant sunkių failų aplankų.
Privalumas: sumažina pristatymo ir pašto išlaidas
Be interneto ryšio kainos, el. Paštas yra nemokamas. Vienas iš el. Pašto komunikacijos privalumų yra tas, kad galite siųsti tiek pranešimų, failų, vaizdo įrašų, dokumentų ir pristatymų, kiek norite, nemokėdami nieko. Tai žymiai sumažina jūsų įmonės pristatymo ir pašto išlaidas, taip pat laiko ir to laiko sąnaudas - jūs ar bendradarbis praleidžia pakavimo dokumentus, skirtus paštui, adresuodami juos ir gaudami juos paštu.
Trūkumas: pažeidžiamumas praradimui
Kažkas turėtų imtis rankinių pastangų pasiekti visus svarbius spausdintus dokumentus ir juos sunaikinti. Tačiau visi jūsų el. Laiškai ir svarbi informacija gali būti prarastos, kai įvyksta paprastas kietojo disko gedimas. Jei saugote el. Pašto informaciją kitame serveryje, tuomet galite prarasti savo duomenis, jei ši svetainė sumažės arba nebeveikia. Būtinai naudokite atsarginį metodą svarbiems el. Laiškams, kuriuos norite išsaugoti net trumpą laiką, pvz., Reguliariai kopijuodami juos į „flash“ diską.
Trūkumas: prieinamas kitiems
Kai kas nors jums atsiųs verslo laišką, esate vienintelis asmuo, kuris gauna tą laišką. Niekada nelaikykite, kad jūsų el. Laiškai būtų privatūs. Kadangi el. Laiškai siunčiami per tinklus, gali būti, kad kiti gali prieiti prie jų arba netinkamai juos gauti. El. Laiškus galima sulaikyti įsilaužėju arba eiti į neteisingą el. Pašto adresą ir baigti kažkieno kito pašto dėžutę. Todėl būkite atsargūs, kokią informaciją siunčiate el. Jei asmeninė informacija, kurios nenorite, kad kas nors matytų, el. Paštas gali būti ne geriausias ryšio būdas. Jūsų slapta informacija ir pranešimai yra labai lengvai prieinami įsilaužėliams ir net neįtariams gavėjams, kai naudojate el. Paštą.
Trūkumas: sunku interpretuoti emocijas
El. Laiško trūkumas yra tai, kad žmonės linkę ją traktuoti kaip pokalbį, nes el. Paštas gali įvykti taip greitai. Jie pradeda naudoti slengų terminus ir bando vesti pokalbius elektroniniu paštu. Tačiau, kadangi el. Pašto gavėjai negali matyti vienas kito, el. Laiškai neturi jokio balso ar emocijų, galinčių padėti tinkamai interpretuoti. Tai gali ir gali sukelti klaidingą emocijų, susijusių su elektroniniu paštu, aiškinimą, dėl kurio skauda jausmus, pyktį, pasipiktinimą ir daug daugiau emocijų. Prieš siųsdami juos gerai perskaitykite el. Laiškus ir ieškokite formuluotės, kuri galėtų būti priimta neigiamai.