Verslo el. Pašto gairės

El. Paštas pakeitė veido bendravimą verslo pasaulyje, sumažindamas tradicinių verslo raidžių naudojimą ir suteikdamas greitesnį būdą perteikti pranešimą klientams, bendradarbiams ir prižiūrėtojams. Tačiau technologinių pokyčių metu atsiranda neišvengiamų klaidingų nuomonių apie tai, kaip rašyti verslo el. Laiškus. Dėl savo greito pobūdžio ir atsitiktinio jausmo verslo el. Laiškai dažnai neturi tokio pat profesionalumo ir aiškumo, kaip ir verslo laiškai, bet su tinkamais instrukcijomis, priežiūra ir redagavimu jūsų verslo el. Laiškai gali būti lygiai tokie pat profesionalūs kaip bet koks popierinis laiškas.

Privalumai

El. Pašto įtraukimas į verslą padėjo daugeliui pramonės šakų globalizuotis dėl greito pranešimų perdavimo. Nesvarbu, ar buvo išsiųstas verslo laiškas Niujorke ar Londone, prieš išsiųsdami el. Laiškus ir faksogramas, jums teko ilgiau užmegzti ryšius raštu nei dabar. El. Paštas taupo laiką ir, savo ruožtu, padidina bendravimą ir našumą.

Reikšmė

Apie 145 mln. Žmonių dėl verslo priežasčių naudojasi elektroniniu paštu Šiaurės Amerikoje - pagal „Ferris Research“ 2010 m., O vidutinis verslo el. Pašto naudotojas per savaitę siunčia apie 600 laiškų. Nuo pat įkūrimo į verslo pasaulį el. Paštas ėmėsi vadovaujamo vaidmens verslo komunikacijoje, darant spaudimą žmonėms siųsti išskirtinius laiškus. Dėl didelio pranešimų kiekio, paliekančio vidutinį verslo el. Pašto adresą, sunku nuosekliai išsiųsti tobulą, gramatiniu požiūriu teisingą ir gerai struktūrizuotą turinį, tačiau blogai parašytas, nestruktūruotas el. Laiškas gali turėti didelį neigiamą poveikį jums ir jūsų įmonei.

funkcijos

Verslo el. Laiškas turi būti efektyviai struktūrizuotas, nes dauguma gavėjų neturi laiko persiųsti daug teksto el. Verslo el. Laiškuose turėtų būti nurodoma pranešimo paskirtis jau pradžioje, naudojant kūną kaip galimybę susieti palaidus galus ir paaiškinti painius taškus, taip pat išvadą, kad vėl bus įtrauktas įrašas ir išduodamas trumpas ženklas. Svarbiausia yra išlaikyti kuo trumpesnį el. Laišką, neprarandant svarbios informacijos ar verslo taktikos. Verslo el. Pašto savybės yra formulės, leidžiančios gavėjams tiksliai žinoti, ko tikėtis struktūriškai ir kur ieškoti atsakymų.

Įspėjimai

Rašydami verslo el. Laiškus, yra keletas „nesėkmių“, kurie užkirs kelią nepatogiems ar pažeidžiamiems jūsų gavėjams, taip pat neleis jums ieškoti neprofesionalių. Šie punktai turėtų būti laikomi religiškai, nes jie tiesiogiai veikia jus ir jūsų verslą, ir galbūt gali pakenkti jūsų santykiams su tam tikrais žmonėmis.

Nesiųskite HTML el. Laiškų. Daugelis žmonių savo el. Pašto abonementus nustato kaip „Tik tekstinius laiškus“, todėl HTML bus išvaizda netvarkinga ir neorganizuota, nugalėdama viso pranešimo tikslą.

Nesiųskite priedų ar teksto nuotraukų savo el. Laiškuose, nebent jūsų klientas paprašys. Kai kurie žmonės vis dar turi telefono ryšio ryšius arba lėtus tinklo ryšius, kurie dažnai užstringa, jei į jų pašto dėžutes siunčiami nepagrįsti priedai. Gavėjas nebus laimingas, jei jų internetas atjungs priedą valandą ir užšaldys ryšį.

Jei siunčiate atsargų el. Laišką į daugybę žmonių, būtinai pakeiskite visą taikomą informaciją, kad ji būtų susijusi su kiekvienu gavėju. Pradėkite kiekvienam gavėjui adresuodami pirmąjį ir (arba) pavardę, ir nepamirškite pakeisti kitų duomenų, pvz., Įmonės pavadinimo, adresų ir kontaktinės informacijos. Kaip didelis skausmas, tai yra geriau nei siųsti Johnsonui generaliniam direktoriui pranešimą, skirtą Debra Flannery viešųjų ryšių direktoriui.

Laikykite subtilią informaciją iš el. Laiškų ir atjunkite savo vardą nuo prieštaravimų. Jei jūsų verslo pobūdis su asmeniu susijęs su jautriomis nuomonėmis ar blogomis žiniomis, tiesiog paskambinkite jiems, kad aptartumėte šį klausimą. Yra tam tikrų pranešimų, kurių nenorite prisijungti prie asmeninių priežasčių, taigi išsaugokite savo vardą ir nebijokite skambinti.

Apsvarstymai

Daugelis jūsų el. Laiškų yra vienas iš jūsų galimybių pasiekti verslo klientui. Taip pat malonu, kad būtų galima suteikti kiekvienam būsimam klientui asmeninį, asmeninį dėmesį, kuris nėra realus. Jūsų verslo el. Laiškai - nuo pirmojo iki paskutiniojo - turi būti aukščiausio lygio profesionalumas, struktūra, gramatika, skyryba ir glaustumas. Suprasdami verslo el. Pašto naudą, reikšmę, anatomiją ir tabu veiksmus, galite pradėti keisti atsitiktinę stigmą, susijusią su el. Laiškų rašymu. Prieš siųsdami savo verslo el. Laišką, perskaitykite jį kelis kartus ir, jei turite ką nors rankoje, ar norite, kad šis asmuo jį redaguotų. Antra akių pora visada yra geras dalykas.